Hướng dẫn xuất hóa đơn dịch vụ ăn uống đúng quy định mới nhất

Việc xuất hóa đơn dịch vụ ăn uống đúng quy định là yêu cầu bắt buộc đối với các nhà hàng, quán ăn, quán cà phê, đơn vị tổ chức tiệc,… nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế và kế toán. Đặc biệt, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử trong lĩnh vực ăn uống đã có nhiều điểm mới.

Trong bài viết này, Abit sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn dịch vụ ăn uống đúng chuẩn mới nhất năm 2025.

1. Dịch vụ ăn uống có bắt buộc xuất hóa đơn không?

Có. Theo quy định của Luật Quản lý thuế, tất cả các hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ – bao gồm dịch vụ ăn uống – đều phải xuất hóa đơn khi phát sinh giao dịch bán hàng.

Ngay cả khi khách hàng là cá nhân và không lấy hóa đơn, đơn vị vẫn cần xuất hóa đơn tự in cho nội bộ, hoặc xuất hóa đơn theo mã cơ quan thuế nếu thuộc nhóm sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

2. Loại hóa đơn sử dụng cho dịch vụ ăn uống

Từ 1/7/2022, theo Thông tư 78, tất cả đơn vị kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với ngành dịch vụ ăn uống, thường sử dụng các loại hóa đơn sau:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Áp dụng với doanh nghiệp nhỏ, hộ cá nhân kinh doanh chưa đủ điều kiện tự phát hành.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng với doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định.

– Hóa đơn bán hàng/dịch vụ: Ghi nhận giá trị hàng hóa và dịch vụ cung cấp (không phân biệt khách lấy hóa đơn VAT hay không).

>>> Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa chuẩn Thông tư 78 và Nghị định 123 

3. Cách xuất hóa đơn dịch vụ ăn uống đúng quy định

Bước 1: Kiểm tra thông tin khách hàng

– Họ tên, mã số thuế (nếu là doanh nghiệp)

– Địa chỉ đơn vị (nếu cần ghi nhận)

– Yêu cầu lấy hóa đơn VAT hay hóa đơn bán lẻ

Bước 2: Lập hóa đơn

– Tên hàng hóa/dịch vụ: “Dịch vụ ăn uống”, “Thực đơn tiệc cưới”, “Combo đồ ăn + nước uống”, v.v.

– Đơn vị tính: Suất, phần, combo,…

– Giá trị: Ghi rõ đơn giá, tổng tiền, thuế GTGT (nếu có)

Bước 3: Xuất hóa đơn điện tử

– Trên phần mềm hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78

– Ký số và gửi hóa đơn cho khách qua email hoặc in bản thể hiện

Bước 4: Lưu trữ hóa đơn

– Lưu trữ điện tử tối thiểu 10 năm

– Báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cơ quan thuế

>>> Xem thêm: Quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ 01.06.2025 cập nhật chi tiết và dễ hiểu 

4. Một số lưu ý khi xuất hóa đơn dịch vụ ăn uống

– Không được ghi hóa đơn khống, hóa đơn cho khách không phát sinh giao dịch thực tế.

– Nếu khách không lấy hóa đơn, vẫn phải xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày theo quy định tại Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Trường hợp tổ chức tiệc, hợp đồng theo gói: Có thể ghi rõ từng hạng mục dịch vụ (món ăn, nước uống, trang trí, phục vụ…)

– Đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác để tránh sai sót cần điều chỉnh sau này.

5. Cách xuất hóa đơn nhanh chóng bằng phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử

Đối với nhà hàng, quán ăn có lượng đơn hàng lớn, việc xuất thủ công từng hóa đơn có thể mất nhiều thời gian. Để tối ưu quy trình, bạn có thể sử dụng phần mềm bán hàng tích hợp xuất hóa đơn điện tử, giúp:

– Tự động lập hóa đơn từ đơn hàng

– Đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế

– Xuất hóa đơn nhanh, chính xác, chuẩn định dạng

– Quản lý, tra cứu và gửi hóa đơn dễ dàng cho khách

Phần mềm Abit hiện đang là giải pháp được nhiều chuỗi nhà hàng, quán ăn tin dùng, nhờ tích hợp mạnh mẽ giữa quản lý bán hàng – kho – đơn hàng – kế toán – hóa đơn điện tử.