Hóa đơn điện tử là gì? 1001 thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? Tại sao lại có nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này đến thế? Nếu đây cũng là những thắc mắc của bạn thì đừng bỏ qua bài viết sau đây. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tất cả các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo thông tư số 32/2011/TT-BTC: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”. Hiểu theo cách đơn giản thì đây là loại hóa đơn có chức năng tương tự các hóa đơn giấy (tự in/đặt in) chúng ta vẫn thường sử dụng. Tuy nhiên, nó được tạo bằng website hoặc các phần mềm xuất hóa đơn điện tử được phát triển bởi các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử. Và các đơn vị này phải được cấp phép bởi Bộ Tài Chính.

Hóa đơn điện tử được chia thành nhiều loại. Chẳng hạn: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác (gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…) phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Hình thức, nội dung của hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử cần đảm bảo được các nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn phải đảm bảo chỉ được lập và sử dụng duy nhất một lần.

Những thông tin quan trọng về hóa đơn điện tử

Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Trên hóa đơn điện tử cần có những nội dung sau:

• Tên, số thứ tự, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

• Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá sản phẩm, dịch vụ, thành tiền bằng số và bằng chữ. thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT

• Chữ ký điện tử của người bán theo quy định, ngày tháng năm lập hóa đơn. Chữ ký điện tử của người mua theo quy định (trong trường hợp là đơn vị kế toán)

• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp có chữ nước ngoài thì ghi trong dấu ()

Hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn có mã và số hóa đơn xác thực được cấp bởi cơ quan thuế thông qua hệ thống của Tổng cục Thuế. Người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi được cơ quan thuế cấp mã và số hóa đơn xác thực. Đặc biệt, doanh nghiệp không cần lập báo cáo thực trạng sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn điện tử này.

Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, để khởi tạo hóa đơn điện tử người bán phải đáp ứng điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng

• Có địa điểm, mạng, đường truyền tải thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử

• Đội ngũ người thực thi có đủ khả năng trình độ tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định

• Có chữ ký điện tử đúng với quy định pháp luật

• Có phần mềm quản lý bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán

• Có quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu

Hóa đơn điện tử có liên không?

Trong hóa đơn điện tử, hoàn toàn không có khái niệm về liên. Bên phát hành, bên tiếp nhận và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn đơn điện tử duy nhất.

Hình thức khách hàng nhận hóa đơn điện tử

Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử theo 2 hình thức:

• Gửi trực tiếp cho người bán bằng cách truyền nhận hóa đơn được hai bên thỏa thuận từ trước. Chẳng hạn Email, SMS

• Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian chuyên cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử

Người mua kê khai thuế khi nhận hóa đơn điện tử

Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế theo quy trình tương tự như hóa đơn giấy. Hoặc yêu cầu bên bán cung cấp bản in trên giấy của hóa đơn điện tử kèm theo chữ ký và dấu để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế, giấy tờ vận chuyển trên đường.

Chúng ta vừa cùng tìm hiểu về hóa đơn điện tử là gì và những thông tin quan trọng cần phải nắm rõ. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp giảm bớt các thủ tục rườm rà, đơn giản hóa công tác quản lý, giám sát, lưu trữ hóa đơn. Hy vọng thông tin mà bài viết mang lại thực sự hữu ích cho bạn.