Nên quản lý nhân sự bằng excel miễn phí hay phần mềm chuyên biệt?

Quản lý nhân sự luôn là bài toán đau đầu của các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ, từ một vài người cho đến vài trăm người. Hiện nay, có không ít phương pháp được áp dụng để giải quyết vấn đề này. Trong đó phải kể đến quản lý nhân sự bằng excel miễn phí và các phần mềm chuyên biệt.

Tuy nhiên, chọn giải pháp nào để kiểm soát tốt nguồn nhân lực, phù hợp với quy mô, mang lại hiệu quả cao nhất trong kinh doanh,… vẫn luôn là dấu chấm hỏi với nhiều người. Vậy hôm nay chúng ta sẽ cùng phân tích hai hình thức quản lý nhân sự bằng excel và phần mềm để tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Quản lý nhân sự bằng excel miễn phí

Ưu điểm

Có thể nói rằng, sự xuất hiện của excel giúp xóa bỏ được những khó khăn và hạn chế của việc quản lý nhân sự thủ công trên sổ sách. Lợi ích vượt trội mà excel mang đến cho người dùng như:

• File với nhiều form mẫu, thuận tiện cho việc quản lý.
• Cách trình bày khoa học theo hàng, cột.
• Dễ dàng nhập liệu, tra cứu, phân loại.
• Các hàm tính thông minh giúp giảm bớt các thao tác tính toán, nhập liệu thủ công.
• Dễ dàng chỉnh sửa theo ý muốn để phù hợp với mục đích của người sử dụng.
• Là phần mềm hoàn toàn miễn phí nên sẽ tiết kiệm được tối đa chi phí đầu tư ban đầu.
• Có thể tạo nhiều sheet trên một file, giúp quản lý và kiểm soát theo nhiều danh mục, dễ phân loại.
• Dễ dàng gửi qua mail, tin nhắn trên mạng xã hội.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, excel vẫn còn tồn tại những hạn chế trong việc quản lý nhân sự. Phải kể đến như:

• Giới hạn số lượng quản lý. Excel cung cấp 65.000 dòng cho mỗi sheet, đây là con số lớn với những doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng hàng nghìn nhân viên sẽ khiến dung lượng lưu trữ bị quá tải.
• Excel có thể giảm bớt các thao tác tính toán thủ công nhưng vẫn không tối ưu được việc nhập liệu. Phần lớn vẫn phải tự động nhập bằng tay mất rất nhiều thời gian và công sức.
• Đòi hỏi kiến thức chuyên môn. Để xử lý dữ liệu người dùng phải thành thạo các hàm từ cơ bản đến nâng cao. Gây khó khăn cho những người không thành thạo về tin học.
• Khó khăn trong việc tìm kiếm, khả năng xử lý dữ liệu chậm.
• Không có tính cộng tác, không đồng bộ dữ liệu khi nhiều người cùng thao tác.
• File được lưu trực tiếp về máy tính nên không đảm bảo được tính bảo mật và độ an toàn. Dễ xảy ra rủi ro khi máy tính hỏng, gặp sự cố.
• Dễ xảy ra sai sót trong quá trình xử lý.

Quản lý nhân sự bằng phần mềm

Ưu điểm

Là “hậu bối” của excel trong lĩnh vực quản lý, các phần mềm quản lý nhân sự đã kế thừa và khắc phục được hầu hết những hạn chế mà excel gặp phải. Đó là:

• Cho phép quản lý toàn bộ thông tin của nhân viên.
• Quản lý theo từng phòng ban, bộ phận. Thuận tiện cho công tác kiểm soát, tra cứu khi cần thiết.
• Cho phép thêm nhân viên quản lý trên phần mềm và phân quyền thao tác rõ ràng.
• Cung cấp hệ thống báo cáo từ tổng quan đến chi tiết. Giúp bạn đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng cá nhân.
• Tích hợp trên cả thiết bị di động thông minh, máy tính bảng, cho phép quản lý từ xa, linh hoạt.
• Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí quản lý nhân sự.
• Hoạt động hoàn toàn tự động, đồng bộ dữ liệu trên tất cả các mục. Hạn chế tối đa các thao tác tác nhập liệu thủ công.
• Cho phép nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa, nhập liệu cùng lúc.
• Lưu trữ thông qua công nghệ điện toán đám mây, đảm bảo tính an toàn và bảo mật tuyệt đối.
• Giao diện thân thiện, dễ thao tác, dễ sử dụng.
• Đa số các phần mềm đều có thêm các tính năng khác hỗ trợ quản lý kinh doanh.
• Được hỗ trợ bởi nhà cung cấp phần mềm trong suốt quá trình sử dụng.
• Cho phép dùng thử trước khi quyết định mua phần mềm.

Nhược điểm

Cho đến thời điểm hiện tại, phần mềm quản lý nhân sự vẫn đang thể hiện rất tốt các tính năng của mình. Tuy nhiên không thể tránh khỏi một vài nhược điểm như:

• Phải bỏ ra một khoản chi phí đầu tư ban đầu.
• Trên thị trường có rất nhiều phần mềm được quảng cáo rầm rộ. Nhưng không phải tất cả đều chất lượng. Nếu bạn không tham khảo và chọn lựa kỹ càng rất dễ mua phải những phần mềm kém chất lượng, chất lượng thấp.
• Đa phần các phần mềm đều cần có internet mới có thể thao tác được.

Nên quản lý nhân sự bằng excel miễn phí hay phần mềm chuyên biệt?

Câu trả lời chính xác nhất là “Tùy”. Bởi việc lựa chọn một giải pháp phù hợp còn phụ thuộc rất nhiều vào quy mô, loại hình, đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể dựa vào một vài tiêu chí sau đây:

Trong trường hợp doanh nghiệp có quy mô lớn, quản lý nhiều nhân viên, bộ phận, yêu cầu đánh giá hiệu suất làm việc cao, nhiều chỉ tiêu, danh mục,… Thì phần mềm quản lý nhân sự là phương pháp tối ưu nhất.

Ngược lại, khi doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân viên không quá lớn, không yêu cầu kiểm soát nhiều yếu tố,… Bạn vẫn có thể sử dụng excel để quản lý.

Ngoài ra, với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt kinh doanh chủ yếu trên các kênh online, thì việc sử dụng phần mềm bán hàng offline miễn phí Abit được tích hợp tính năng quản lý nhân sự là lựa chọn hoàn hảo. Với giải pháp này, bạn không chỉ dễ dàng kiểm soát nhân viên, vừa được hỗ trợ tối đa mọi khâu trong quy trình quản lý kinh doanh. Giúp tiết kiệm tối đa chi phí, nguồn nhân lực quản lý, đẩy mạnh hiệu suất đạt được.

Hy vọng với những thông tin được chia sẻ trong bài viết, bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi “nên quản lý nhân sự bằng excel miễn phí hay phần mềm chuyên biệt?”. Chúc các bạn thành công.

Tìm hiểu thêm:

Phần mềm quản lý kho offline