Học cách quản lý quán cafe, quán trà sữa từ kinh nghiệm thực chiến

25/04/2022 7546

Có khá nhiều chủ quán café nói, khi mở quán ra sẽ tự quản lý quán hoặc thuê người quản lý quán cho mình. Rồi thì khoán doanh số để tạo động lực thúc đẩy quán phát triển. Nhưng có bao nhiêu người thực sự hiểu cách quản lý quán cafe cần làm những gì chưa? Làm thế nào để duy trì lượng khách ổn định, không bị nhân viên gian lận, không thất thoát chi phí? 

Bài viết dưới đây xin chia sẻ về những kinh nghiệm cá nhân của mình về vấn đề trên. Mong rằng sẽ đóng góp thêm hướng nhìn đa chiều hơn giúp chủ quán co thể tối ưu hóa kiểm soát cửa hàng của mình.

Quy trình quản lý quán cafe

Sự phát triển của các loại hình dịch vụ ăn uống đã mang đến cơ hội đổi đời cho rất nhiều người. Vì thế ngày càng có nhiều bạn trẻ đầu tư khởi nghiệp kinh doanh quán cafe, giải khát. Việc mở quán không có nhiều khó khắn, chỉ cần có vốn và am hiểu về pha chế. Tuy nhiên để quán đi vào hoạt động ổn định và đem lại doanh thu tốt. Đây lại là một câu chuyện rất khác.

Trong nghiệp vụ quản lý quán cafe có rất nhiều khía cạnh cần chủ quán quan tâm. Để vận hành tốt cửa hàng ngoài việc có một nguồn nguyên liệu đầu vào chất lượng, công thức pha chế ngon, đặc biệt. Bạn cần thực hiện đúng và đủ 5 nội dung như sau:

  • – Quản lý quy trình vận hành
  • – Quản lý nhân viên
  • – Quản lý nguyên liệu và kho
  • – Quản lý khách hàng
  • – Quản lý doanh thu

Cách quản lý quán cafe hiệu quả

Quản lý quy trình vận hành cửa hàng

Khi kinh doanh quán cafe, bạn cần lên một danh sách các đầu việc và khoán cho từng nhân viên, từng bộ phận. Trong quá trình quản lý, luôn luôn cần phải đào tạo nhân viên tuân thủ theo quy trình của quán đã lên trước đó. Đồng thời luôn giám sát xem các bạn làm đã đúng,đã đạt chưa? Ví dụ: Tổ bar làm đồ đạt chất lượng chưa? Thời gian pha chế đã đúng yêu cầu đặt ra chưa? Nhân viên phục vụ đã bao quát được khu vực phân công chưa? Đã chuẩn bị hết các công việc trong bản mô tả công việc và chẹklist công việc chưa?
Để hỗ trợ cho quán hoạt động hiệu quả, kinh nghiệm quản lý quán cafe cho thấy cần cải tiến cách vận hành truyền thống bằng các giải pháp công nghệ mới. Đó là sử dụng các phần mềm quản lý quán cafe tích hợp trên điện thoại, máy tính, máy pos. Mỗi khi khách  vào thì menu chọn món sẽ hiển thị trên Pos để bạn ghi đơn hàng. Hoặc tiện lợi hơn là sử dụng các thiết bị máy tính tiền cầm tay, ipad hoặc điện thoại để order tại bàn. Khi thanh toán máy sẽ tự động tính tiền, tích điểm, chiết khấu, tính thuế, tính tiền thừa,… Thu ngân xác nhận lại bill và in ra để khách đối chiếu. Mỗi giao dịch được tự động cộng vào tổng doanh thu và lưu trữ trên hệ thống quản lý bán hàng online và offline.
Quy trình vận hành quán cafe - quán ăn tiện lợi hơn khi sử dụng phần mềm Abit
Quy trình vận hành quán cafe – quán ăn tiện lợi hơn khi sử dụng phần mềm Abit

Cách quản lý quán cafe: cần phải quản lý nhân viên

Bất cứ cửa hàng café nào khi xác định đầu tư dể kinh doanh, dù là quy mô lớn hay nhỏ cũng đều cần có đội ngũ hộ trợ. Gồm quản lý,thu ngân,pha chế,phục vụ,tạp vụ,bảo vệ…(Tùy từng quy mô mà có thể cắt giảm bớt nhân sự và sẽ kiêm nhiệm luôn).

Việc kinh doanh của cửa hàng có hoạt động trơn chu hay không,có thuận lợi hay không tất cả đều phụ thuộc vào chất lượng của toàn bộ hệ thống nhân viên quán. Do đó chúng ta cần bồi dưỡng,chăm sóc nhân viên. Phải làm sao để họ muốn gắn bó với quán,muốn cố gắng phấn đấu tránh bị tụt lùi hơn so với nhân viên khác. Để làm được điều này chủ quán phải học quản lý quán cafe từ những việc làm như:

-Chủ quán/quản lý cần phải là người công bằng.

-Biên soạn nội quy rõ ràng.

-Biên soạn quy trình vận hành rõ ràng.

+ Quy trình vận hành tổng

+ Quy trình vận hành từng bộ phận

– Checklist công việc rõ ràng

-Ngoài ra tất cả các yêu cầu công việc khác đều biên soạn thành file văn bản,cho nhân viên đọc, hiểu và làm việc. Hơn thế nữa là cần training cho nhân viên thật kỹ lưỡng về nghiệp vụ chuyên môn từng bộ phận, tư tưởng, thái độ làm việc, cách xử lý tình huống trong công việc.

