Hướng dẫn xuất hóa đơn tự động trên sàn TMĐT – Chuẩn quy định 2026

Cùng với sự phát triển mạnh của thương mại điện tử, việc quản lý doanh thu và hóa đơn cho các đơn hàng online ngày càng được cơ quan thuế siết chặt. Theo quy định mới, doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các giao dịch trên sàn thương mại điện tử.  Điều này khiến việc xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee, TikTok Shop, Lazada… trở thành một phần quan trọng trong vận hành bán hàng.

1. Xuất hóa đơn trên sàn TMĐT là gì?

Xuất hóa đơn trên sàn TMĐT là quá trình tạo và phát hành hóa đơn điện tử cho các đơn hàng phát sinh từ kênh bán online như:

– Shopee

– TikTok Shop

– Lazada

– Website bán hàng

– Facebook / Zalo

Hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán ghi nhận thông tin giao dịch như:

– Người bán

-Người mua

– Hàng hóa

– Số lượng

– Giá trị thanh toán

– Thuế GTGT

Hóa đơn này được sử dụng để:

– Kê khai thuế

– Hạch toán doanh thu

– Làm chứng từ kế toán cho doanh nghiệp.

2. Những khó khăn khi xuất hóa đơn cho đơn hàng sàn TMĐT

Nhiều shop bán hàng online vẫn thực hiện xuất hóa đơn theo cách thủ công:

1. Tải dữ liệu đơn hàng từ sàn

2. Nhập lại thông tin vào phần mềm hóa đơn

3. Lập hóa đơn từng đơn

4. Gửi hóa đơn cho khách

Phương pháp này gây ra nhiều vấn đề:

1. Mất nhiều thời gian

Kế toán phải nhập lại thông tin cho từng đơn hàng.

2. Dễ sai sót dữ liệu

Ví dụ:

– sai mã số thuế

– sai tên khách hàng

– sai giá trị đơn hàng

>>> Đọc thêm về cách xử lý đơn hàng sai tên hàng hóa chuẩn Thông tư 78 và Nghị định 123

3. Khó quản lý khi đơn hàng lớn

Với các shop có 500 – 1000 đơn mỗi ngày, việc xuất hóa đơn thủ công gần như không khả thi.

Đó là lý do các doanh nghiệp bán hàng đa kênh cần giải pháp tự động hóa xuất hóa đơn.

3. Giải pháp xuất hóa đơn tự động cho đơn sàn bằng Abit

Phần mềm Abit cung cấp giải pháp kết nối giữa:

– Đơn hàng từ sàn TMĐT

– Hệ thống hóa đơn điện tử

Nhờ đó, toàn bộ quy trình từ đơn hàng → hóa đơn được tự động hóa.

Hệ thống của Abit có thể kết nối với nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến như:

– MISA meInvoice

– Viettel Sinvoice

– Mắt Bão Invoice.

Nhờ vậy doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử tự động cho các đơn hàng TMĐT mà không cần nhập liệu thủ công.

4. Quy trình xuất hóa đơn tự động cho đơn sàn trên Abit

Dưới đây là quy trình được hướng dẫn trong hệ thống Abit.

Bước 1: Kết nối phần mềm hóa đơn điện tử

Để sử dụng tính năng xuất hóa đơn tự động, doanh nghiệp cần:

– Có tài khoản phần mềm hóa đơn điện tử

– Có chữ ký số

– Kết nối hệ thống hóa đơn với Abit.

Sau khi kết nối, dữ liệu hóa đơn có thể được gửi trực tiếp từ Abit sang hệ thống hóa đơn.

>>> ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ PHẦN MỀM TẠI ĐÂY

Bước 2: Đồng bộ đơn hàng từ sàn TMĐT

Abit hỗ trợ đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh bán như:

– Shopee

– TikTok Shop

– Website

– Đơn vận chuyển ngoài sàn.

Toàn bộ dữ liệu đơn hàng sẽ được quản lý tập trung trong hệ thống.

>>> Tìm hiểu thêm về tính năng đồng bộ hóa đơn điện tử tự động

Bước 3: Cấu hình trạng thái để xuất hóa đơn

Người dùng có thể thiết lập trạng thái đơn hàng để hệ thống tự động tạo hóa đơn.

Ví dụ:

– Khi đơn hàng phát thành công

– Khi đơn hàng hoàn thành

Khi đơn đạt trạng thái này, Abit sẽ tự động tạo hóa đơn nháp và gửi sang hệ thống hóa đơn điện tử.

Bước 4: Ký số và phát hành hóa đơn

Sau khi hệ thống tạo hóa đơn:

1. Kế toán kiểm tra thông tin

2. Ký số hóa đơn

3. Phát hành hóa đơn

Quá trình này chỉ mất vài thao tác.

Bước 5: Gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi phát hành, hóa đơn sẽ được:

– gửi qua email

– gửi link tra cứu

– hoặc tải file PDF.

Khách hàng có thể truy cập hóa đơn bất cứ lúc nào.

5. Xử lý trường hợp đơn hàng hoàn trả

Một vấn đề phổ biến trong bán hàng online là đơn hoàn trả.

Khi đơn hàng đã xuất hóa đơn nhưng sau đó bị hoàn, Abit sẽ:

–  Tạo phiếu trả hàng

– Lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh số đã khai báo. 

Điều này giúp:

– Doanh thu tính thuế chính xác

– Tránh sai lệch báo cáo kế toán.

6. Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn TMĐT

Để tránh sai sót khi kê khai thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

Kiểm tra mã số thuế khách hàng

Sai mã số thuế sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ.

Xuất hóa đơn đúng thời điểm

Thông thường là khi giao hàng thành công hoặc theo quy trình kế toán.

Lưu trữ hóa đơn đúng quy định

Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ để phục vụ:

– Kiểm tra thuế

– Quyết toán

– Kiểm toán.

Kết luận

Việc xuất hóa đơn trên sàn TMĐT là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh bán hàng online.

Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng lớn, việc xuất hóa đơn thủ công sẽ rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Abit giúp doanh nghiệp:

– Đồng bộ đơn hàng từ các sàn

– Tự động xuất hóa đơn điện tử

– Xử lý đơn hoàn và điều chỉnh doanh thu

– Quản lý toàn bộ hoạt động bán hàng trên một hệ thống.

FAQ Schema (Câu hỏi thường gặp)

1. Bán hàng trên sàn TMĐT có bắt buộc xuất hóa đơn không?

Có. Theo quy định hiện hành, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để kê khai thuế.

2. Khi nào nên xuất hóa đơn cho đơn hàng online?

Thời điểm phổ biến là khi đơn hàng giao thành công hoặc theo thời điểm ghi nhận doanh thu của doanh nghiệp.

3. Có thể xuất hóa đơn tự động cho đơn Shopee không?

Có. Các phần mềm quản lý bán hàng như Abit cho phép tự động tạo hóa đơn từ đơn hàng Shopee, TikTok Shop.

4. Nếu đơn hàng bị hoàn thì xử lý hóa đơn thế nào?

Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để giảm doanh thu đã kê khai.