Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? 6 Điều Doanh Nghiệp CẦN BIẾT

Hóa Đơn Điện Tử – Khái Niệm Cơ Bản Và Lý Do Doanh Nghiệp Phải Áp Dụng

Trước đây, khi nhắc đến “hóa đơn,” hầu hết mọi người đều nghĩ đến những tờ hóa đơn giấy như hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn bán hàng. Tuy nhiên, theo quy định mới của Chính phủ và Bộ Tài Chính tại Thông tư 78/2022 và Nghị định 123, tất cả doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) từ tháng 07/2022.

Vậy, hóa đơn điện tử là gì và tại sao nó lại quan trọng đối với doanh nghiệp? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về HĐĐT: định nghĩa, quy định sử dụng, thông tư, nghị định, cùng với lộ trình chuyển đổi và những thủ tục cần thiết.

1. Tổng Quan Về Hóa Đơn Điện Tử

1.1. Hóa Đơn Điện Tử Là Gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nó được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý qua phương tiện điện tử. HĐĐT có thể được xử lý và lưu trữ trên hệ thống máy tính của các tổ chức đã được cấp mã số thuế. Định dạng của hóa đơn điện tử là XML, giúp mã hóa và chia sẻ thông tin giữa các hệ thống.

1.2. Các Loại HĐĐT

Hiện nay, có một số loại HĐĐT phổ biến như:

– Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng

– Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm

– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, và nhiều loại chứng từ khác theo quy định.

1.3. HĐĐT Gốc Và Bản Thể Hiện

– HĐĐT gốc: Được lập khi phát sinh giao dịch và lưu trữ dưới dạng XML, mã hóa dữ liệu cho việc chia sẻ giữa các hệ thống.

– Bản thể hiện HĐĐT: Là bản PDF, HTML hoặc bản in giấy giúp người nhận có thể dễ dàng kiểm tra thông tin. Tuy nhiên, bản thể hiện không có giá trị pháp lý như hóa đơn gốc.

2. Các Quy Định Cần Nắm Về Hóa Đơn Điện Tử

2.1. Bắt Buộc Sử Dụng HĐĐT Từ 01/07/2022

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp trên toàn quốc. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn và chứng từ nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường.

2.2. Nguyên Tắc Sử Dụng HĐĐT

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo:

– Tính toàn vẹn thông tin: Đảm bảo thông tin trên hóa đơn không bị thay đổi ngoài các thay đổi hình thức như khi giao dịch hoặc lưu trữ.

– Tính duy nhất: Mỗi số hóa đơn phải được lập một lần duy nhất và theo trình tự liên tục.

2.3. Nội Dung Cần Có Trên HĐĐT

HĐĐT phải có đầy đủ thông tin, bao gồm:

– Tên hóa đơn, ký hiệu, số thứ tự hóa đơn

– Thông tin của người bán và người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế)

– Chi tiết hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thuế suất, tổng tiền phải thanh toán

– Chữ ký số điện tử của người bán và ngày, tháng, năm lập hóa đơn

2.4. Điều Kiện Để Tổ Chức Khởi Tạo HĐĐT

Tổ chức muốn khởi tạo HĐĐT phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Có hệ thống công nghệ thông tin ổn định, bảo mật.

– Được cấp chữ ký số điện tử hợp pháp.

– Sử dụng phần mềm có khả năng kết nối với hệ thống kế toán và quản lý khách hàng.

3. Hướng Dẫn Sử Dụng HĐĐT

Bước 1: Khởi Tạo HĐĐT

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HĐĐT để tạo ra các hóa đơn cho giao dịch bán hàng hoặc dịch vụ.

Bước 2: Gửi HĐĐT Đến Người Mua

Sau khi lập hóa đơn, người bán gửi HĐĐT đến người mua qua email, SMS, hoặc thông qua phần mềm của tổ chức cung cấp giải pháp HĐĐT.

Bước 3: Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Sai Sót

– Nếu chưa giao hàng: Hóa đơn có thể bị hủy sau khi có sự đồng ý của cả hai bên.

– Nếu đã giao hàng và kê khai thuế: Cả người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận và chỉnh sửa hóa đơn điện tử.

4. Chuyển Đổi HĐĐT Sang Hóa Đơn Giấy

HĐĐT có thể được chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ, hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu. Tuy nhiên, hóa đơn giấy chỉ có giá trị lưu trữ và theo dõi, không có giá trị pháp lý trong giao dịch.

5. Những Thắc Mắc Thường Gặp Khi Sử Dụng HĐĐT

5.1. HĐĐT Tử Có Mã Xác Thực Là Gì?

HĐĐT có mã xác thực được cấp bởi cơ quan thuế, giúp kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn trước khi sử dụng.

5.2. Người Mua Có Phải Ký Số Vào HĐĐT?

Không bắt buộc người mua ký số vào hóa đơn, trừ khi họ là doanh nghiệp hoặc đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn để kê khai thuế.

5.3. HĐĐT Có Liên Không?

HĐĐT không có khái niệm “liên” như hóa đơn giấy. Cả ba bên (bên bán, bên mua, cơ quan thuế) đều sử dụng một bản hóa đơn duy nhất.

6. Tiêu Chí Lựa Chọn Đơn Vị Cung Cấp Giải Pháp HĐĐT

Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp HĐĐT đảm bảo các tiêu chí như:

– Chi phí hợp lý và hỗ trợ kỹ thuật.

– Đảm bảo tính bảo mật cao với hệ thống sao lưu và khôi phục dữ liệu an toàn.

– Tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về phát hành hóa đơn điện tử.