Cẩn thận rủi ro khi sử dụng file Excel theo dõi bán hàng

Khó sử dụng

Trên thực tế, để làm quen và sử dụng thành thạo Excel không phải là chuyện ngày một ngày hai. Thậm chí bạn có thể mất vài tháng mới có thể thuộc hết các hàm, công thức tính toán của nó. Chưa kể đến các vấn đề phức tạp như thêm bớt kho bằng công thức, lọc dữ liệu, thiết kế trang tính, in ấn,… đều là những bài toán khá đau đầu. Việc cân nhắc sử dụng hàm nào cho file Excel không hề đơn giản như bạn nghĩ. Kể cả tải các file được thiết lập sẵn trên mạng thì cũng chưa chắc đã phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.

Và đây là dẫn chứng cụ thể giữa việc quản lý kho bằng Excel và bằng phần mềm Abit: Đánh giá tổng quan về Excel và phần mềm quản lý kho hàng

Mất nhiều thời gian nhập liệu, dễ sai sót

Có thể nói, Excel ra đời là để khai tử cách tính toán thủ công trên sổ sách. Thế nhưng, người dùng vẫn không thể thoát khỏi kiếp nhập liệu bằng tay. Bởi nó chỉ khác nhau ở chỗ, thay vì ghi vào giấy thì bạn thực hiện trên các thiết bị điện tử. Điều này không chỉ gây mất thời gian, hao tốn nguồn nhân lực mà còn dễ dẫn đến các sai sót và nhầm lẫn. Nhất là khi khối lượng hàng hóa quá lớn.

Bảo mật thấp

Excel là phần mềm offline, vì vậy mọi thông tin sẽ được lưu trữ tại bộ nhớ của máy tính. Đồng nghĩa với việc, khi máy móc bị trục trặc, virus xâm nhập, người lạ truy cập,… rất dễ khiến dữ liệu bị mất, đánh cắp. Rủi ro thấp thì phải bỏ thời gian để sửa chữa, công việc ngưng trệ. Nghiêm trọng hơn thì mất hoàn toàn thông tin hoặc bị đối thủ đánh cắp dữ liệu. Thêm vào đó, Excel không hề có tính năng ghi nhớ thao tác, vậy nên nếu xảy ra sự cố, nhà quản lý sẽ không thể truy cứu trách nhiệm thuộc về ai.

Khả năng trao đổi thông tin bị hạn chế

Như đã đề cập ở trên, Excel là phần mềm offline nên không cho phép nhiều người cùng thao tác trên file cùng lúc. Không những thế, khi muốn trao đổi thông tin với nhiều người, bạn sẽ phải lưu lại và gửi file cho người khác thông qua email, tin nhắn mạng xã hội,… Điều này khiến các bước xử lý công việc trở nên rườm rà, chồng chéo và mất nhiều thời gian.

Không có chức năng tạo báo cáo kinh doanh

Bạn chỉ có thể tạo một số biểu đồ, bảng tính đơn giản với những dữ liệu có sẵn. Nhà quản lý sẽ không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan hay quản lý toàn diện cửa hàng, doanh nghiệp. Dẫn đến tình trạng, mỗi lần muốn xem báo cáo phải tính toán lại dữ liệu từ đầu. Khiến bạn không thể nắm bắt chính xác và kịp thời, gây khó khăn trong việc kiểm soát và đưa ra các quyết định quan trọng.

Hiện nay, trong thời buổi công nghệ 4.0 việc đa dạng hóa kênh bán hàng là không thể tránh khỏi. Nếu chỉ với Excel thì dường như việc lập báo cáo theo kênh bán hàng là một điều gì đó khó có thể giải quyết trong vòng vài phút. Nhưng với Abit – phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng thì lại là một điều đơn giản. Xem ngay: Lợi thế và cách sử dùng tính năng báo cáo bán hàng theo kênh trên Abit.

Giải pháp thay thế file Excel theo dõi bán hàng

Khi Excel đã dần trở nên lạc hậu và không còn phù hợp với nhu cầu kinh doanh hiện nay. Phần mềm quản lý bán hàng được ra đời như một giải pháp tuyệt vời. Giúp giải quyết những khó khăn mà người “tiền bối” đi trước chưa thực hiện được. Trong đó, không thể không kể đến phần mềm quản lý bán hàng Abit. Đây là cái tên đã quá quen thuộc với không ít nhà kinh doanh. Nhờ vào các tính năng nổi trội như: