Xuất hóa đơn cho cá nhân: Quy định & hướng dẫn chi tiết 2025

Cập nhật mới nhất năm 2025 – Việc xuất hóa đơn cho cá nhân mua hàng đang là chủ đề được nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm, đặc biệt trong bối cảnh hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Vậy khi nào cần xuất hóa đơn cho cá nhân? Cách xuất như thế nào để đúng quy định? Hãy cùng Abit tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

1. Cá nhân mua hàng có cần xuất hóa đơn không?

Theo quy định của Luật Quản lý thuế và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều cần phải lập hóa đơn, bao gồm cả khách hàng là cá nhân không có mã số thuế.

Bắt buộc xuất hóa đơn khi:

– Giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên.

– Cá nhân có yêu cầu xuất hóa đơn.

– Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có đăng ký nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Không bắt buộc nếu:

– Hộ kinh doanh nộp thuế khoán, không thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

– Bán hàng hóa/dịch vụ dưới 200.000 đồng và không có yêu cầu xuất hóa đơn.

>>> Xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn chi tiết cho nhà bán hàng

2. Quy định mới nhất về xuất hóa đơn cho cá nhân năm 2025

Bắt đầu từ năm 2025, việc xuất hóa đơn cho cá nhân được quy định rõ ràng hơn, đảm bảo minh bạch và chống thất thu thuế. Một số điểm cần lưu ý:

Thông tin bắt buộc trên hóa đơn:

– Tên người mua (có thể để trống nếu không yêu cầu).

– Địa chỉ cá nhân (không bắt buộc).

– Mã số thuế: thường không có đối với cá nhân.

– Mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền.

– Mã số thuế người bán, mã CQT nếu là hóa đơn có mã.

Hình thức hóa đơn áp dụng:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế với doanh nghiệp, hộ kinh doanh kê khai thuế.

– Hóa đơn điện tử không có mã áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt theo thông báo của CQT.

3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân

Để xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ là cá nhân, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử

Sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử đã đăng ký với CQT (ví dụ: phần mềm xuất hóa đơn kết nối với Abit.vn).

Bước 2: Tạo hóa đơn mới

– Điền tên người mua nếu có.

– Bỏ trống mã số thuế nếu người mua là cá nhân không có MST.

– Nhập đầy đủ thông tin hàng hóa, số lượng, thành tiền.

Bước 3: Ký số và gửi cơ quan thuế

– Hóa đơn được ký số và gửi tự động đến CQT để cấp mã.

– Sau khi cấp mã, hóa đơn có thể gửi bản điện tử cho khách hàng.

4. Xuất hóa đơn cho cá nhân có cần ghi rõ tên người mua?

Không bắt buộc. Nếu cá nhân không yêu cầu ghi tên, đơn vị bán hàng có thể để trống mục “người mua hàng”. Tuy nhiên, nên lưu giữ thông tin nội bộ để đối chiếu khi cần.

5. Một số lưu ý khi xuất hóa đơn cho khách lẻ

– Luôn hỏi khách hàng có yêu cầu xuất hóa đơn không để tránh sai sót.

– Nếu khách không cung cấp thông tin, chỉ cần điền các mục bắt buộc.

– Tránh ghi sai tên hàng hóa, sai đơn giá vì có thể bị phạt theo quy định.

6. Phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử hiệu quả

Để đảm bảo xuất hóa đơn nhanh chóng, đúng quy định, các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử như Abit.vn.

Ưu điểm khi sử dụng phần mềm Abit:

– Tự động tạo hóa đơn từ đơn hàng.

– Kết nối với các nhà cung cấp hóa đơn uy tín (VNPT, Viettel, Misa…).

– Lưu trữ và truy xuất hóa đơn dễ dàng.

– Hạn chế tối đa sai sót khi xuất hóa đơn cho cá nhân, doanh nghiệp.

Xem thêm: Giải pháp kết nối phần mềm bán hàng với hóa đơn điện tử