Cần phân công rõ ràng từng vị trí làm việc cho từng cá nhân, đi kèm là yêu cầu về trách nhiệm công việc. Đồng thời các bạn đừng quên khen thưởng ngay những nhân viên nào được khách hàng khen ngợi để thúc đẩy và tạo động lực làm việc cho nhân viên.

Bên cạnh đó là sắp xếp ca làm việc, giờ ăn nghỉ giữa ca, bố trí nhân lực thích hợp khi thiếu nhân lực.Cái này cần sự linh hoạt của quản lý đề phòng các tình huống gây mất đoàn kết nội bộ.

Đào tạo hệ thống nhân viên "chất lượng"
Đào tạo hệ thống nhân viên “chất lượng”

Quản lý doanh thu

Cái này chắc chủ quán nào cũng quan tâm và đau đầu nhất. Bắt đầu từ việc phân chia rõ ràng doanh thu thành tùng hạng mục để dễ dàng kiểm soát hơn nhé.

– Doanh thu theo ca

-Doanh thu theo ngày

-Doanh thu theo event

-Doanh thu theo lễ/tết

-Doanh thu theo món

Mục đích của quản lý doanh thu là sẽ cho bạn biết và điều chỉnh nhân sự,chiến lược. Sau đó định hướng kinh doanh trong thời điểm tiếp theo. Nhưng làm thế nào để theo dõi hết các giao dịch khi bạn đi vắng? Đó chính là công dụng cực kì hữu hiệu từ phần mềm quản lý bán hàng online và camera. Nếu camera cho phép bạn theo dõi 24/24 mọi hoạt động diễn ra tại cửa hàng, đặc biệt là quầy thu ngân. Còn phần mềm sẽ là giải pháp lưu trữ mọi hóa đơn, chứng từ, giao dịch – những nguồn lợi để tạo ra doanh thu.

Ngoài quản lý về doanh thu ra các bạn còn một việc vô cùng quan trọng không kém để điều chỉnh chiến lược cho quán như:

-Khung giờ khách tập chung

-Ca làm việc nào có lượng khách đông.

-Khu vực nào được khách hay lựa chọn.

-Khu vực nào ít được khách ngồi,nguyên nhân?

-Bàn nào mà không bao giờ khách ngồi,nguyên nhân?

Quản lý doanh thu quán cafe hiệu quả

Quản lý nguyên liệu quán

Với những nguyên liệu dễ quản lý hơn như syrup, mứt hay các loại bột thì sẽ dễ bảo quản. Nhưng đối với các nguyên liệu như sữa đặc,đường,hoa quả tươi là những nguyên liệu tiêu hao. Vì thế nhiều người sẽ thấy khó để quản lý được. Chưa kể đến việc thất thoát nguyên liệu mà việc ảnh hưởng đầu tiên khi không quản lý được sẽ gây ra lãng phí nguyên liệu khi hết date, hết nguyên liệu để làm, nhập thừa nguyên liệu v.v

Để làm được điều này các bạn cần:

– Lên rõ định lượng của từng loại theo công thức ấn định

-Cân đo đong đếm hoa quả tươi theo số lượng.

Ví dụ mua 5kg chanh tươi đếm được bao nhiêu quả? Chia ra loại cắt decor là bao nhiêu? Mỗi ca dùng hết bao nhiêu là đủ? Còn chanh để bán hàng sẽ căn cứ theo order để tính. Quả nào hỏng thì viết phiếu báo hủy. Việc viết phiếu báo hủy có thể các bạn coi thường. Nhưng tất cả các loại nguyên liệu khác mà không quản lý kỹ lưỡng sẽ gây ra hậu quả tiêu hao vốn không hề nhẹ.

Quản lý nguyên liệu và kho - Cách quản lý quán cafe không thể bỏ qua nếu muốn thành công
Quản lý nguyên liệu và kho – Cách quản lý quán cafe không thể bỏ qua nếu muốn thành công

Quản lý khách hàng.

Cần theo dõi và ghi chép lại tất cả các hành vi của khách hàng tại quán. Từ đó ta có thể thay đổi chiến thuật và đưa dịch vụ hay văn hóa phục vụ của quán sát thực với nhu cầu khách hơn như:

-Thời gian khách chờ đồ uống trung bình nhiêu phút

-Thời gian trung bình khách ngồi tại quán

-Khách đến quán để làm việc,gặp gỡ đối tác hay đi chơi cùng bạn bè v.v

-Khách đi theo nhóm trong khoảng thòi gian nào

-Tỉ lệ khách đến vì event

-Tỉ lệ khách đến quán

-Khách hàng phàn nàn về quán vì điều gì

-Tỉ lệ quay lại của khách hàng

-Tần xuất của khách hàng sử dụng dịch vụ.

Trên đây mới chỉ là cái khung xương để hình thành nên tư duy quản lý. Các bạn hãy dựa vào đó để tạo cho quán một quy trình quản lý hoàn thiện nhất theo mô hình và quy mô quán của mình nhé. Chúc các bạn duy trì và phát triển quán thật tốt. Cảm ơn đã quan tâm bài viết.

Nguồn: Sưu tầm trên Facebook

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐA KÊNH (FANPAGE, SÀN TMĐT), QUẢN LÝ TỒN KHO.

btn

3 bí quyết “vàng” để chọn nguồn hàng mỹ phẩm xách tay giá rẻ

15/04/2020 3361

Hiện nay, chị em phụ nữ có xu hướng chuộng hàng xách tay rất lớn. Các sản phẩm nước ngoài du nhập vào nước ta tăng lên nhanh chóng cả số lượng và thương hiệu. Muốn nắm bắt thời cơ…

banner sidebar right
Los AngelesChủ đề hot