KPI là gì ? Cách xác định và xây dựng hệ thống đánh giá KPI hiệu quả

Thường ngày bạn vẫn nghe nhắc tới chỉ số KPI trong các ngành nghề phổ biến hiện nay như marketing, kinh doanh, nhân sự, dự án,.. Tuy nhiên hiện nay nhiều người vẫn đang chưa hiểu đúng về Bản chất của KPI là gì để sử dụng đúng và có hiệu quả cao nhất trong công việc. Hãy cùng tìm hiểu vấn đề này qua bài viết sau.

KPI là gì ? Bản chất của KPI là gì ?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator – Chỉ số đo lường hiệu quả của công việc của 1 cá nhân hoặc 1 đơn vị nhất định nào đó.

Với mỗi doanh nghiệp, muốn tồn tại và phát triển phải có những mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Để đạt được những mục tiêu này, người lãnh đạo phải vạch ra những chiến lược, chiến thuật cụ thể tới từng nhân viên, từng phòng ban. Kết quả của những chiến lược này cần phải được kiểm định trong 1 thời gian. Tuy nhiên cần phải có một thước đo hiệu suất làm việc của nhân viên, hiệu quả của từng đầu việc. Đây chính là lý do chúng ta cần đến KPI.

Bản chất của KPI tương tự như 1 đỉnh cao, một nhiệm vụ mà nhân viên cần phải hoàn thiện và chinh phục trong 1 mốc thời gian nhất định. Hay nói cách khác KPI sẽ đánh giá được mức độ thành công của công việc hay dự án bằng những con số cụ thể.

Mỗi một cá nhân, một tổ chức sẽ có bảng KPI khác nhau theo từng vị trí chức danh cụ thể. Mỗi khi hoàn thành được mục tiêu KPI mà cấp trên giao phố thì nhân viên sẽ đạt được những lợi ích tương ứng và ngược lại. Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc để đảm bảo thưởng – phạt một cách minh bạch, cụ thể, công bằng hơn. Đồng thời thúc đẩy hiệu quả chất lượng công việc, tạo ra lợi ích cho doanh nghiệp tốt hơn.

Bởi vì các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể. Vì thế chỉ cần bạn chọn đúng mục tiêu KPI và cụ thể hóa bằng khối lượng công việc và thời gian hoàn thành. Bạn có thể xây dựng được một hệ thống quy chuẩn cho bất kì phòng ban hoặc cá nhân nào.

Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPIs là gì?

Các bước tiến hành xây dựng chỉ số KPI

Việc xác định KPI vô cùng quan trọng. Bởi nếu như thiết lập không đúng thực tế thì doanh nghiệp không thể vận hành được thành công hệ thống KPIs.

Hãy bắt đầu từ những điều cơ bản nhất:

• Bước 1: Mục tiêu của tổ chức là cái gì, và sẽ có những thành phần nào tham gia thực hiện mục tiêu đó.
• Bước 2:Xác định rõ chức năng của từng bộ phận (phòng, ban, tổ chức, nhóm) và từng cá nhân cụ thể
• Bước 3:Mỗi cá nhân, bộ phận hoàn thành công việc đã đề ra thì cần phải làm những công việc gì? Trong khoảng thời gian bao lâu?
• Bước 4:Tính điểm dựa trên mức độ hoàn thành công việc theo mốc thời gian cụ thể.
• Bước 5:Thử nghiệm, quan sát, đo lường và điều chỉnh cụ thể
• Bước 6:Tổng kết và đưa vào vận hành

Cách xác định mục tiêu KPI là gì ?

Trong các bước trên thì bước xác định mục tiêu KPI được xem là quan trọng nhất. Vì nếu xác định sai thì không thể đưa bảng chỉ số KPI ra thực thế và phù hợp cho quá trình hoạt động. VÍ dụ như KPI trong Sale sẽ khác với KPI trong nhân sự hay là KPI trong kinh doanh. Vì thế mà việc xác định KPI cần phải dựa theo các mục tiêu kinh doanh quan trọng hoặc cốt lõi. Chẳng hạn như :

• Kết quả mong muốn đạt được sẽ là gì ?
• Vì sao mà kết quả này lại quan trọng ?
• Ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính về kết quả công việc ?
• Làm thế nào để có thể biết rằng bạn đã đạt được mục tiêu ?
• Bạn thường đánh giá tiến độ của kết quả công việc không ?
• Và bạn thực hiện nó như thế nào ?

Dựa vào những câu hỏi vừa trên thì bạn hoàn toàn có thể xác định được KPI cho chiến dịch của mình rồi. Đó là động lực giúp cho bạn cố gắng đồng thời phấn đấu trong công việc.

Một số cách đánh giá theo KPI ở doanh nghiệp

Cách tính KPI cho Sale – Marketing

Tỷ lệ phản hồi / tổng số đã gửi:

• Kết quả = tổng phản hồi khách hàng / tổng số thông tin đã gửi tới khách hàng.
• Tỷ lệ này đo hiệu quả của Marketing trực tiếp từ các sale rep. Còn các chương trình marketing trực tiếp có thể là gửi thư hoặc mail,…

Mức độ biết tới sản phẩm :

• Tỷ lệ = số người đã nhận ra sản phẩm / tổng số người thu thập
• Tỷ lệ này sẽ được đo trước và sau khi quảng cáo

Đánh giá nhân sự theo KPI là gì?

Tỷ lệ vòng đời nhân viên

• Tỷ lệ = tổng thời gian phục vụ của tất cả nhân viên / tổng cố nhân viên đã tuyển
• Có thể tính vòng đời cho toàn thể công ty hoặc cho chức danh và bộ phận
• Về phần này còn nhiều yếu tố tác động bên ngoài khác. Ví dụ như ảnh hưởng của xã hội, làm thời vụ, hay thậm chí là do quản lý của trưởng bộ phận,… dẫn đến vòng đời của nhân viên thấp.

Tỷ lệ không hoàn thành nhiệm vụ :

• Kết quả = số nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ / tổng số nhân viên
• CÓ thể xem xét riêng từng bộ phận

KPI cho sản xuất như thế nào?

Tỷ lệ sử dụng nguyên vật liệu tiêu hao :

• Kết quả = lượng tiêu hao thực tế ngoài định mức / lượng tiêu hao được cho phép
• Tỷ lệ này đo lường bằng % . Nếu tỷ lệ càng cao thì chứng tỏ doanh nghiệp tiêu tốn càng nhiều nguyên vật liệu ngoài định mức

Tạm kết

Vậy thắc mắc về KPI là gì của bạn đã được giải đáp chưa ? Hãy xem xét, đánh giá các yếu tố có thể ảnh hưởng tới công việc của bạn. Từ đó đưa ra KPI thật sự hợp lí để có thể đạt kết quả như mong muốn nhé. Chúc các bạn thành công !