Làm thế nào để chăm sóc khách hàng qua email đạt hiệu quả cao?

Email có lẽ đã quá quen thuộc với mỗi doanh nghiệp trong việc trao đổi thông tin với nhân viên. Nhưng sẽ là một bước chuyển mình đặc biệt nếu biết dùng email để chăm sóc khách hàng. Và dưới đây Abit sẽ hướng dẫn bạn một số cách chăm sóc khách hàng qua email hiệu quả.

Tiêu đề email có chứa thông tin mang tính chất “gây tò mò” hoặc “hứng thú”

Một nguyên tắc khi xây dựng email là tiêu đề không được bỏ trống. Khách hàng của chúng ta hầu hết là người bận rộn, họ không có thời gian để vào email của bạn xem thông tin bên trong là gì. Vì thế khi viết email gửi cho khách hàng hãy cố gắng viết tiêu đề tóm gọn nội dung của email với những từ ngữ “gây tò mò” hoặc “hứng thú” để khách hàng muốn mở để xem ngay và luôn.

Mở đầu lời chào mang tính chất cá nhân – cách chăm sóc khách hàng qua email hiệu quả

Khi gửi thư ngỏ chăm sóc khách hàng hãy thể hiện một cách chân thành bằng lời chào mang tính chất cá nhân. Cá nhân ở đây là gì? Chính là tên của người mua chứ không phải là quý khách hàng chung chung. Mở đầu email bạn có thể dùng từ anh/chị kèm với tên của khách để thể hiện sự thân thiện, gần gũi nhưng vẫn giữ được văn hóa lịch sự. Khách hàng khi nhận được mail cũng cảm thấy vui vẻ và nhận được sự tôn trọng từ phía doanh nghiệp.

Ngôn ngữ dễ hiểu cũng là cách chăm sóc khách hàng qua email hiệu quả

Khi viết email cho khách hàng bạn cần tránh sử dụng ngôn từ phức tạp, nghĩa bóng, khó hiểu. Đặc biệt không dùng từ ngữ địa phương hay thuật ngữ chuyên ngành. Thư email, từng câu, từng chữ cũng như là lời nói bạn giao tiếp với khách hàng hãy làm nó thật đơn giản, lịch sự, dễ hiểu và hướng đến trọng tâm vấn đề. Đừng viết lan man đủ thứ khách hàng sẽ không bao giờ muốn đọc một bức thư như vậy!

♦ Không chỉ riêng Email, các ứng dụng phần mềm quản lý inbox cũng được xem là một trong những giải pháp tiếp cận, chăm sóc khách hàng hiệu quả. Đặc biệt là trên các nền tảng mạng xã hội. Đừng bỏ qua, hãy cũng tìm hiểu áp dụng cho hoạt động kinh doanh của mình nhé!

Gửi email chăm sóc khách hàng vào thời điểm thích hợp

Không chỉ nội dung mà thời điểm gửi email cũng có giá trị tương đương nhau. Bạn cần phải lựa chọn những thời điểm thích hợp phù hợp với chủ đề để không bị cho làm làm phiền, “quấy nhiễu” khách hàng. Ông cha ta có câu: “đúng người, đúng thời điểm” sẽ hạnh phúc. Câu nói ấy cũng không đúng với thời điểm gửi mail cho khách hàng. Vậy thời điểm thích hợp để gửi email cho khách hàng là khi nào?

• Bạn nên gửi email cho khách hàng vào dịp lễ như Tết, Noel… Đây là dịp thích hợp để bạn gửi lời cảm ơn và câu chúc chân thành của mình đến họ.
• Gửi email chúc mừng nhân ngày sinh nhật của khách hàng cũng là cách hiệu quả để bạn tạo ấn tượng tốt với họ.
• Gửi email để xin cảm nhận của khách hàng về sản phẩm dịch vụ sau một thời gian khách hàng đã sử dụng. Để biết xem khách hàng có hài lòng về sản phẩm dịch vụ của mình không.
• Gửi email để thông báo về tiến trình giao hàng để khách hàng chủ động về thời gian
• Gửi email để thông báo về một sự kiện ra mắt sản phẩm mới hay một chương trình ưu đãi, khuyến mãi sắp tới để cung cấp cho khách hàng những thông tin giá trị, có ích cho họ.
• Gửi email để giải quyết những thắc mắc của khách hàng

♦ Đọc thêm: Bật mí những kinh nghiệm làm email marketing hiệu quả từ chuyên gia

Phản hồi email nhanh chóng

Đây cũng là cách chăm sóc khách hàng hiệu quả. Bởi vì khách hàng luôn mong muốn nhận được sự giải đáp nhanh chóng từ doanh nghiệp trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Sự chậm trễ có thể khiến khách hàng khó chịu và vô tình đẩy sự việc đi xa. Vì thế, để thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp với khách hàng, trong mọi trường hợp hãy phản hồi email của họ nhanh chóng. Đối với những vấn đề nghiêm trọng không thể giải quyết ngay thì hãy xin khách hàng gia hạn thời gian giải quyết. Điều này sẽ làm khách hàng cảm thấy bạn có trách nhiệm với vấn đề của họ chứ không phải lẩn tránh. Cho dù câu trả lời là ngay bây giờ hoặc ngày mai thì hãy nhớ luôn phải phản hồi khách hàng trong ngày 1 ngày làm việc nhé!

♦ Hiện nay, để có thể mang lại cho khách hàng nhiều trải nghiệm, cũng như sự thoải mái và an tâm khi sử dụng sản phẩm dịch vụ cung cấp, không chỉ riêng Email mà ngay cả Inbox, hay comment của khách hàng cũng cần được phản hồi nhanh chóng. Để làm được điều này, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng trên Facebook là thực sự cần thiết.

Luôn nói lời “Thank you” ở mỗi cuối Email

Tuy chỉ là câu giao tiếp thông thường trong cuộc sống hàng ngày nhưng đó là cách chăm sóc khách hàng qua email hiệu quả. Điều này làm cho khách hàng cảm nhận bạn thực sự quan tâm đến họ. Hoặc bạn rất vui vì nhận được phản hồi từ họ ngay cả khi đó là sự phàn nàn. Và dù là khách hàng lần đầu tiên mua hàng thì họ cũng cảm nhận được sự tôn quý. Hay khách hàng cũ đã từng “xung đột” thì giây phút này họ lại cảm thấy thoải mái và có thể coi như mọi chuyện không có gì. Vì thế, hãy nhớ luôn cảm ơn khách hàng sau trong mỗi email nhé!

♦ Đọc thêm: Cách trả lời comment trên Fanpage hay ho, hấp dẫn và hiệu quả

Trên đây là một số cách chăm sóc khách hàng qua email đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao. Hi vọng những thông tin trên có ích cho doanh nghiệp trong việc giải quyết khó khăn với khách hàng của mình. Từ đó nhằm năng cao tính trải nghiệm và sự gắn bó của người dùng.