Những cách export đơn hàng gửi vận chuyển cực kỳ dễ dàng và hiệu quả

Export đơn hàng gửi vận chuyển là thao tác các chủ shop thường xuyên phải làm trong quá trình xử lý đơn hàng. Tuy nhiên, thao tác này không thể thực hiện thủ công vì rất tồn thời gian, dễ gây nhầm lẫn. Cách tốt nhất hiện nay là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Abit tích hợp sẵn tính năng trên. Cho phép chủ shop hoặc nhân viên thao tác dễ dàng chưa cần tới 5 giây.

Vì sao cần export đơn hàng gửi vận chuyển?

Trong hoạt động vận chuyển hàng hóa, có giá trị không kém báo cáo lãi lỗ, đó chính là loại chứng từ thể hiện rõ mối liên hệ giữa bên mua, bên bán với đơn vị thứ ba (nhà vận chuyển) mà chúng ta vẫn thường gọi là vận đơn. Việc export đơn hàng gửi vận chuyển có vai trò quan trọng. Đảm bảo việc thiết lập vận đơn được chính xác, duy trì quá trình giao dịch được an toàn, nhanh chóng.

Nó cũng có chức năng tương tự như một tờ biên lai hàng hóa. Người gửi sẽ xác nhận quyền chuyển nhượng, sở hữu hàng hóa đối với người nhận. Còn giao hàng sẽ căn cứ vào đó xác nhận rằng họ đã lấy hàng từ người gửi và đảm bảo đến tay người nhận đúng thời gian, địa điểm, đúng số lượng hàng và thông tin như trên đơn hàng export. Mỗi đơn hàng được gửi vận chuyển có giá trị tương đương như tờ hóa đơn. Đảm bảo quyền lợi cho người gửi trong trường hợp có sự cố xảy ra khi giao hàng (mất hàng, hỏng hàng, bị móc hàng,..).

Các cách export đơn hàng gửi vận chuyển

Export thủ công từng đơn lẻ

Người ta dùng phương pháp ghi đơn lên giấy hoặc ghi trực tiếp lên bề mặt đóng gói. Người giao hàng căn cứ vào thông tin cơ bản như SĐT, địa chỉ, tên người nhận sẽ liên lạc và giao hàng. Tuy nhiên, cách làm này chỉ phù hợp với một số shop có lượng đơn cần ship ít. Mật độ gửi hàng không quá thường xuyên (dưới 20 gói/tuần). Trong quá trình xê dịch, vận chuyển thì hàng hóa sẽ bị trôi mực hoặc rách giấy. Đương nhiên sẽ mất luôn thông tin đơn hàng ghi trên đó. Khi hàng đến tay khách cũng không có văn bản gì xác nhận mà chỉ thông qua miệng nói. Nếu có vấn đề gian lận thì chủ shop cũng khó biết cách xử lý.

Export đơn hàng bằng file Excel

File Excel chắc chắn không còn xa lạ đối với quá trình xử lý công việc bán hàng. Thông tin được lưu dưới dạng tệp tin sẽ có dung lượng cao. Đảm bảo phục vụ cho các shop quy mô nhỏ và vừa. Giao diện bao gồm nhiều hàng, cột, sheet cho phép phân chia được nhiều thông tin quan trọng hơn. Ví dụ có ngày/tháng, tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại, giá trị tiền hàng, phí ship, phí thu hộ COD,.. Tuy nhiên, bạn cần phải thông thạo các hàm tính phức tạp trong nền tảng này mới có thể thực hiện dễ dàng. Thông tin cũng cần tự cập nhật vào bảng tốn nhiều thời gian. Khi bảo quản file cẩn thận, dữ liệu sẽ bị mất do virus, máy tính hỏng,..

Export đơn hàng gửi vận chuyển từ Abit

Abit là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc giao hàng của nhiều đơn vị kinh doanh từ mô hình bán lẻ đến chuỗi cửa hàng. Với khả năng lưu trữ không giới hạn đơn hàng, export nhanh chóng theo bộ lọc đa dạng. Đẩy đơn hàng loạt chỉ với một thao tác click chuột. Xuất file Excel, in đơn hàng, vận đơn nhanh chóng… Khả năng của Abit bằng hiệu suất làm việc của 4,5 nhân viên. Mà tính chính xác lại tuyệt đối hơn nhiều so với việc dùng tay copy từ file này sang file kia. Hoặc ghi đơn lên trên giấy như cách làm thủ công.

