Có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng excel hay không?

Phần mềm quản lý bán hàng excel là sự lựa chọn của không ít nhà kinh doanh, bởi phương án này không chỉ tiết kiệm chi phí đầu tư mà còn cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích. Tuy nhiên, khi nhu cầu quản trị ngày càng cao, quản lý bán hàng online bằng excel liệu có còn hiệu quả như mong đợi?

Để hiểu rõ hơn về những tác động của excel trong việc quản lý kinh doanh. Chúng ta hãy cùng phân tích những ưu và nhược điểm của phương án này qua bài viết ngay sau đây, để biết nó có thực sự phù hợp với nhu cầu của bạn. Và liệu có giải pháp nào tối ưu hơn cho doanh nghiệp hay không?

Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Chi phí đầu tư thấp

Ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel là chi phí đầu tư khá thấp. Vô cùng phù hợp với những đơn vị mới startup hay muốn tối thiểu chi phí kinh doanh. Vì vậy, các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ thường ưa chuộng và lựa chọn giải pháp này như một phần mềm quản lý bán hàng miễn phí cho cửa hàng.

Phổ biến, dễ cài đặt, dung lượng nhẹ

Được xem là “tiền bối” trong việc quản lý, File excel bán hàng miễn phí ra đời như một cuộc cách mạng xóa bỏ cách thức làm việc trên sổ sách truyền thống. Trở thành ứng dụng tin học văn phòng phổ biến và có mặt ở khắp mọi lĩnh vực. Do đó, những người mới bắt đầu tiếp xúc với môi trường làm việc đều có thể dễ dàng sử dụng ở mức cơ bản. Ngoài ra, excel chỉ chiếm một phần nhỏ dung lượng. Nó cũng thông dụng với hầu hết các dòng máy tính.

Đáp ứng được các nhu cầu cơ bản trong quản lý

Với quản lý bán hàng online bằng excel, bạn có thể ứng dụng vào những quy trình đơn giản, không cồng kềnh, phức tạp. Chẳng hạn như: chấm công, tính lương, lên báo cáo, danh sách, lưu dữ liệu,… Việc trích xuất, tìm kiếm thông tin cũng đơn giản, tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với các phương pháp truyền thống. Đặc biệt, khi sử dụng hàm tính, công thức nâng cao, bạn có thể tính toán cho hàng loạt bảng tính chỉ với vài thao tác. Tránh các sai sót như khi tính thủ công.

Hiện nay các mẫu File Excel quản lý bán hàng và công nợ, file excel quản lý nhập xuất tồn hầu như đều có sẵn và download trên mạng dễ dàng. Bạn có thể chỉnh sửa, thêm bớt các cột, dòng, sheet tùy ý thích. Miễn sao nó dễ thao tác, phù hợp với tình hình kinh doanh của mình là được.

Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel

Không khai thác được đa kênh

Các kênh kinh doanh online hiện nay đã trở thành xu hướng mua sắm phổ biến trong cộng đồng, mang về nguồn lợi khủng cho người bán. Tuy nhiên, các phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel đa phần lại không hỗ trợ khai thác trên các nền tảng này. Như vậy, bạn vẫn phải điều hành theo cách thủ công đối với các gian hàng trực tuyến của mình. Tiêu tốn không ít thời gian cũng như công sức của doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh miễn phí mà bạn không thể bỏ qua.

Đi kèm với nhiều chi phí khác

Ban đầu có thể thấy ngân sách bạn phải bỏ ra để sử dụng Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel vô cùng thấp, thậm chí là miễn phí hoàn toàn. Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng chúng ta sẽ thấy đây không phải là phương án tối ưu chi phí. Bởi nó sẽ phát sinh thêm nhiều khoản khác như: nâng cấp phần mềm, thao tác chậm dẫn đến thời gian xử lý công việc phải kéo dài, chi phí nhân viên quản lý,…

Các hàm phức tạp, yêu cầu trình độ chuyên môn cao

Nếu chỉ dừng ở việc nhập liệu và quản lý thì sẽ không có gì đáng lo ngại. Thế nhưng để khai thác tối đa hiệu quả của excel và hỗ trợ cho công việc một cách tốt nhất thì người dùng phải có kiến thức tốt với các hàm tính, công thức. Đây là vấn đề không nhỏ cho doanh nghiệp bởi để thông thạo và giỏi excel cần thời gian học tương đối lâu. Có thể mất vài tháng, thậm chí là cả năm trời mới tính ra hoàn chỉnh một File excel doanh thu bán hàng cuối kỳ.

