[CẬP NHẬT MỚI] Các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử

Cập nhật mới nhất các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần biết gì để tránh bị phạt. Trước tiên cùng Abit tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì và nguyên tắc bắt buộc khi lập hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được lập, ký số, gửi và lưu trữ bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về thuế.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ 01/07/2022, hầu hết doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.

2. Nguyên tắc bắt buộc lập hóa đơn điện tử

Người bán bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử khi:

– Bán hàng hóa

– Cung cấp dịch vụ

– Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ

– Chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa

– Dùng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mại, biếu tặng, cho vay, cho mượn, trả thay lương

👉 Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.

3. [CẬP NHẬT MỚI] Các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử

3.1. Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Đây là trường hợp phổ biến và bắt buộc lập hóa đơn điện tử, bao gồm:

– Bán lẻ hàng hóa

– Bán buôn

– Cung cấp dịch vụ (ăn uống, vận tải, sửa chữa, tư vấn, phần mềm…)

Không lập hóa đơn hoặc lập sai thời điểm có thể bị phạt từ 4 – 20 triệu đồng.

3.2. Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho cá nhân không lấy hóa đơn

Vẫn phải lập hóa đơn điện tử, dù người mua không yêu cầu hóa đơn.

Ví dụ:

– Cửa hàng bán lẻ

– Quán cà phê, nhà hàng

– Shop online bán qua Facebook, TikTok, Shopee

Doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn tổng hoặc hóa đơn từng lần theo quy định.

3.3. Bán hàng, cung cấp dịch vụ thu tiền trước

Các trường hợp:

– Khách đặt cọc

– Thu tiền trước hợp đồng

– Thu phí dịch vụ trước khi thực hiện

📌 Thời điểm lập hóa đơn: thời điểm thu tiền (trừ một số dịch vụ đặc thù theo quy định).

>>> Xem thêm: Cách xử lý sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất 

3.4. Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng

Doanh nghiệp bắt buộc lập hóa đơn điện tử, kể cả không thu tiền, bao gồm:

– Hàng khuyến mại

– Hàng biếu tặng khách hàng

– Quà tặng nội bộ

– Hàng dùng để quảng cáo, trưng bày

Trên hóa đơn ghi rõ:

“Hàng khuyến mại – không thu tiền” hoặc “Biếu tặng – không thu tiền”.

3.5. Hàng hóa, dịch vụ dùng để trả thay lương cho người lao động

Ví dụ:

– Trả lương bằng sản phẩm

– Trả thưởng bằng hàng hóa/dịch vụ

➡️ Bắt buộc lập hóa đơn điện tử và kê khai thuế theo quy định.

3.6. Hàng hóa luân chuyển nội bộ nhưng có chuyển quyền sở hữu

Nếu:

– Chuyển hàng giữa các đơn vị hạch toán độc lập

– Xuất hàng cho chi nhánh bán hàng

➡️ Phải lập hóa đơn điện tử

❗ Trường hợp luân chuyển nội bộ không chuyển quyền sở hữu thì không cần lập hóa đơn, chỉ dùng phiếu xuất kho.

3.7. Xuất hàng để tiêu dùng nội bộ

– Dùng sản phẩm cho hoạt động sản xuất kinh doanh

– Dùng cho phúc lợi nhân viên

➡️ Bắt buộc lập hóa đơn điện tử (trừ một số trường hợp phục vụ trực tiếp SXKD).

3.8. Bán hàng, cung cấp dịch vụ qua sàn TMĐT, mạng xã hội

Bao gồm:

– Shopee, Lazada, Tiki

– TikTok Shop

– Facebook, Zalo, website riêng

Dù sàn thu hộ tiền, người bán vẫn là bên phải lập hóa đơn điện tử.

3.9. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo phương pháp kê khai

Theo quy định mới:

– Hộ kinh doanh kê khai thuế

– Hộ kinh doanh doanh thu lớn

– Hộ kinh doanh thuộc ngành nghề rủi ro cao

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (có mã của cơ quan thuế).

4. Trường hợp KHÔNG bắt buộc lập hóa đơn điện tử

Một số trường hợp ngoại lệ:

– Cá nhân không kinh doanh bán tài sản riêng

– Luân chuyển nội bộ không chuyển quyền sở hữu

– Một số dịch vụ đặc thù theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính

Tuy nhiên, các trường hợp này rất hạn chế, cần đối chiếu kỹ quy định.

5. Mức phạt nếu không lập hóa đơn điện tử đúng quy định

Ngoài ra có thể bị ấn định thuế nếu vi phạm nghiêm trọng.

6. Giải pháp tránh sai sót khi lập hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nên:

– Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp bán hàng

– Tự động lập hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch

– Kết nối trực tiếp cơ quan thuế

– Quản lý hóa đơn tập trung, tránh thất lạc

Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử giúp:

– Xuất hóa đơn nhanh

– Đúng thời điểm

– Đúng quy định Thông tư 78

7. Kết luận

Các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử ngày càng được siết chặt, đặc biệt với:

• Bán lẻ

• Kinh doanh online

• Hộ kinh doanh

👉 Việc hiểu đúng – làm đúng không chỉ giúp tránh bị phạt mà còn minh bạch tài chính, thuận lợi quyết toán thuế.