Những điểm cần lưu ý khi làm báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel

Dường như việc quản lý bán hàng bằng sổ sách đã không còn phù hợp với xu thế hiện tại. Hàng trăm giao dịch một ngày, lượng tiền và hàng lớn khiến bạn cần một công cụ thông minh hơn. Đó là báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel để hạn chế thất thoát, gian lận. Đọc ngay những lưu ý sau để lập file Excel nhanh, chính xác và đáp ứng kịp thời yêu cầu của công việc. 

Ý nghĩa của báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel

Báo cáo doanh thu bán hàng là tài liệu quan trọng, ghi chép lại doanh thu bán hàng hàng ngày. Trong đó thống kê chi tiết các hoạt động thu chi, theo dõi hàng hóa xuất bán dựa trên hóa đơn. Đồng thời lưu lại các chi phí phát sinh nếu có trong quá trình bán hàng. Cập nhật đơn giá hàng xuất để thay đổi báo giá cho nhân viên bán hàng kịp thời khi có chương trình khuyến mãi, chiết khấu,…

Trong khi cách lập báo cáo thủ công chưa rất nhiều hạn chế: phải tổng hợp nhiều số liệu từ nhiều sổ sách, dễ bị sai lệch, nhầm lẫn, tốn nhiều thời gian, gây áp lực cho kế toán. Dùng các mẫu báo cáo bán hàng hàng ngày trên phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel lại tỏ ra tốt hơn hẳn. Nó vừa dễ dàng cài đặt, gần gũi quen thuộc với nghiệp vụ kế toán. Lại có giá trị lưu trữ dài hạn hơn, tính toán chuẩn xác bằng máy nên không sợ nhầm lẫn.

Bảng báo cáo doanh thu bằng Excel là cơ sở để tạo các mẫu báo cáo doanh số bán hàng theo tháng, quý, năm. Giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh. Nhìn vào báo cáo sẽ biết được hôm nay bán được bao nhiêu đơn? Giá trị doanh thu nhiều hay ít? Tăng hay giảm so với ngày trước, tháng trước? Báo cáo cũng là cơ sở để tính hàng hóa xuất nhập tồn. Cân đối kho, kiểm kho định kỳ được chính xác và không thất thoát hàng hóa. Kết hợp các số liệu người quản lý sẽ đưa ra các chiến lược điều chỉnh hợp lý cho cửa hàng.

Tiêu chí để có báo cáo tính doanh thu bán hàng bằng excel

Các loại báo cáo phổ biến trong kinh doanh hiện nay được chia làm 2 dạng. Đó là báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết. Tùy vào mô hình kinh doanh và nhu cầu của quản lý để lựa chọn sao cho hợp lý nhất. Nếu bạn đang làm ở cửa hàng nhỏ lẻ, ít mặt hàng, lượng khách chưa nhiều. Có thể làm tổng hợp doanh thu bán hàng vào 1 file. Còn với những đơn vị lớn hơn, người ta cần những thông tin cụ thể theo thời gian, theo sản phẩm, theo nhân viên hoặc theo chi nhánh (với chuỗi cửa hàng).

Dù có làm tổng hợp hay phân loại thì một báo cáo doanh thu cũng phải đảm bảo các trường cơ bản:

+ Mặt hàng
+ Giá tiền
+ Thời gian
+ Nhân viên
+ Hóa đơn
+ Khách hàng

…………….

Hình thức làm báo cáo có thể làm theo chiều dọc hoặc ngang. Thực tế người ta chuộng làm ngang hơn để đảm bảo điền hết các thông tin quan trọng trong định lượng của khổ giấy A4. Dưới dây là mẫu báo cáo doanh thu bán hàng bằng excel bạn đọc nên tham khảo.

Mặt trái của cách làm báo cáo bán hàng bằng excel

Sử dụng Excel có thể là một lựa chọn tốt nhưng chưa thật sự tối ưu. Đó là lời nhận định của một kế toán sau hơn 3 năm tiếp xúc với hầu hết các báo cáo trong doanh nghiệp. Điều này làm hé lộ ra những nhược điểm “chết người” của công cụ này.

