Tại sao cần tra vận đơn? Note ngay lưu ý quan trọng khi tra vận đơn

Khi công nghệ phát triển, vận chuyển hàng hóa cũng được cập nhật nhiều tính năng mới tiến bộ hơn. Từ đó nảy sinh thao tác tra vận đơn được sử dụng gày càng phổ biến trong đời sống. Đọc ngay những lợi ích và lưu ý quan trọng khi tra vận đơn mà cả người bán và người mua đều đặc biệt quan tâm.

Tại sao cần thực hiện tra vận đơn?

Đối với người mua hàng

Tra cứu vận đơn là tra cứu xem đơn hàng của bạn đang ở đâu, vận chuyển dến bưu cục nào. Từ đó khách hàng sẽ biết được bao nhiêu lâu nữa sẽ nhận được hàng. Thông thường mã vận đơn sẽ không được cung cấp cho người nhận. Do đó, họ sẽ không biết tình trạng giao hàng cho đến khi có bưu tá gọi. Nếu có mã vận đơn hoặc các nền tảng hiển thị hành trình đơn. Người nhận sẽ giảm bớt tình trạng sốt ruột, lo lắng vì phải chờ lâu.

Đối với người bán (chủ shop)

Công việc check vận đơn đặc biệt quan trọng với các shop online. Hàng hóa cũng chính là tài sản lưu động của shop. Quản lý vận đơn giúp bạn quản lý được tình trạng vận chuyển của hàng hóa.  Đã được vận chuyển cho khách chưa? Khách đã nhận được hàng chưa? Đúng số lượng, trọng lượng, địa chỉ không? Có phát sinh lỗi như hàng hỏng, mất hàng, thất lạc… trên đường đi không? Nếu có sự cố xảy ra bạn cũng có thể phát hiện ra ngay. Xử lý và báo cáo về đơn vị vận chuyển để nhận hỗ trợ về vấn đề ship hàng.

Một mã vận đơn còn có chứa đầy đủ thông tin và được xác nhận một cách rõ ràng giữa người giao và người nhận. Bên ngoài phiếu gửi sẽ ghi chính xác thông tin về người nhận và sản phẩm gửi đi.  Những ghi chép cẩn thận, rõ ràng, do đó bạn không phải mất công kiểm tra lại. Dịch vụ ship cũng đỡ mất thời gian trả lời những thông tin vận đơn của từng gói hàng. Khách hàng cũng chỉ cần căn cứ vào vận đơn mà thanh toán. Nhờ đó mà bên nhận, bên ship và bên gửi hạn chế tranh chấp vì đã có công cụ kiểm tra chính xác các thông tin. Mà không cần thêm giấy tờ hoặc bất kỳ chứng nhận nào khác.

Đây được xem là giải pháp tối ưu của ngành vận tải. Kiểm tra đơn vận thường xuyên giúp chủ shop để có thể nắm bắt được chi phí, số lượng hàng và thời gian nhận hàng một cách chính xác nhất và nhanh nhất.

>>> Lỗ “sấp mặt” vì không biết cách ship COD? Bạn cần đọc ngay: Tiết lộ cách ship cod giao hàng tiết kiệm với chi phí cực thấp

Note ngay những điểm quan trọng để tra mã vận đơn dễ dàng nhất

Truy cập đúng trang web, ứng dụng của đơn vị ship

Chỉ tính riêng dịch vụ vận chuyển trong nước đã có đến hàng trăm đơn vị đang hoạt động. Sự nở rộ của loại hình dịch vụ này khiến khách hàng dễ bị nhầm lẫn. Do đó, trước khi tra mã, hãy chắc chắn bạn đã tìm đúng địa chỉ. Tùy vào mỗi đơn vị mà việc tra cứu vận đơn được thực hiện ngay tại website, ứng dụng theo cách khác nhau. Nếu không truy cập đúng địa chỉ sẽ khiến khách hàng không thể nào thao tác thành công được. Cho nên, hãy đọc kĩ các thông tin hướng dẫn trước khi sử dụng, tránh trường hợp tra đi tra lại mất thời gian.

► Muốn kiểm tra lại thao tác tra vận đơn, bấm vào bài: Hướng dẫn chi tiết cách tra mã vận đơn Vnpost để kiểm soát hàng hóa

Bảo quản và nhập đúng mã vận đơn

Sử dụng phần mềm quản lý vận đơn tối ưu tra cứu

Việc tra cứu đồng loạt chỉ phù hợp với shop nhỏ lẻ ít đơn. Còn nếu như shop làm ăn lớn, một ngày ngàn đơn. Chắc chắn không thể nhập từng mã một vào trang web/ứng dụng để kiểm soát đơn hàng. Cách tốt nhất được áp dụng nhiều hiện nay đó là dùng phần mềm quản lý bán hàng Abit.

Nền tảng này đang kết nối với 6 đơn vị: GHN, GHTK, Vnpost, Viettel Post, J&T Express, Super Ship. Sau khi đã kết nối, người dùng có thể đẩy 1000 đơn hàng chỉ bằng 1 click chuột. Đơn hàng được đẩy tự động sang cho bộ phận vận chuyển xử lý sẽ có luôn mã vận đơn. Chủ shop chỉ cần ở nhà đóng gói hàng và chờ bưu tá qua lấy. Đồng thời check mã vận đơn ngay trên hệ thống Abit mà không cần mở bất kì website, ứng dụng nào khác.

>>> Nếu bạn ngại đọc bài hướng dẫn thì ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ để được nhân viên hướng dẫn sử dụng ngay nhé

Đơn hàng đi đến đâu, hệ thống sẽ tự động cập nhật tình trạng đến đó. Abit cũng thống kê nhanh tổng số đơn thành công, đơn hoàn, tỷ lệ hoàn để chủ shop điều chỉnh chiến lược bán hàng. Với hình thức ship COD, tiền thu hộ sẽ được quản lý bằng máy chính xác tuyệt đối. Chỉ cần upload File đối soát lên Abit ngay lập tức tiền hàng sẽ được cộng vào doanh thu. Những đơn chưa đối soát cũng sẽ được hiển thị riêng tiện cho việc kiểm soát và theo dõi.

Kết luận

Qua bài viết, chắc hẳn bạn đã hiểu lý do vì sao phải tra vận đơn. Đồng thời muốn làm kinh doanh lâu dài rất cần đầu tư vào công cụ quản lý vận đơn chuyên nghiệp như Abit. Ngoài nhưng tính năng đã đề cập, phần mềm còn có thể quản lý khách hàng, nhân sự, xuất nhập tồn,…Và rất nhiều ưu điểm phục vụ rất tốt cho cửa hàng kinh doanh đang chờ bạn khám phá.