Cách trao đổi công việc với sếp thực sự thông minh và hiệu quả

Đôi khi muốn xin ý kiến, trao đổi hay xử lý bất cứ vấn đề gì với cấp trên là nhiệm vụ khó khăn đến không tưởng của nhiều người. Nó ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả cũng như tiến độ công việc của họ. Vậy làm sao để chấm dứt tình trạng này? Những cách trao đổi công việc với sếp sau đây chắc chắn sẽ giúp ích được cho bạn.

Luôn bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc của mình

Vấn đề lớn nhất khiến nhân viên khó giao tiếp với sếp đó là việc họ không giữ được bình tĩnh hoặc không làm chủ cảm xúc của mình. Nguyên nhân chính xuất phát từ khoảng cách cấp bậc, chức vị, quyền lực. Đặc biệt, họ thường là những người có xu hướng tính cách hướng nội. Khả năng giao tiếp kém và thiếu tự tin trước người khác. Một khi biết được nguyên nhân là gì, chúng ta có thể dựa vào chúng để sửa đổi.

Bạn nên luyện tập kỹ năng giao tiếp nơi công sở nhiều hơn. Bằng cách bắt đầu trò chuyện với đồng nghiệp, sau đó chuyển qua những người lạ. Lâu dần sẽ hình thành thói quen và khả năng xây dựng cuộc hội thoại. Xem lãnh đạo như một người bình thường để không quá áp lực khi trao đổi. Ngoài ra, hãy tham gia vào các cuộc nói chuyện với sếp trong giờ giải lao, ngoài giờ làm. Đây là cách khá hiệu quả giúp bạn xây dựng thói quen giao tiếp.

Chuẩn bị kỹ trước khi trao đổi công việc

Cuộc trao đổi sẽ không được diễn ra suôn sẻ nếu bạn không có đủ dữ liệu về vấn đề cần trình bày. Đừng chỉ gõ cửa phòng sếp với một câu hỏi trong đầu. Đến khi bị hỏi ngược lại như nguyên nhân của vấn đề bắt nguồn từ đâu? Đã từng giải quyết bằng phương án nào trước đây chưa?,… chắc chắn bạn sẽ cứng họng không nói được gì. Bởi chính sếp muốn trao đổi thì cũng phải nắm được những thông tin cơ bản nhất. Khi cung cấp đủ các yếu tố cần thiết và liên quan đến vấn đề. Sếp sẽ tự động đánh giá rằng nhân viên của mình đã từng cố gắng xử lý nó nên không hiệu quả. Và bây giờ sếp cần cùng bạn thảo luận để đưa ra phương án tốt nhất.

Trong kinh doanh sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi tiến trình làm việc của bạn là điều hợp lý nhất. Việc báo cáo với sếp không còn khó khăn nữa, bạn chỉ cần xuất thông tin ra file và gửi báo cáo cho sếp. Bên cạnh đó phần mềm còn có thêm tính năng nhắc việc. Với mỗi công việc cần xử lý trong ngày, bạn chỉ cần ghi note trên phần mềm thay vì ghi vào sổ tay hay sách vở. Đến thời gian bạn hẹn nhắc nhở, hệ thống sẽ thông báo cho bạn. Với tính năng này, bạn hoàn toàn có thể xử lý hết toàn bộ các công việc trong ngày mà không sợ bỏ xót.

Đi vào ý chính sau đó mới đi vào chi tiết

Sếp bạn có thể là người bận rộn hoặc không. Nhưng chắc chắn rằng họ không muốn bỏ thời gian để nghe hàng tá thông tin luyên thuyên mà không giải quyết được vấn đề gì. Vì thế, hãy cố gắng vạch ra những ý quan trọng cần trình bày. Sau đó mới bổ sung thêm những thông tin chi tiết hơn. Như vậy sếp sẽ nhanh hiểu được vấn đề còn bạn cũng sớm nhận được câu trả lời cần thiết hơn. Tránh trường hợp trình bày dài dòng khiến họ trở nên khó chịu và nổi nóng với bạn. Như thế cuộc trao đổi sẽ không mang lại được hiệu quả mà còn gây ra ấn tượng xấu với sếp.

Chú ý tới phong cách giao tiếp mà sếp thích

Tính cách ảnh hưởng rất lớn tới cách giao tiếp của chúng ta. Vì vậy nên tìm hiểu “style” của lãnh đạo là gì trước khi đi vào một cuộc trao đổi nghiêm túc. Có thể bạn thích trình bày chi tiết và dài dòng, nhưng sếp chỉ muốn ngắn gọn với vài gạch đầu dòng chính. Hoặc họ là người bận rộn thì họ thích làm việc qua email hơn là những cuộc nói chuyện mất thời gian. Hãy luôn ưu tiên cho những cách giao tiếp mà sếp thích.

Thêm vào đó, bạn cũng nên chọn thời điểm thiên thời – địa lợi – nhân hòa để bắt đầu cuộc trao đổi. Chẳng hạn khi sếp đang bận, đang gặp đối tác, khách hàng, đang phải tức tối về một sự cố nào đó, hoặc mới sáng ra tới văn phòng đã phải nhận tin dữ từ bạn. Tuyệt đối đừng làm phiền sếp vào những thời điểm nhạy cảm như thế. Thay vào đó hãy chọn thời điểm thích hợp. Hoặc bạn có thể đặt lịch hẹn trước nếu muốn chắc chắn.

⛔️  Vào một ngày đẹp trời, bạn nhận ra đã bị cướp mất vô số khách hàng từ những số điện thoại trên comment Fanpage. Sự cạnh tranh không từ thủ đoạn của đối thủ đã lấy mất công sức lao động của bạn. Dùng ngay phần mềm ẩn comment để ngăn chặn tình trạng này, tránh để thất thoát thêm doanh thu và hình ảnh thương hiệu.

Tạo thói quen ghi chú

Nếu sếp nói và bạn chỉ có nghe không thôi, vậy khó tránh khỏi trường hợp nói trước quên sau. Khiến cho cuộc trao đổi trở nên vô nghĩa. Bạn cũng không thể nhớ hết nội dung sếp nói, lần sau đó lại tiếp tục phải thảo luận về vấn đề tương tự. Vô hình chung làm cho hình ảnh của mình trở thành nhân viên yếu kém.

Tốt nhất khi sếp bắt đầu hướng dẫn hãy ghi chú lại tất cả. Luôn chuẩn bị sẵn bút và cuốn sổ nhỏ để lưu lại tất cả các tình huống có thể gặp lại lần nữa trong tương lai.

♦ Đọc thêm: File excel bán hàng miễn phí dành cho các cửa hàng – Download Free 100%

Hy vọng với các cách trao đổi công việc với sếp nêu trên có thể giúp bạn tự tin, đạt được hiệu quả cao trong công việc và ghi điểm với sếp của mình. Chúc các bạn thành công.