Cẩn thận rủi ro khi sử dụng file Excel theo dõi bán hàng

25/04/2022 697

Sử dụng file Excel theo dõi bán hàng là một trong những cách quen thuộc để nhiều doanh nghiệp và cửa hàng nhằm kiểm soát hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, đây lại là phương pháp mang đến không ít rủi ro tiềm ẩn. Vậy, những rủi ro đó là gì? Làm cách nào để loại bỏ chúng? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Tại sao nhiều người lại sử dụng file Excel theo dõi bán hàng?

Không phải ngẫu nhiên mà Excel lại được sử dụng trong rất nhiều lĩnh vực, đặc biệt là kinh doanh. Có thể thấy một vài lợi ích nổi bật mà nó mang đến đó là:

  • Mang lại hiệu quả vượt trội so với việc quản lý thủ công bằng sổ sách
  • Không phụ thuộc vào bất cứ nhà phát triển nào, người dùng có thể tự thêm các trường mới sao cho phù hợp với mục đích kinh doanh của mình
  • Hoàn toàn miễn phí, giảm thiểu chi phí đầu tư
  • Cho phép người dùng tính toán nhanh chóng và chính xác thông qua việc thiết lập các hàm
  • Lưu trữ thông tin dễ dàng, tiện lợi
  • Hỗ trợ phân loại các mục, ngành, hàng hóa, nhân viên,…
  • Dễ dàng tổng hợp, thống kê

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel có phải là giải pháp phù hợp cho việc kinh doanh thời công nghệ số?

Tại sao nhiều người lại sử dụng file Excel theo dõi bán hàng?
Tại sao nhiều người lại sử dụng file Excel theo dõi bán hàng?

Rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng file Excel theo dõi bán hàng

Mặc dù chúng ta có thể liệt kê ra rất nhiều lợi ích của Excel trong việc theo dõi hoạt động bán hàng. Tuy nhiên, phía sau nó vẫn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro và hạn chế. Có thể kể đến như:

Khó sử dụng

Trên thực tế, để làm quen và sử dụng thành thạo Excel không phải là chuyện ngày một ngày hai. Thậm chí bạn có thể mất vài tháng mới có thể thuộc hết các hàm, công thức tính toán của nó. Chưa kể đến các vấn đề phức tạp như thêm bớt kho bằng công thức, lọc dữ liệu, thiết kế trang tính, in ấn,… đều là những bài toán khá đau đầu. Việc cân nhắc sử dụng hàm nào cho file Excel không hề đơn giản như bạn nghĩ. Kể cả tải các file được thiết lập sẵn trên mạng thì cũng chưa chắc đã phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.

Và đây là dẫn chứng cụ thể giữa việc quản lý kho bằng Excel và bằng phần mềm Abit: Đánh giá tổng quan về Excel và phần mềm quản lý kho hàng

Rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng file Excel theo dõi bán hàng
Rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng file Excel theo dõi bán hàng

Mất nhiều thời gian nhập liệu, dễ sai sót

Có thể nói, Excel ra đời là để khai tử cách tính toán thủ công trên sổ sách. Thế nhưng, người dùng vẫn không thể thoát khỏi kiếp nhập liệu bằng tay. Bởi nó chỉ khác nhau ở chỗ, thay vì ghi vào giấy thì bạn thực hiện trên các thiết bị điện tử. Điều này không chỉ gây mất thời gian, hao tốn nguồn nhân lực mà còn dễ dẫn đến các sai sót và nhầm lẫn. Nhất là khi khối lượng hàng hóa quá lớn.

Bảo mật thấp

Excel là phần mềm offline, vì vậy mọi thông tin sẽ được lưu trữ tại bộ nhớ của máy tính. Đồng nghĩa với việc, khi máy móc bị trục trặc, virus xâm nhập, người lạ truy cập,… rất dễ khiến dữ liệu bị mất, đánh cắp. Rủi ro thấp thì phải bỏ thời gian để sửa chữa, công việc ngưng trệ. Nghiêm trọng hơn thì mất hoàn toàn thông tin hoặc bị đối thủ đánh cắp dữ liệu. Thêm vào đó, Excel không hề có tính năng ghi nhớ thao tác, vậy nên nếu xảy ra sự cố, nhà quản lý sẽ không thể truy cứu trách nhiệm thuộc về ai.

Chình vì vậy, việc sử dụng điện toán đám mây đang được các nhà công nghệ áp dụng để lưu trữ nhiều hơn nguồn dữ liệu. Và các phần mềm quản lý bán hàng đều áp dụng phương thức này nhằm giúp các doanh nghiệp quản lý tốt hơn nguồn tài nguyên của mình.