Thiếu linh hoạt, không có tính cộng tác

Điểm trừ khá lớn của phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel đó là sự thiếu linh hoạt trong thống kê và xử lý dữ liệu. Khi quá tải dung lượng, tốc độ xử lý dữ liệu của máy tính sẽ chậm lại. Ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ công việc. Ngoài ra, các phần mềm quản lý bằng excel hiện nay hầu như không cho phép quyền cộng tác và đồng bộ dữ liệu khi có nhiều người xử lý cùng lúc. Gây ra nhiều bất cập khi công việc đòi hỏi nhiều nhân viên giải quyết.

Khó khăn trong việc xuất báo cáo

Nếu bạn chú trọng vào việc quản lý dòng tiền, kiểm soát thu chi và đánh giá hiệu suất kinh doanh. Phải nói rằng Excel không phải là một giải pháp hiệu quả. Vì nó không đủ khả năng cho phép thực hiện nhiều thao tác cùng lúc. Hệ thống dễ phát sinh sai sót, nhầm lẫn, dẫn đến những hậu quả khôn lường. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý bằng excel không có khả năng kết nối với các thiết bị bán hàng. Không hỗ trợ quản lý từ xa trên thiết bị di động. Gây ra nhiều khó khăn cho công tác điều hành và kiểm soát.

Không đảm bảo tính bảo mật

Khi sử dụng File excel quản lý kho và bán hàng, bạn cần lưu ý về tính bảo mật của nó. Dữ liệu có thể bị mất và không khôi phục lại được nếu xảy ra các sự cố như máy tính hỏng, nhiễm virus,… Đây là phần mềm offline nên thông tin chỉ được lưu trên máy tính. Đặc biệt là hiện tượng ăn cắp thông tin mật giữa các đối thủ cạnh tranh. Gây ra không ít khó khăn trong hoạt động quản lý và kinh doanh.

Giải pháp quản lý bán hàng hiệu quả nhất

Không thể chối cãi rằng excel đang dần lộ rõ những khuyết điểm trong việc quản lý hoạt động kinh doanh. Chính vì lý do này, các phần mềm quản lý bán hàng đã ra đời. Nhằm mục đích khắc phục những hạn chế và tồn đọng mà excel không thể giải quyết được. Trong đó phải kể đến phần mềm quản lý bán hàng online Abit – “người trợ lý áo đa năng” của doanh nghiệp. Abit có khả năng hỗ trợ người dùng trong việc:

• Tối ưu hóa quy trình tự động. Hạn chế tối đa các thao tác nhập liệu thủ công.

• Có khả năng đồng bộ với các kênh bán hàng hàng đầu.

• Quản lý tập trung tất cả các khâu của hoạt động kinh doanh từ nhiều kênh.

• Tự động trả lời comment fanpage, inbox chăm sóc, tư vấn cho khách hàng online như một nhân viên.

• Kết nối với các đơn vị vận chuyển uy tín. Tự động đẩy đơn cho bên vận chuyển với một click chuột.

• Theo dõi quá trình vận đơn chặt chẽ. Tự động inbox tình trạng đơn hàng cho khách.

• Quản lý kho hàng chính xác, nhanh chóng hơn các

• Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết, đầy đủ và kịp thời.

• Quản lý, phân loại thông tin khách hàng. Hỗ trợ cho các chiến dịch marketing.

• Cho phép thêm nhân viên quản lý, phân quyền, giới hạn thao tác rõ ràng.

• Dữ liệu được lưu trữ thông qua công nghệ điện toán đám mây. Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối.

• Và còn rất nhiều những tính năng tuyệt vời khác bạn có thể sử dụng MIỄN PHÍ trong bản dùng thử 15 ngày => Bấm TẠI ĐÂY để tải về và bắt đầu trải nghiệm FULL tính năng ngay cho shop nhé!

Tạm kết

Qua bài viết trên và đối chiếu vào quy mô, thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp. Chắc hẳn bạn đã tìm ra câu trả lời cho câu hỏi có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng excel hay không? Đừng quên trải nghiệm  các tính năng tuyệt vời của phần mềm quản lý bán hàng Abit. Chắc chắn công việc của bạn sẽ dễ dàng, đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Chúc bạn thành công!