(Miễn phí) Tải File excel quản lý kho đơn giản dùng được ngay

Đối với các đơn vị kinh doanh việc quản lý kho có nhiều loại mặt hàng, vật liệu số lượng lớn bằng sổ sách là một điều khó khăn. Nhưng nếu bạn biết cách sử dụng file excel để quản lý kho thì công việc này lại trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Sử dụng file excel quản lý kho là giải pháp quản lý chi phí thấp

Kho hàng nơi chứa đựng nguyên vật liệu, hàng hóa chuẩn bị cho cả một quá trình sản xuất, kinh doanh. Tại đây các nghiệp vụ như nhập, xuất, quản lý hàng hóa sẽ được thực hiện. Nếu không quản lý chặt chẽ ở khâu này dễ dẫn đến tình trạng thất thoát của doanh nghiệp. Đối với những kho hàng lớn sử dụng sổ sách để quản lý kho hàng là điều không khả quan. Thay vào đó sử dụng file excel vào quản lý sẽ thuận tiện hơn.

Những ưu điểm nổi bật của quản lý kho bằng file excel

Đối với việc quản lý kho bằng excel thì ưu điểm đầu tiên phải kể đến chính là MIỄN PHÍ. Bạn có thể lập những file quản lý kho trên excel mà không phải trả một chi phí nào. Excel có nhiều tính năng phân tích, lập báo cáo nhanh chóng mà không cần bất kỳ phần mềm nào khác hỗ trợ. Các file excel quản lý các dữ liệu sẽ được lưu trữ bằng các file riêng biệt. Điều này giúp cho người quản lý có thể theo dõi kiểm soát tình trạng hàng hóa trong kho một cách chi tiết.

Mẫu file quản lý kho bằng Excel

Trong các file quản lý kho bằng excel phải thể hiện đầy đủ các thông tin như:

– Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.

– Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.

– Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.

– Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.

– Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).

– Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu excel quản lý kho tại đây:

Mẫu file quản lý kho 01

Mẫu file quản lý kho 02

Mẫu file quản lý kho 03

Nhược điểm của việc sử dụng file excel quản lý kho

+ Không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính.

+ File lưu riêng lẻ, khi làm báo cáo tài chính cuối năm thì vô cùng bất tiện và phải rà soát lại từ đầu.

+ Tìm kiếm chứng từ, sổ sách, dữ liệu vô cùng khó khăn

+ Không thể lập hóa đơn, hạn chế liên kết với các thiết bị bán hàng.

+ Khi quản lý kho bằng file excel,  nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng hàng và khách hàng nhiều thì excel rất khó đáp ứng.

+ Các hàm trong excel khá phức tạp, do vậy người dùng phải thực sự hiểu về các hàm này mới có thể sử dụng tốt.

Giải pháp khắc phục hạn chế khi sử dụng excel trong quản lý kho

Dù bạn có là người cẩn thận mấy đi chăng nữa thì việc sử dụng excel để quản lý hàng tồn kho mà không bị sai sót là rất khó xảy ra. Để tìm được lỗi của bảng excel cũng rất khó khăn trừ khi bạn biết lỗi sai đó ở đâu, từ ai làm. Để khắc phục tình trạng này, một giải pháp mang tính công nghệ ra đời. Đó là phần mềm quản lý bán hàng miễn phí Abit với tính năng tự động quản lý kho. Nó tỏ ra ưu việt hơn hẳn so với các hàm tính hàng tồn kho trên excel. Cụ thể:

Đảm bảo các số liệu hàng hoá được cập nhật tự động

Trong thực tế các hoạt động nhập – xuất hàng liên tục xảy ra. Khi có sự thay đổi nhập xuất bạn không cần phải cập nhật số liệu ngay vào file quản lý kho. Máy sẽ tự động lưu trữ sau mỗi hóa đơn giao dịch tại cửa hàng thành công. Kể cả bạn có nhiều gian hàng trên Fanpage, Website hoặc sàn TMĐT. Chỉ cần 5s đồng bộ với Abit qua API thì đơn hàng được tự động cộng trừ sau khi nhân viên lên đơn thành công.

Bạn không cần hằng ngày mở file trăm lần để nhập từng con số rồi chỉnh sửa nữa.  Vì đây không phải là một giải pháp quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực. Chỉ có lưu trữ liên tục 24/24 như Abit mới chính xác và không mất nhiều thời gian.

Abit sử dụng lưu trữ đám mây

Khi sử dụng file excel quản lý kho ngoại tuyến sẽ bị hạn chế. Bởi file excel không cho phép nhiều người sử dụng cùng một lúc. Abit đã khắc phục tình trạng này bằng việc sử dụng điện toán đám mây. Với tiện ích này có thể nhiều nhân viên, quản lý cùng chỉnh sửa và tăng hiệu quả, hiệu suất công việc. Cùng với đó là tiện ích sao lưu tự động và đồng bộ trên tất cả các thiết bị khác. Khi sử dụng các thiết bị khác như điện thoại, ipad… bạn vẫn có thể cập nhật liên tục dữ liệu.

Tổng kết dữ liệu làm báo cáo

Hàng tháng bạn cứ phải chờ kế toán, trưởng bộ phận ngồi tổng kết dữ liệu kinh doanh. Nhưng giờ đây báo cáo lãi lỗ, báo cáo hàng bán chạy, báo cáo tồn kho,.. Và hàng chục mẫu báo cáo từ tổng quan đến chi tiết đều xem được bất cứ lúc nào, ở bất cứ nới đâu. Chỉ cần mở Abit trên điện thoại hoặc máy tính và chọn thời gian cần xem. Bạn có thể theo dõi được tình hình bán hàng và nắm bắt được xu hướng của thị trường. Từ đó đưa ra định hướng kinh doanh, tối ưu hóa hàng tồn kho tốt hơn.

Không cần thường xuyên kiểm tra như file excel quản lý kho

Excel phụ thuộc hoàn toàn vào con người từ việc nhập dữ liệu, tính toán, tổng kết. Do đó sẽ không thể tránh khỏi những sai sót, thậm chí bị mất dữ liệu. Do đó phải kiểm tra file excel quản lý kho thường xuyên. Còn với Abit dữ liệu hoàn toàn được bảo mật và tính chính xác tuyệt đối. Vì vậy tốn ít thời gian và công sức quản lý hơn để dành cho những  việc khác.

Nếu bạn đã thử khắc phục những nhược điểm của file quản lý kho hàng bằng những mẹo trên nhưng không hiệu quả. Bạn có thể cân nhắc đến việc sử dụng Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel Abit quản lý chuyên nghiệp thay vì sử dụng file excel để quản lý kho. Hiện tại phần mềm bán hàng Abit đang có chương trình DÙNG THỬ MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với đầy đủ TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG.

Liên hệ sớm với tổng đài 024.6674.8888 để nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn và hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ support ABIT.