Phần mềm hóa đơn điện tử: Giải pháp quản lý hóa đơn hiện đại cho doanh nghiệp

Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

Phần mềm hóa đơn điện tử là một hệ thống cho phép doanh nghiệp lập, phát hành, gửi, lưu trữ và quản lý hóa đơn ở dạng điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống. Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua môi trường số, đảm bảo tính pháp lý theo quy định của Tổng cục Thuế và đồng thời nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán, tài chính và quản trị doanh nghiệp.

> Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? 6 điều doanh nghiệp CẦN BIẾT 

Lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí

– Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn giấy.

– Hạn chế tối đa các lỗi liên quan đến sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn thủ công.

2. Tăng cường tính minh bạch

– Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ tập trung và dễ dàng tra cứu bất cứ lúc nào.

– Góp phần minh bạch hóa hoạt động tài chính, tăng tính tin cậy trong báo cáo và kiểm toán.

3. Nâng cao hiệu quả làm việc

– Tự động hóa quy trình lập và phát hành hóa đơn, giảm thời gian xử lý thủ công.

– Giảm nguy cơ mất mát hoặc hư hỏng hóa đơn trong quá trình lưu trữ truyền thống.

4. Đảm bảo tuân thủ pháp luật

– Tuân thủ đầy đủ các yêu cầu và chuẩn mực về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

– Tích hợp sẵn các chức năng kết nối, truyền dữ liệu trực tiếp đến Tổng cục Thuế.

>>>Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? 1001 điều về hóa đơn điện tử

Một số phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến tại Việt Nam

1. MISA meInvoice

– Được nhiều doanh nghiệp tin dùng với khả năng tích hợp công nghệ Blockchain, tăng cường bảo mật.

– Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và hỗ trợ đa nền tảng (web, mobile).

2. EasyInvoice

– Giải pháp từ Softdreams giúp tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, tiết kiệm thời gian và công sức.

– Phù hợp với nhiều lĩnh vực như bán lẻ, sản xuất, thương mại dịch vụ…

3. E-invoice

– Hỗ trợ đầy đủ các loại hóa đơn theo chuẩn của Tổng cục Thuế.

– Giao diện dễ dùng, nhiều tiện ích phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ và lớn.

4. Amnote

– Hệ thống phần mềm đa năng cho phép quản lý hóa đơn, kết nối với phần mềm ERP, kế toán.

– Linh hoạt trong việc tích hợp theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

5. VNIs Invoice

– Cho phép phát hành, lưu trữ và tra cứu hóa đơn nhanh chóng, tích hợp chữ ký số và đồng bộ dữ liệu với Tổng cục Thuế.

– Phù hợp với doanh nghiệp cần sự ổn định và bảo mật cao.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp

Để chọn được phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, cần cân nhắc các yếu tố sau:

1. Tuân thủ pháp lý

– Phần mềm phải được Tổng cục Thuế chấp thuận, hỗ trợ đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật về hóa đơn điện tử.

2. Tính năng và khả năng tích hợp

– Cần lựa chọn phần mềm có đầy đủ các tính năng như: phát hành hóa đơn, ký số, lưu trữ, tra cứu và báo cáo.

– Ưu tiên phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống quản trị khác như kế toán, bán hàng, ERP…

3. Chi phí hợp lý

– Cân đối giữa chi phí đầu tư và tính năng mang lại, so sánh nhiều nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn tối ưu về mặt ngân sách.

4. Dịch vụ hỗ trợ

– Nên chọn nhà cung cấp có đội ngũ tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, sẵn sàng xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.

Kết luận

Việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số hóa. Sử dụng phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tăng hiệu quả vận hành mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách nghiêm ngặt.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp, hãy tham khảo kỹ các phần mềm uy tín như MISA meInvoice, EasyInvoice, E-invoice, Amnote hay VNIs Invoice để có sự lựa chọn tối ưu nhất.