Cách export đơn hàng gửi vận chuyển

Bước 1: Mở trang web và đăng nhập bằng tài khoản Abit

Bước 2: Vào Xử lý đơn hàng -> Đơn hàng theo NV. Tích chọn vào ô trống đầu tiên đặt trước mỗi đơn cần lập.

Mẹo nhỏ là bạn hãy dùng Bộ lọc -> Lọc đơn hàng theo trạng thái tùy chọn để xuất ra danh sách nhanh nhất. 

Lọc theo thời gian: Thời gian Xác nhận – Tạo đơn – In đơn – Gửi đơn

Lọc theo chi nhánh: theo kho, tỉnh thành của shop

Lọc theo trạng thái đơn: Đề nghị xuất (đơn đã được chốt và nhập thông tin thành công). Đây là bộ lọc người dùng nên sử dụng để lọc ra đơn cần đi giao nhanh nhất.

Bước 3: Màn hình hiển thị bảng xác nhận gửi nhiều vận đơn. Bạn điền và điều chỉnh thông tin cần thiết trong các trường. Chú ý đến dòng hiển thị phí ship dự tính cho toàn bộ đơn hàng trong lượt đẩy. Có thể click chuột vào logo từng hãng để xem phí ship từng hãng. Từ đó lựa chọn ra hãng có phí thấp nhất để gửi. Sau đó nhấn Gửi đơn hàng là xong.

Cách export đơn/vận đơn để dán lên bưu kiện gửi vận chuyển

Để export đơn hàng ra dưới dạng giấy (hóa đơn). Bạn chỉ cần tích chọn vào đơn cần in, sau đó ấn vào chữ In trên thanh bên phải. Mọt bảng tùy chỉnh in sẽ hiện ra, điều chỉnh mẫu và khổ giấy theo mong muốn. Hoặc để mẫu in mặc định như cài đặt của shop. Kết thúc thao tác nhấn Print để đặt lệnh và lấy hóa đơn từ máy in.

Sau khi đẩy đơn trên phần mềm, bạn cần chờ bên vận chuyển duyệt đơn là đã nhận được thông tin và hẹn lịch shipper qua lấy hàng. Khi đơn chuyển sang trạng thái “Đã duyệt” sẽ xuất hiện Mã vận đơn ở bảng Quản lý đơn hàng. Với những đơn đã có mã vận đơn, bạn có thể in luôn vận đơn theo mẫu của bưu cục. Thao tác thực hiện như in hóa đơn ở trên. Chỉ khác là đến chỗ chọn mẫu in thì chọn hóa đơn được cài sẵn dành cho đơn vị vận chuyển. (ví dụ: Hóa đơn – GHN).

Cách export đơn hàng ra file Excel

Với Abit bạn cũng có thể xuất ra file Excel khi cần đối soát với khách hoặc với bưu cục. Chỉ cần tích chọn trước mỗi đơn cần xuất, sau đó tùy chỉnh thông tin đưa ra file Excel. Ví dụ: Bạn có thể xuất tất cả thông tin về đơn hàng có trên phần mềm. Hoặc xuất riêng từng file thông tin quan trọng như Mã đơn hàng, tên người nhận, địa chỉ nhận, cước COD, gửi ship, tình trạng,..

Kết luận

Thao tác export đơn hàng gửi vận chuyển rất đơn giản, dễ thực hiện ai cũng có thẻ làm được. Giúp tiết kiệm tối đa thời gian, gia tăng hiệu suất xử lý đơn hàng của hệ thống nhân viên. Đồng thời còn giúp đối soát nhanh chóng khi xảy ra vấn đề với bên giao hàng và người nhận.

Đừng quên Abit ngoài tính năng trên còn có rất nhiều lợi ích cho chủ cửa hàng. Nó có thể quản lý tương tác Fanpage, hỗ trợ like, comment tự động, ẩn, lọc số điện thoại. Quản lý vận đơn với việc định vị đơn hàng, đối soát COD độc lập, nhanh chóng, tính tỷ lệ hoàn hàng, doanh thu, công nợ. Báo cáo cập nhật 24/24 với 30 mẫu từ tổng quát đến chi tiết sinh động, hấp dẫn,…

   >>>> ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 15 NGÀY PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG ABIT NGAY! <<<<