Hóa đơn đầu vào là gì? Cách phân biệt và kiểm tra hợp lệ

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, hóa đơn đầu vào là một trong những chứng từ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí, khấu trừ thuế và đảm bảo tính minh bạch tài chính. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ hóa đơn đầu vào là gì, cách phân biệt và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ những thông tin cần thiết.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào (HĐĐV) là loại hóa đơn do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ xuất cho doanh nghiệp bạn khi mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ. Đây là chứng từ ghi nhận chi phí đầu vào của doanh nghiệp và là căn cứ để kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp bạn mua văn phòng phẩm từ nhà cung cấp, họ sẽ xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn này chính là hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp bạn.

Các loại HĐĐV phổ biến:

– Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

– Hóa đơn bán hàng

– Hóa đơn điện tử (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC)

2. Phân biệt hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra

Việc phân biệt rõ ràng giúp kế toán quản lý hóa đơn đúng quy trình, đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế.

>>> Xem thêm: Cập nhật mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh từ 01/06/2025

3. Cách kiểm tra HĐĐV hợp lệ

Một hóa đơn đầu vào hợp lệ, hợp pháp, hợp lý cần đáp ứng đầy đủ các yếu tố sau:

Kiểm tra nội dung hóa đơn

– Đúng thông tin bên mua (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ)

– Đúng thông tin bên bán, có mã số thuế

– Ngày tháng lập hóa đơn phù hợp thời điểm giao dịch

– Diễn giải hàng hóa/dịch vụ rõ ràng

– Đúng đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất

Kiểm tra tính hợp pháp

– Hóa đơn do doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế hợp pháp phát hành

– Không thuộc danh sách doanh nghiệp “rủi ro cao” hoặc ngừng hoạt động trên hệ thống của Tổng cục Thuế

Kiểm tra trên hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử

Bạn có thể tra cứu hóa đơn đầu vào qua:

– Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

– Nhập thông tin mã số thuế, mẫu số, ký hiệu hóa đơn để xác minh tính hợp lệ

Kiểm tra chữ ký số

– Hóa đơn điện tử cần có chữ ký số hợp lệ của bên bán

– Chữ ký số phải còn hiệu lực và do tổ chức cung cấp chứng thư số uy tín cấp phát

4. Một số lưu ý khi sử dụng HĐĐV

– Lưu trữ hóa đơn đúng quy định, tối thiểu 10 năm

– Kê khai HĐĐV đúng kỳ kế toán để được khấu trừ thuế GTGT

– Không nhận hóa đơn từ doanh nghiệp “ma” hoặc có dấu hiệu mua bán hóa đơn

5. Kết luận

Hiểu rõ HĐĐV là gì, cách phân biệt với hóa đơn đầu ra và kiểm tra tính hợp lệ là kỹ năng không thể thiếu của kế toán doanh nghiệp. Việc kiểm soát tốt HĐĐV không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính mà còn tránh các rủi ro liên quan đến thuế.

Nếu bạn cần công cụ quản lý HĐĐV, phần mềm bán hàng như Abit có thể giúp bạn kiểm tra, lưu trữ và xử lý hóa đơn điện tử dễ dàng, nhanh chóng.