Hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn mới nhất theo Nghị định 70/2025

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được tạo lập, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy. HĐĐT được ký số, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ.

Từ năm 2022, việc áp dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đến năm 2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã cập nhật nhiều điểm mới quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thuế và giảm thiểu gian lận.

>>> Xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn chi tiết cho nhà bán hàng 

2. Nghị định 70/2025/NĐ-CP có gì mới?

Nghị định 70/2025 (có hiệu lực từ 01/06/2025) sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đáng chú ý gồm:

2.1. Mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định mới quy định mọi tổ chức, cá nhân có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm cả hộ kinh doanh cá thể và cá nhân kinh doanh nộp thuế khoán.

2.2. Bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn được xác định rõ hơn, theo đó:

– Đối với bán hàng hóa: thời điểm chuyển quyền sở hữu là thời điểm lập hóa đơn.

– Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ.

Việc này giúp đồng bộ với quy trình ghi nhận doanh thu, kê khai và nộp thuế.

2.3. Tăng cường kiểm tra, xác minh hóa đơn

Các trường hợp phát hành hóa đơn có dấu hiệu bất thường sẽ bị tạm ngưng sử dụng hóa đơn điện tử trong tối đa 5 ngày để xác minh. Quy định này giúp hạn chế tình trạng sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp.

2.4. Tích hợp mã định danh hóa đơn và mã số thuế người mua

Một thay đổi mới là hóa đơn điện tử sẽ tích hợp thêm mã định danh hóa đơn cùng mã số thuế hoặc CCCD người mua (nếu có), giúp tra cứu và xác thực hóa đơn dễ dàng, minh bạch hơn.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn in hóa đơn điện tử đúng Nghị định 70-2025 cho hộ kinh doanh

3. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Áp dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định mang lại nhiều lợi ích:

– Tiết kiệm chi phí: Không cần in, gửi hay lưu kho hóa đơn giấy.

– Tốc độ phát hành nhanh: Lập – gửi chỉ trong vài giây.

– Tra cứu thuận tiện: Người mua có thể tra cứu mọi lúc mọi nơi.

– Giảm thiểu sai sót, gian lận: Được ký số, mã hóa an toàn.

– Phù hợp xu hướng chuyển đổi số: Nâng cao năng lực quản lý, kiểm soát dữ liệu kế toán – thuế.

4. Hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025

Bước 1: Đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế

– Truy cập hệ thống thuế điện tử (eTax).

– Điền tờ khai đăng ký sử dụng.

– Nhận thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế.

Bước 2: Chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín

Nên chọn nhà cung cấp:

– Được Tổng cục Thuế cấp phép.

– Có tích hợp với phần mềm bán hàng/kế toán của bạn.

– Có khả năng đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực.

Bước 3: Thiết lập mẫu hóa đơn, cấu hình chữ ký số

– Thiết lập mẫu hóa đơn phù hợp.

– Gắn chữ ký số của doanh nghiệp lên hệ thống.

– Kết nối tự động gửi dữ liệu lên hệ thống cơ quan thuế.

Bước 4: Lập và phát hành hóa đơn

– Lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định mới.

– Gửi hóa đơn qua email, SMS hoặc cổng tra cứu cho người mua.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi áp dụng Nghị định 70/2025?

– Cập nhật hệ thống phần mềm để phù hợp quy định mới.

– Kiểm tra lại mẫu hóa đơn hiện tại và chỉnh sửa nếu cần.

– Tập huấn lại cho bộ phận kế toán về thời điểm xuất hóa đơn mới.

– Luôn theo dõi thông báo từ cơ quan thuế nếu có sự tạm ngưng do nghi vấn.

Nghị định 70/2025 đánh dấu bước chuyển quan trọng trong việc quản lý, đảm bảo minh bạch và đồng bộ dữ liệu trong nền kinh tế số. Việc nắm rõ và áp dụng đúng hướng dẫn mới sẽ giúp doanh nghiệp bạn vận hành hiệu quả, tránh các rủi ro pháp lý và tiết kiệm chi phí.

6. Tối ưu quy trình với phần mềm Abit

Phần mềm quản lý bán hàng Abit hỗ trợ kết nối trực tiếp với hệ thống, giúp bạn:

– Tự động lập và phát hành hóa đơn chuẩn quy định.

– Đồng bộ dữ liệu bán hàng – kế toán – thuế chỉ trong 1 nền tảng.

– Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành.

Liên hệ với Abit để được tư vấn miễn phí và dùng thử ngay hôm nay!