5 sai lầm phổ biến khi quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng là yếu tố cốt lõi của mọi doanh nghiệp. Quy trình hiệu quả giúp tối ưu nguồn lực và chi phí. Phần mềm Abit hỗ trợ quản lý đơn hàng nhanh chóng. Bài viết này liệt kê 5 sai lầm phổ biến khi quản lý đơn hàng. Đồng thời đưa ra giải pháp khắc phục với Phần mềm Abit.

1. Không đồng bộ hóa thông tin giữa các kênh bán hàng

Nhiều doanh nghiệp hiện kinh doanh đa kênh: website, Facebook, Shopee, Tiktok… Nếu không có hệ thống tập trung, thông tin đơn hàng sẽ phân tán. Đơn ảo dễ xảy ra khi khách đặt hai lần trên hai kênh. Kho hết hàng nhưng hệ thống chưa cập nhật kịp. Khó tra cứu lịch sử mua hàng và thông tin khách.

Hậu quả

– Tỷ lệ hủy đơn tăng do khách phát hiện hết hàng.

– Nhầm lẫn nhãn vận chuyển dẫn đến giao sai địa chỉ.

– Báo cáo doanh thu, tồn kho không chính xác.

Giải pháp với Phần mềm Abit

– Đồng bộ đơn hàng tự động từ tất cả kênh bán.

– Tồn kho tự động cập nhật khi có đơn mới.

– Báo cáo doanh thu, tồn kho theo kênh rõ ràng.

– Gán nhãn và phân loại đơn hàng nhanh chóng.

2. Thiếu quy trình xử lý đơn hàng rõ ràng

Nhiều cửa hàng nhỏ vẫn quản lý đơn thủ công. Nhân sự thay đổi, quy trình bị lỏng lẻo. Đơn ưu tiên gấp không được xử lý kịp. Lộ trình giao hàng được lên kế hoạch thủ công tốn thời gian. Không phân định rõ trách nhiệm cho từng nhân viên.

Hậu quả

– Đơn bị trễ hẹn, khách phàn nàn về thời gian giao.

– Chi phí vận chuyển tăng do lộ trình không tối ưu.

– Chất lượng đóng gói không kiểm soát, dễ thiếu phụ kiện.

Giải pháp với Phần mềm Abit

– Tùy biến quy trình xử lý (workflow) cho từng loại đơn.

– Checklist tự động cho các bước: xác nhận, đóng gói, giao hàng.

– Tính năng sắp xếp lộ trình giao hàng theo khu vực.

– Phân quyền rõ ràng: Admin, Quản lý kho, Chốt đơn, Giao nhận.

3. Không kiểm soát đầy đủ tồn kho và hàng trả lại

Quản lý tồn kho không chính xác khiến doanh nghiệp lúng túng. Hàng mới nhập về chưa cập nhật kịp liệu số lượng. Hàng trả lại không được ghi nhận dẫn đến mất mát. Không theo dõi lịch sử nhập – xuất – trả hàng chính xác.

Hậu quả

– Thiếu hàng cục bộ, mất cơ hội bán thêm.

– Tồn kho ứ đọng do nhập hàng không đúng thời điểm.

– Khó đối chiếu sổ sách và báo cáo tài chính.

Giải pháp với Phần mềm Abit

– Phiếu nhập – xuất – trả điện tử bằng mã QR/Barcode.

– Tồn kho được cập nhật theo thời gian thực.

– Lịch sử biến động tồn kho lưu đầy đủ chi tiết.

– Cảnh báo tồn kho dưới ngưỡng hoặc vượt mức an toàn.

– Quản lý đơn trả và liên kết chính sách đổi trả chặt chẽ.

4. Giao tiếp kém với đơn vị vận chuyển và khách hàng

Chuỗi giao hàng dễ bị đứt gãy nếu thông tin không đầy đủ. Đơn vị vận chuyển phải nhận thông tin thủ công qua Excel. Khách hàng không nắm được trạng thái đơn sau khi chốt. Khi sự cố xảy ra, khách không biết quy trình khiếu nại.

Hậu quả

– Tỷ lệ giao hàng thất bại cao do không liên lạc được.

– Nhân viên tốn thời gian trả lời nhiều cuộc gọi từ khách.

– Thương hiệu bị ảnh hưởng khi khách chia sẻ trải nghiệm xấu.

Giải pháp với Phần mềm Abit

– Kết nối API trực tiếp với Viettel Post, Giao Hàng Tiết Kiệm, J&T Express.

– Lấy mã vận đơn tự động và cập nhật trạng thái.

– Thông báo tự động cho khách qua SMS/Email theo 4 bước.

– Quản lý khiếu nại liên quan giao vận ngay trên hệ thống.

5. Thiếu báo cáo và phân tích dữ liệu hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn tổng doanh số mà bỏ qua phân tích chi tiết. Không biết mặt hàng nào bán chậm, mặt hàng nào bán chạy. Không đánh giá hiệu suất của từng đơn vị vận chuyển. Không đo lường trải nghiệm khách hàng qua feedback và đánh giá.

Hậu quả

– Kế hoạch kinh doanh và marketing không dựa trên dữ liệu cụ thể.

– Chi phí đầu tư cho kênh/mặt hàng kém hiệu quả không được tối ưu.

– Không cải thiện quy trình để nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Giải pháp với Phần mềm Abit

– Báo cáo doanh thu và lợi nhuận theo ngày, tuần, tháng, quý.

– So sánh tăng trưởng và dự báo xu hướng kinh doanh.

– Phân tích chi phí vận chuyển chi tiết theo đối tác.

– Báo cáo vòng quay hàng tồn và gợi ý nhập hàng hợp lý.

– Đo lường chỉ số chất lượng đơn: Order Accuracy Rate, Delivery On-time Rate, Return Rate.

Kết luận

Quản lý đơn hàng cần một quy trình chuẩn và công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp. Phần mềm Abit giúp đồng bộ đơn hàng và tồn kho theo thời gian thực. Hỗ trợ tối ưu quy trình xử lý, kết nối vận chuyển và phân tích dữ liệu. Tránh 5 sai lầm phổ biến trong quản lý đơn hàng. Hãy trải nghiệm Phần mềm Abit để nâng cao hiệu suất bán hàng và tăng trưởng bền vững.

Liên hệ Phần mềm Abit

– Website: www.abit.vn

– Hotline: 024 6674 8888

– Email: support@abit.vn