Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa chuẩn Thông tư 78 và Nghị định 123

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, việc ghi sai tên hàng hóa là một lỗi khá phổ biến. Tuy nhiên, theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần xử lý đúng cách để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn. Bài viết dưới đây, Abit.vn sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa đúng quy định pháp luật hiện hành.

1. Quy định pháp luật về xử lý hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót (bao gồm sai tên hàng hóa), người bán cần thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế, tùy theo từng trường hợp cụ thể.

2. Các trường hợp sai tên hàng hóa và cách xử lý

Trường hợp 1: Sai tên hàng hóa nhưng không ảnh hưởng đến giá trị thanh toán

Ví dụ: Ghi nhầm “Máy in HP LaserJet Pro M404” thành “Máy in HP LaserJet M404”.

Cách xử lý:

– Lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh lại thông tin tên hàng hóa cho đúng.

– Ghi rõ nội dung điều chỉnh: “Điều chỉnh tên hàng hóa từ… thành…”

Trường hợp 2: Sai tên hàng hóa và ảnh hưởng đến giá trị thanh toán

Ví dụ: Ghi nhầm tên hàng hóa dẫn đến sai mã số thuế, đơn giá hoặc tổng tiền thanh toán.

Cách xử lý:

– Hủy bỏ hóa đơn đã lập sai.

– Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn cũ với nội dung đúng.

>>> Xem thêm:6 cách tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo thông tư 78/2021-TT/BTC 

3. Quy trình lập hóa đơn điều chỉnh/sửa sai tên hàng hóa

Bước 1: Kiểm tra thông tin sai sót, xác định sai sót ảnh hưởng đến giá trị thanh toán hay không.
Bước 2: Trao đổi, thống nhất với người mua về phương án xử lý (lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế).
Bước 3: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử (ví dụ: phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp trên Abit.vn).
Bước 4:

– Với hóa đơn điều chỉnh: Chọn chức năng “Lập hóa đơn điều chỉnh”. Nhập mã hóa đơn cần điều chỉnh và nội dung điều chỉnh (tên hàng hóa).

– Với hóa đơn thay thế: Chọn “Lập hóa đơn thay thế”. Nhập đầy đủ thông tin mới và liên kết đến hóa đơn cũ.
Bước 5: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế đến người mua và cơ quan thuế.

4. Một số lưu ý khi xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa

– Không được gạch xóa, sửa trực tiếp trên hóa đơn điện tử đã phát hành.

– Việc điều chỉnh hoặc thay thế phải được thực hiện trên cùng hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

– Lưu trữ đầy đủ hóa đơn cũ và hóa đơn điều chỉnh/thay thế để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.

– Đảm bảo đúng trình tự xử lý theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78.

5. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp Abit để xử lý nhanh chóng

Với phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp trên Abit.vn, doanh nghiệp có thể:

– Dễ dàng tra cứu, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót.

– Quản lý hóa đơn tập trung, đồng bộ với hệ thống bán hàng.

– Đáp ứng đầy đủ quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123.

>>> Xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp Abit

Kết luận

Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa tưởng đơn giản nhưng nếu không đúng quy trình có thể gây rắc rối về pháp lý và thuế. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã nắm rõ cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Đừng quên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp Abit.vn để đảm bảo quy trình chuẩn xác, nhanh chóng và hiệu quả.

👉 Truy cập ngay Abit.vn để tìm hiểu thêm về giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện cho doanh nghiệp của bạn!