File Excel báo cáo doanh thu bán hàng bị giới hạn dung lượng

Điều này có thể khiến nhiều người bất ngờ ” ngã ngửa”. Bởi vì lâu nay ta vẫn lầm tưởng các dòng, cột và sheet trên trang tính là kéo dài vô tận. Nhưng thực tế Excel khi đạt đến số lượng dữ liệu lớn thì người dùng sẽ gặp nhiều vấn đề. Ví dụ như treo máy, máy giật, tốc độ xử lý chậm khiến làm việc khá ức chế. Chưa kể nhìn màn hình bạn sẽ bị choáng ngợp trước hàng km con số. Muốn tìm kiếm, chỉnh sửa thông tin gì cũng mất kha khá thời gian.

Excel không thể làm việc được nhiều người cùng lúc

Cách lập báo cáo doanh thu hàng ngày chắc chắn là chỉ mình kế toán công ty làm. Thậm chí các bộ phận có muốn giúp kế toán giảm áp lực cũng không có cách. Bởi vì Excel chỉ cho phép thao tác 1 người, 1 máy. Khi bạn muốn trao đổi thông tin cần phải share file qua lại giữa các bộ phận. Sau đó mới điều chỉnh lại các thông số cho phù hợp. Thao tác vừa mất nhiều thời gian, lại dễ sai sót trong quá trình làm.

Yêu cầu nghiệp vụ kế toán mới thao tác thành thạo

Điểm trừ rất lớn của Excel là các thao tác để lập báo cáo như thống kê, lọc, các phép tính toán đều dùng bằng hàm. Và nếu bạn không thuộc hết các hàm tính thì công việc sẽ rất khó khăn và phức tạp. Thậm chí có tải về  mẫu báo cáo doanh thu chi phí hàng tháng sẵn trên mạng. Nhưng không biết cách áp dụng hàm thì cũng rất tốn thời gian đi tìm hiểu. Có khi còn lâu hơn cả đi xử lý bằng thủ công thông thường.

Cân nhắc báo cáo doanh thu bán hàng bằng phần mềm thay file Excel

Để hạn chế những điểm trên, đội ngũ Abit đã cho ra đời phần mềm quản lý bán hàng. Trong đó có tính năng lập báo cáo doanh thu, báo cáo bán hàng tự động với hơn 12 mẫu. Đi kèm với các cột bảng biểu là các biểu đồ tròn, biểu đồ cột sinh động. Màu sắc đẹp mắt, dễ hiểu, giúp người dùng nhìn vào so sánh nhanh chóng.

Số liệu được cập nhật hoàn toàn tự động từ các hóa đơn bán hàng ở máy pos, máy in hóa đơn, máy quét tại quầy. Mỗi đơn hàng khi thanh toán thành công sẽ được update thông tin theo thời gian thực. Vì thế, bạn không cần chờ kế toán báo cáo bằng văn bản mất nhiều thời gian. Có thể kiểm tra ngay tình hình bán hàng bất kì thời điểm nào. Thông số 100% bằng máy nên độ chính xác tuyệt đối.

Giờ đây quản lý cửa hàng đã nằm gọn trong tầm tay của bạn. Một báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel sẽ không thể giúp bạn kiểm soát số liệu liên tục. Nhưng chỉ cần một smartphone hoặc ipad, laptop có kết nối internet trong tay. Dù có đang đi gặp đối tác, đi hội họp hay đi chơi với gia đình vẫn có thể kiểm soát tình hình và chỉ đạo từ xa hiệu quả!

Những tính năng khác của Abit như quản lý tương tác fanpage, kết nối đa kênh, đẩy đơn hàng loạt qua vận chuyển, ghi âm cuộc gọi telesale…  Hàng trăm shop kinh doanh đều hài lòng về kết quả đạt được sau khi dùng Abit. Nhanh tay Đăng ký dùng thử phần mềm miễn phí trong vòng 15 ngày và nhận ngàn ưu đãi từ Abit.

Tìm đọc thêm

So sánh các phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay