Chuyên gia ơi! Nên dùng Excel hay phần mềm quản lý kho hàng?

Việc quản lý hàng hóa được xem như một bài toán khó khiến các doanh nghiệp lớn cho đến các cửa hàng nhỏ phải đau đầu. Chính vì thế những công cụ hỗ trợ cho công việc này là excel và phần mềm quản lý kho hàng luôn được đặt lên “bàn cân” so sánh.

Hiện nay hai phương pháp được sử dụng phổ biến nhất trong quản lý kho là Excel và phần mềm quản lý. Tuy nhiên để lựa chọn một phương pháp quản lý hiệu quả và phù hợp thì cần phải đánh giá qua nhiều yếu tố. Vậy đâu mới là công cụ tối ưu giúp quản lý hàng hóa hiệu quả? Hãy đọc ngay những thông tin trong bài viết sau để biết các chuyên gia sẽ đánh giá như thế nào nhé!

Đánh giá tổng quan về Excel và phần mềm quản lý kho hàng 

Đánh giá ưu – nhược điểm

Hiệu quả sử dụng chắc chắn là yếu tố mà mọi đơn vị kinh doanh đều cần phải nhận định. Và cân nhắc trước khi sử dụng một trong hai phương pháp này. Sau đây là một số đánh giá cụ thể:

Quản lý kho hàng bằng Excel: đây là cách được nhiều doanh nghiệp hoặc cửa hàng nhỏ sử dụng. Ưu điểm của nó là có thể lưu trữ thông tin sản phẩm, khách hàng… theo từng file riêng biệt. Nếu bạn không có quá nhiều sản phẩm thì phương pháp thực sự phù hợp để quản lý. Tuy nhiên, với lượng mặt hàng đa dạng thì việc lưu trữ và tìm kiếm lại gặp khá nhiều khó khăn. Hơn nữa không phải ai cũng thành thạo Excel để thực hiện các hàm phức tạp. Và muốn quản lý thì lúc nào cũng phải có máy tính.

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng: Mọi hoạt động xuất – nhập hàng hóa đều được thực hiện trên phần mềm. Nên không cần tới lượng lớn nhân sự để kiểm soát. Việc quản lý kho không chỉ là trách nhiệm của thủ kho mà còn là sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban như: bộ phận bán hàng, kế toán, nhà quản lý,… Dữ liệu sau khi cập nhật sẽ được xử lý tự động để cho ra kết quả chính xác nhất. Khả năng quản lý linh động khi phần mềm được tích hợp trên các thiết bị di động thông minh. Tuy nhiên, nếu cửa hàng của bạn chỉ có một vài sản phẩm. Thì việc sử dụng phần mềm sẽ khiến quy trình trở nên cồng kềnh và phức tạp.

Tìm hiểu chi tiết: Cách quản lý kho hàng hiệu quả với phần mềm quản lý bán hàng

Khả năng tích hợp công nghệ

Khi sử dụng Excel bạn sẽ thực hiện công việc quản lý theo một quy trình nhất định. Phương pháp này không sử dụng bất kỳ một thiết bị hỗ trợ nào. Trong khi đó hầu hết những phần mềm hiện nay đều có thể kết nối với rất nhiều thiết bị như: máy quét mã vạch để đọc thông tin sản phẩm, máy in hóa đơn…

Bên cạnh đó, các phần mềm sẽ được phát triển liên tục, các tính năng mới cũng được nhà cung cấp cập nhật nhanh chóng và thường xuyên. Còn đối với Excel hầu như không có sự thay đổi.

Đánh giá tính bảo mật

Dữ liệu hàng hóa và những hoạt động trong kho hàng cũng rất quan trọng đối với các đơn vị kinh doanh. Chính vì thế mức độ bảo mật cũng là một trong những yếu tố để đánh giá và lựa chọn phương pháp phù hợp.

Những file quản lý Excel sẽ được quản lý thành các tệp trên máy tính. Vì vậy, nếu máy tính bị nhiễm phần mềm độc hại, virus thì rất dễ bị mất dữ liệu.

Vậy app quản lý kho hàng liệu có tính bảo mật cao không? Câu trả lời là mức độ bảo mật khá cao. Bởi hầu hết các phần mềm hiện nay sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Tất cả thông tin sẽ được quản lý trên mạng internet. Điều này giúp dữ liệu luôn an toàn và người dùng có thể mã hóa thông tin một cách dễ dàng.

Bảo mật tuyệt đối với phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng Abit. Bạn đã biết chưa?

Nên sử dụng Excel hay phần mềm quản lý kho hàng?

Chúng ta không thể đưa ra được câu trả lời đồng nhất rằng nên sử dụng Excel hay phần mềm để quản lý kho hàng. Bởi nó còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Chẳng hạn như: quy mô kinh doanh, độ đa dạng của hàng hóa, lượng khách hàng,… Nhưng với những phân tích ở trên có thể thấy: Nếu đơn vị kinh doanh với quy mô nhỏ lẻ, ít mặt hàng, ít các trạng thái giao dịch thì Excel vẫn là một công cụ hiệu quả. Ngược lại khi bạn kinh doanh với mô hình lớn, hay đơn giản là có nhiều mã hàng, khối lượng sản phẩm lớn, quy trình xuất-nhập phức tạp,… thì sử dụng phần mềm quản lý kho mới chính là giải pháp tối ưu nhất.

Phần mềm quản lý kho Abit – lựa chọn hàng đầu của các chuyên gia

Một trong những phương án mà nhiều doanh nghiệp, cửa hàng lựa chọn nhất hiện nay. Đó là phần mềm bán hàng có tích hợp tính năng quản lý kho hiệu quả. Trong đó, phần mềm Abit với phân hệ quản lý kho là Abit Pos chính là cái tên được rất nhiều chuyên gia khuyên dùng. Nhờ các giải pháp tuyệt vời mà nó mang lại. Với Abit Pos, người dùng có thể:

• Quản lý danh mục và phân nhóm hàng quá.
• Quản lý danh sách hàng hóa chung cho nhiều chi nhánh, kho hàng.
• Quy trình xuất-nhập đơn giản. Có thể nhập kho ngay bằng phiếu nhập mua.
• Kiểm soát kế hoạch nhập hàng, định mức. Lập các dự báo hàng tồn kho, cảnh báo hết hàng khi chạm đến ngưỡng.
• Quản lý sổ kho hàng hóa gồm: tồn đầu, nhập, nhập trả, nhập nội bộ, xuất nội bộ, xuất bán, xuất trả, tồn cuối.
• Phương pháp quản lý giá vốn linh động.
• Cung cấp các báo cáo về lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng.
• Cùng rất nhiều các tính năng tuyệt vời khác.

Đặc biệt, phần mềm Abit cho phép người dùng trải nghiệm 15 ngày sử dụng miễn phí. Với đầy đủ các tính năng. Để đăng ký dùng thử, bạn click TẠI ĐÂY.

Việc chọn Excel hay phần mềm quản lý kho hàng sẽ phụ thuộc vào thực trạng hoạt động kinh doanh của bạn. Hy vọng rằng, những thông tin mà bài viết mang lại thực sự hữu ích. Và giúp bạn tìm ra những giải pháp phù hợp nhất. Chúc các bạn thành công.