Các loại báo cáo quản lý bán hàng hay nhất chủ shop nào cũng cần biết

Tổng hợp báo cáo quản lý bán hàng là công việc bất kì người thành công nào cũng phải làm và làm thật chính xác để kiểm soát tình hình kinh doanh. Tuy nhiên, phần lớn cửa hàng hiện nay đều quyết định theo kinh nghiệm và cảm xúc nên hiệu quả thấp. Dưới đây là các loại báo cáo và cách lập tốt nhất để bạn quản lý khoa học hơn.

Cách lập báo cáo quản lý bán hàng hay nhất

Công việc báo cáo đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi hoạt động bán hàng, mọi mô hình kinh doanh. Vì thế, người ta đã tạo ra nhiều cách thực hiện khác nhau để tối ưu quá trình này. Trong đó có 3 cách chủ yếu như sau:

Lập báo cáo bằng file Excel

Mọi thao tác nhập, xuất, chỉnh sửa, thống kê được trên máy tính. Cách này tiết kiệm thời gian hơn so với lập báo cáo thủ công. Đáp ứng yêu cầu quản lý bán hàng  tại shop quy mô nhỏ, không quá đông khách. Vì nếu đông khách mà bạn cứ phải mở ra mở vào điền số liệu trong file Excel thì rất bất tiện. Đôi khi còn gây ra sự nhầm lẫn, thiếu hàng, nhầm giá, nhầm tên khách vì không thể ghi nhớ cùng lúc nhiều thông tin.

Lập báo cáo bằng phần mềm quản lý bán hàng Abit

Đây được đánh giá là cách làm tốt nhất dành cho các cửa hàng từ nhỏ lẻ đến chuỗi cửa hàng. Bởi vì Abit tích hợp tính năng thống kê và tính toán tự động. Bạn chỉ cần nhập liệu vào phần đơn hàng bán trong ngày. Máy sẽ ngay lập tức tự động tính và cho ra hơn 20 mẫu báo cáo tình hình kinh doanh từ tổng quan đến chi tiết. Bao gồm báo cáo về sản phẩm, doanh thu, lãi lỗ, nhân viên, khách hàng, marketing,…

Các mẫu không chỉ đơn thuần có số liệu mà còn cả biểu đồ cột, tròn, màu sắc sinh động. Truyền đạt và minh họa thông tin cho người dùng nắm thông tin cần thiết tốt nhất. Chủ shop chỉ cần có thiết bị kết nối internet (smartphone, laptop, ipad, PC) thì đi đâu cũng xem được báo cáo. Tăng tính chủ động của quản lý, giảm áp lực cho kế toán. Hạn chế tối đa sai sót trong tính toán và gian lận ở nội bộ.

Các loại báo cáo quản lý bán hàng trong phần mềm Abit

Báo cáo tổng hợp xử lý đơn hàng

Đây là báo cáo cập nhật liên tục các giao dịch mua bán trong cửa hàng (cả cửa hàng online và cửa hàng trực tiếp). Trong đó bao gồm rất nhiều thông tin quan trọng: Mã đơn, Tình trạng, Khách hàng, Người nhận, Địa chỉ giao, Điện thoại, Nhân viên, Thời gian tạo đơn, Thời gian chốt, Phí ship,…Nếu là đơn trực tiếp, khi thanh toán thành công sẽ nhảy lên trên bảng. Nếu là đơn hàng từ đa kênh (Fanpage, Website, Sàn Tiki, Lazada, Shoppee, Landingpage) sau khi đã kết nối với Abit. Chỉ cần khách hàng chốt thành công Abit sẽ tự động nhảy đơn tạm với số điện thoại và địa chỉ trên bảng.

