Cách viết báo cáo công việc ghi điểm tuyệt đối với sếp khó tính

Một mẫu báo cáo công việc đầy đủ thông tin, rõ ràng, chặt chẽ không chỉ giúp bạn thống kê chính xác công việc của mình mà còn gây được ấn tượng tốt với cấp trên. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, vậy hãy tham khảo ngay những cách viết báo cáo công việc chuẩn dưới đây.

Tiêu chí chung để xây dựng báo cáo công việc

Báo cáo chính là một trong những yếu tố thể hiện phong cách làm việc của bạn có chuyên nghiệp hay không. Tùy vào tính chất công việc, yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp mà có các dạng báo cáo khác nhau. Mỗi dạng sẽ có những tiêu chí riêng, nhưng nhìn chung đều phải đảm bảo các đặc điểm:

• Cách triển khai: Báo cáo cần được trình bày rõ ràng, đầy đủ các thông tin cần thiết. Bạn nên tạo đề mục và triển khai nội dung cho từng phần. Một số đề mục quan trọng như: liệt kê và đánh giá mức độ hoàn thành công việc, trình bày thuận lợi và khó khăn, cách giải quyết vấn đề, kế hoạch, mục tiêu trong tương lai…
• Hình thức: Nên để ý những chi tiết nhỏ như: các mục cần in đậm, căn dòng, lỗi chính tả, form chữ,… Bởi nó phản ánh tính cẩn thận, kỹ năng trình bày và sự chuyên nghiệp của bạn. Đừng vì vài lỗi nhỏ mà mất để mất điểm với cấp trên.
• Tiêu đề: Nếu gửi qua mail, bạn nên dùng tiêu đề của báo cáo làm tiêu đề mail luôn. Đồng thời hãy nhớ lưu lại những báo cáo mình vừa tạo để đề phòng trường hợp gặp sự cố nhé.
• Ngôn ngữ: Dù mang phong cách ngôn ngữ chuyên ngành thì báo cáo vẫn phải đảm bảo được tính trung thực và chính xác. Bởi đôi khi báo cáo không chỉ dành cho sếp mà còn dành cho đối tác hoặc những người khác bên ngoài.

Cách viết báo cáo công việc 

Báo cáo định kỳ

Báo cáo định kỳ sẽ được triển khai hàng ngày, hàng kỳ, hàng tháng, hàng quý, hàng năm tùy thuộc vào nơi làm việc và loại công việc. Nhằm tổng hợp các đầu mục nhiệm vụ đã thực hiện, những vấn đề bạn nhận thấy đồng thời đưa ra phương án giải quyết. Các mục quan trọng trong báo cáo bao gồm:

• Các hoạt động và mục tiêu chính trong ngày/tuần/tháng/quý/năm
• Nội dung công việc đang triển khai
• Tiến độ cho từng danh mục công việc và tiến độ tổng quát
• Kế hoạch, định hướng cho các công việc tiếp theo
• Ghi chú đặc biệt
• Vấn đề tồn đọng và hướng giải quyết (đi kèm với deadline xử lý)

Tuy nhiên, với những doanh nghiệp yêu cầu tính kịp thời của báo cáo sẽ gây ra nhiều trở ngại cho người lập như: Số liệu không sát thực tế, thời gian gấp rút, dễ xảy ra nhầm lẫn,… Do đó các phần mềm và công cụ hỗ trợ được tích hợp tính năng thiết lập báo cáo tự động đã được ra đời để giải quyết hết những khó khăn kể trên. Trong đó phải kể đến phần mềm quản lý bán hàng miễn phí Abit. Với Abit, bạn có thể xuất báo cáo tại mọi khoảng thời gian. Luôn được đảm bảo số liệu được cập nhật kịp thời, chính xác nhất. Cung cấp cho người dùng hệ thống báo cáo bao quát hết tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp.

Trải nghiệm phần mềm bán hàng miễn phí 15 ngày ngay tại bài viết này để nhận thêm nhiều ưu đãi.

Báo cáo giải trình

Báo cáo giải trình được sử dụng khi bạn nhận được khiếu nại, phàn nàn từ khách hàng khi họ cảm thấy sản phẩm, dịch vụ bị lỗi, không đúng với mô tả, hợp đồng. Nội dung chính là những tóm tắt về sự việc, tình trạng của vấn đề. Yếu tố quan trọng nhất của một báo cáo giải trình đó là không che đậy bất cứ thông tin nào vì bản thân. Bởi rất có thể hướng giải quyết sẽ được bắt nguồn từ đó. Bạn cần quan tâm tới những vấn đề sau:

• Tên khách hàng/dự án có vấn đề
• Tình trạng khiếu nại thực tế
• Tóm tắt nội dung khiếu nại
• Hướng giải quyết khiếu nại
• Các biện pháp ngăn chặn tái phát sinh trong tương lai

Báo cáo nghiên cứu

Báo cáo nghiên cứu dành riêng cho các dự án, công nghệ, sản phẩm, dịch vụ mới. Vì thế, bạn cần tổng hợp nội dung về kết quả nghiên cứu liên quan đến giải pháp công nghệ, hiệu suất của các sản phẩm và dịch vụ. Báo cáo coi trọng tới độ chính xác, bí mật thương mại, do đó việc xử lý cẩn thận, đảm bảo tính bảo mật là yếu tố tối quan trọng.

Báo cáo nghiên cứu cần đề cập đến các kết quả nghiên cứu và quan sát. Ngoài ra, nếu có các số liệu cụ thể, bạn có thể đính kèm theo. Cấu trúc của báo cáo gồm có

• Tên đề tài nghiên cứu
• Thời gian nghiên cứu
• Tên người nghiên cứu/thực hiện
• Mục đích nghiên cứu
• Địa điểm nghiên cứu
• Tiến độ nghiên cứu
• Kết quả nghiên cứu nhận được
• Kết quả quan sát
• Tài liệu đính kèm

Phần mềm quản lý bán hàng là gì? Phần mềm nào được tin dùng nhất?

Trên đây là những cách viết báo cáo công việc phổ biến trong doanh nghiệp. Bạn hãy thử áp dụng và thay đổi linh hoạt tùy theo công việc của mình nhé. Dựa theo mẫu báo cáo bên trên chắc chắn bạn sẽ làm hài lòng cả những người sếp khó tính nhất.