Những tính năng cần-phải-có của phần mềm quản lý công việc nhóm

Không thể phủ nhận rằng phần mềm quản lý công việc nhóm là giải pháp tuyệt vời cho việc điều hành doanh nghiệp, vượt xa những tính năng của các ứng dụng như chat, trò chuyện hay nhắc việc. Vậy một phần mềm hiệu quả thì cần phải có những tính năng gì? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Khả năng giao việc

Sau khi lên các kế hoạch, phân bổ nguồn nhân lực cụ thể thì các trưởng nhóm cần giao việc cho từng thành viên. Thay vì phân chia thông qua tin nhắn, chat trên mạng xã hội thì bạn nên chọn những phần mềm có khả năng:

• Phân quyền, cấp tài khoản cho những cá nhân được giao việc

• Tự động thông báo trên phần mềm cho người được giao việc

• Cho phép thiết lập thời hạn hoàn thành công việc

• Có thể đính kèm theo file tài liệu liên quan đến công việc

• Phân bổ nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, minh bạch

Theo dõi tiến độ công việc

Nếu theo cách làm việc thủ công, bạn sẽ phải chờ nhân viên của mình báo cáo tiến độ công việc vào cuối này, cuối tuần, cuối tháng,… Điều này không chỉ làm mất thời gian của cả hai bên mà còn không đảm bảo được tính trung thực của những báo cáo nhận được.

Do vậy, chúng ta cần một phần mềm cho phép theo dõi hiệu suất làm việc chính xác và kịp thời. Giúp nhà quản lý bao quát được tình hình, đánh giá chính xác thực lực của từng cá nhân. Là cơ sở để phân bổ nhiệm vụ, ngân sách và nguồn lực sát với thực tế. Đưa ra các biện pháp nhằm thúc đẩy hiệu quả đạt được. Còn nhân viên sẽ theo dõi được thành tích của bản thân, từ đó điều chỉnh công việc sao cho phù hợp và hoàn thành đúng thời hạn.

Tự lên danh sách công việc cá nhân

Thay vì chờ giao việc, nhân viên của bạn cần đến một phần mềm có thể tự lập ra kế hoạch công việc các nhân. Đó có thể là những nhiệm vụ trong dự án có sẵn, công việc riêng lẻ hay thậm chí là tự tạo ra một dự án mới. Lúc này, phần mềm sẽ đóng vai trò như một người đánh giá và nhắc nhở họ cần hoàn thành trước deadline. Đây là tính năng vô cùng cần thiết giúp nhân viên của bạn có thể tự sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả, chuyên nghiệp.

Hỗ trợ trao đổi, thảo luận về công việc

Để công việc được diễn ra thuận lợi và suôn sẻ thì việc tương tác giữa các thành viên trong nhóm là vô cùng cần thiết. Vì vậy, bạn nên tìm một phần mềm cho phép mỗi cá nhân đều có thể trao đổi và thảo luận với nhau. Chẳng hạn như: để lại bình luận/ghi chú ngay dưới đầu việc, tạo cuộc trò chuyện nhóm, cuộc trò chuyện cá nhân,… Khi dự án được thực hiện theo quy trình khép kín không chỉ thuận lợi, tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo được tính bảo mật thông tin nội bộ. Thay vì phải gặp mặt trực tiếp, gọi điện hoặc sử dụng các cách thức liên lạc khác.

Đánh giá, nhận xét nhân viên

Bất cứ nhận xét, đánh giá từ nhà quản lý dù khen ngợi hay khiển trách, phê bình đều có ý nghĩa quan trọng, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc trong tương lai. Ngoài ra, nó còn làm tăng tính minh bạch, công bằng trong một đội nhóm. Đây cũng là tính năng cần phải có của một phần mềm chuyên nghiệp. Chẳng hạn, khi nhận được thông báo nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, bạn xem xét và đưa ra đánh giá, đóng góp ý kiến ngay dưới đầu việc đó. Mỗi cá nhân sẽ biết được họ làm tốt hay còn hạn chế ở đâu để có các biện pháp khắc phục kịp thời.

Ngoài ra, để mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất, bạn nên kết hợp với các phần mềm quản lý bán hàng. Giúp chuyên nghiệp hóa quy trình, tối ưu năng suất, tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.

Trên đây là những tính năng cần phải có của một phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả. Hy vọng bài viết có thể mang đến nguồn thông tin hữu ích, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của bạn. Chúc các bạn thành công.