Các số liệu được cập nhật theo thời gian thực và thường do nhân viên sale/nhân viên xử lý đơn hàng thực hiện. Trong đó thiết lập các trạng thái đơn: Đã chốt, Đề nghị xuất, Thành công, Khách mới, Hàng hoàn, Hủy đơn,.. Quản lý chỉ cần nhìn qua một lượt là biết ngay tình hình bán hàng diễn ra trong ngày. Ngoài ra, bạn có thể tối ưu thao tác tìm kiếm theo nhiều cách (mã vận đơn, mã hàng, tên khách, số điện thoại). Lọc danh sách đơn theo trạng thái, theo chi nhánh, theo đầu số điện thoại, theo tình trạng còn hàng hay hết, theo nhân viên chốt,.. Nhanh chóng xuất file Excel xuống máy theo các trường tùy ý để báo cáo khi cần.

Báo cáo quản lý bán hàng chi tiết

Trong mục này báo gồm 12 mẫu báo cáo tích hợp trên phần mềm. Người dùng khi cần theo dõi vấn đề gì chỉ cần bấm vào mục tương ứng. Tất cả thông tin chi tiết nhất đều đã được lọc, thống kê và hiển thị rất dễ hiểu. Một số mẫu bạn cần chú ý nhất trong quản lý cửa hàng là:

Báo cáo lãi lỗ (báo cáo kinh doanh)

Tài liệu tổng hợp doanh thu, doanh số và lợi nhuận của cửa hàng. Mẫu báo cáo đúng chuẩn báo cáo kinh doanh do Bộ Tài Chính cung cấp. Các số liệu được phân tách thành từng trường. Hiển thị số tiền cụ thể, rõ ràng, lý giải phù hợp, chính xác nhất. Chủ shop nhìn vào đây để biết tình hình kinh doanh của cơ sở. Từ đó đưa ra cách gia tăng khả năng kiếm lời nhanh chóng.

Báo cáo doanh số theo sản phẩm, báo cáo hàng bán chạy

Đúng như tên gọi, đây là thống kê hàng hóa đã bán trong một khoảng thời gian nhất định. Nhìn vào bảng bạn sẽ biết được loại sản phẩm nào đang được khách ưa chuộng. Nên nhanh chóng nhập về nhiều hơn để chớp thời cơ làm giàu. Còn loại nào bán được ít, tồn kho phải thanh lý, giảm giá ngay để tránh gây ứ đọng vốn.

Báo cáo chốt đơn, báo cáo tỷ lệ chốt đơn

Đây là 2 văn bản thống kê doanh thu theo trạng thái đơn và theo nhân viên. Đặc biệt đều sử dụng cả bảng biểu và biểu đồ tròn thể hiện phần trăm tỉ lệ giữa các mục. Giúp chủ shop so sánh hiệu quả chốt đơn của đội telesale theo ngày/tháng/quý. Tìm ra nhân viên kinh doanh xuất sắc nhất để có cơ sở tăng lương/hoa hồng phù hợp.

Báo cáo doanh thu và khách hàng theo kênh/theo Fanpage

Đây là 2 lthống kê doanh thu theo từng nguồn đơn của shop. Bạn sẽ biết được kênh nào bán chạy nhất, kênh nào ít lời lãi nhất. Thời gian tiếp theo nên đầu tư vào đâu để gia tăng lợi ích cho cửa hàng. Riêng báo cáo theo fanpage dành cho những shop sở hữu nhiều fanpage bán hàng.

Trên đây là một số những thao tác sử dụng tính năng báo cáo quản lý bán hàng trên Abit. Các bạn có thể ứng dụng chúng linh hoạt tùy theo tình hình cửa hàng của mình. Chúc các bạn thành công!

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ quản lý vận đơn, định vị đơn hàng, đối soát COD. Inbox khách hàng tự động theo trạng thái đơn. Remarketing sau bán để tăng thêm cơ hội chốt đơn với khách hàng cũ. Thực hiện auto comment – inbox, lọc, ẩn bình luẩn tránh cướp khách,.. Chi tiết toàn bộ tính năng của Abit sẽ được cập nhật đầy đủ qua bản DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 15 ngày TẠI ĐÂY.