Bảo mật thấp
Bảo mật thấp

Khả năng trao đổi thông tin bị hạn chế

Như đã đề cập ở trên, Excel là phần mềm offline nên không cho phép nhiều người cùng thao tác trên file cùng lúc. Không những thế, khi muốn trao đổi thông tin với nhiều người, bạn sẽ phải lưu lại và gửi file cho người khác thông qua email, tin nhắn mạng xã hội,… Điều này khiến các bước xử lý công việc trở nên rườm rà, chồng chéo và mất nhiều thời gian.

Không có chức năng tạo báo cáo kinh doanh

Bạn chỉ có thể tạo một số biểu đồ, bảng tính đơn giản với những dữ liệu có sẵn. Nhà quản lý sẽ không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan hay quản lý toàn diện cửa hàng, doanh nghiệp. Dẫn đến tình trạng, mỗi lần muốn xem báo cáo phải tính toán lại dữ liệu từ đầu. Khiến bạn không thể nắm bắt chính xác và kịp thời, gây khó khăn trong việc kiểm soát và đưa ra các quyết định quan trọng.

Hiện nay, trong thời buổi công nghệ 4.0 việc đa dạng hóa kênh bán hàng là không thể tránh khỏi. Nếu chỉ với Excel thì dường như việc lập báo cáo theo kênh bán hàng là một điều gì đó khó có thể giải quyết trong vòng vài phút. Nhưng với Abit – phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng thì lại là một điều đơn giản. Xem ngay: Lợi thế và cách sử dùng tính năng báo cáo bán hàng theo kênh trên Abit.

Không có chức năng tạo báo cáo kinh doanh
Không có chức năng tạo báo cáo kinh doanh

Giải pháp thay thế file Excel theo dõi bán hàng

Khi Excel đã dần trở nên lạc hậu và không còn phù hợp với nhu cầu kinh doanh hiện nay. Phần mềm quản lý bán hàng được ra đời như một giải pháp tuyệt vời. Giúp giải quyết những khó khăn mà người “tiền bối” đi trước chưa thực hiện được. Trong đó, không thể không kể đến phần mềm quản lý bán hàng Abit. Đây là cái tên đã quá quen thuộc với không ít nhà kinh doanh. Nhờ vào các tính năng nổi trội như:

  • Tự động ở hầu hết các khâu. Giảm thiểu tối đa việc nhập liệu và các thao tác thủ công
  • Khả năng kết nối và đồng bộ không giới hạn số lượng Fanpage, sàn TMĐT, Website,…
  • Quản lý tương tác trên Fanpage
  • Cách quản lý đơn hàng online tự động, cho phép theo dõi tập trung trên cùng một giao diện
  • Kết nối với các đơn vị vận chuyển lớn. Đẩy hàng loạt đơn hàng chỉ với một click chuột
  • Hỗ trợ quản lý kho hàng, xuất-nhập tồn
  • Quản lý khách hàng, sản phẩm, nhà cung cấp, nhân viên hiệu quả
  • Cung cấp hệ thống báo cáo đầy đủ, chi tiết, kịp thời
  • Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản, dễ sử dụng
  • Quản lý từ xa trên các thiết bị di động, máy tính bảng, laptop
  • Và còn rất nhiều các tính năng ưu việt khác

BẠN CÓ BIẾT: Hiện tại phần mềm bán hàng Abit đang có chương trình DÙNG THỬ MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với đầy đủ TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG

Giải pháp thay thế file Excel theo dõi bán hàng
Giải pháp thay thế file Excel theo dõi bán hàng

Sử dụng file Excel theo dõi bán hàng ngày càng lộ rõ nhiều khuyết điểm. Để giải quyết tình trạng này thì phần mềm quản lý bán hàng Abit chính là giải pháp không thể tối ưu hơn. Hy vọng bài viết có thể mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Chúc các bạn thành công.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐA KÊNH (FANPAGE, SÀN TMĐT), QUẢN LÝ TỒN KHO.

btn

lấy sỉ đồ chơi trẻ em
Không nghi ngờ gì nữa, đây là nơi nhập sỉ đồ chơi trẻ em tốt nhất hiện nay
19/05/2020 2390

Nguồn hàng sỉ đồ chơi trẻ em hiện nay đang được dân kinh doanh săn lùng ráo riết. Bởi vì nó đem đến nguồn “lợi nhuận khủng” và lượng khách hàng đông đảo cho các shop. Với những người mới…

banner sidebar right
Los AngelesChủ đề hot