Những điều cần biết về file quản lý công nợ bằng excel miễn phí

Sử dụng file quản lý công nợ bằng excel miễn phí đang là một trong những phương pháp kiểm soát công nợ được ứng dụng phổ biến trong các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để hiểu rõ hơn về nội dung này, chúng ra sẽ cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Tìm hiểu về file quản lý công nợ bằng excel miễn phí

File quản lý công nợ bằng excel miễn phí là gì?

File quản lý công nợ bằng excel thực chất là file dữ liệu trên excel được tạo ra để rà soát và theo dõi công nợ của nhiều đối tượng khách hàng. Dữ liệu này được thiết lập thông qua excel và lưu vào máy tính, giúp người dùng quản lý dễ dàng hơn.

Theo dõi công nợ bao gồm 2 mục chính đó là:

• Quản lý sổ nợ hay công nợ phải thu từ khách hàng: Kiểm soát các khoản phát sinh công nợ trong quá trình bán hàng hóa, sản phẩm mà người mua chưa thanh toán. Số tiền này sẽ được tính vào công nợ phải thu của khách hàng.
• Quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp: Trong quá trình nhập hàng, số tiền phát sinh chưa thanh toán cho nhà cung cấp sẽ được thêm vào file excel để quản lý.

Những thông tin cần có trên file quản lý công nợ bằng excel

Để công việc quản lý công nợ được diễn ra chính xác và hiệu quả, bạn cần đảm bảo được file excel của mình cần có những thông tin cơ bản sau đây:

• Thông tin chi tiết của từng khách hàng/ nhà cung cấp sản phẩm: Tên đầy đủ, số điện thoại, email, địa chỉ, mã số doanh nghiệp/ khách hàng…

• Thông tin chi tiết của từng công nợ phải thu: Số tiền phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, thu giảm, số tiền phải trả cuối kỳ, tên mã phải trả và chưa trả, tên người thực hiện.

• Thông tin chi tiết về công nợ phải thu: Nhập nội dung công nợ, số tiền phải thu đầu kỳ, phí thu tăng, mức thu giảm, số tiền phải thu cuối kỳ, tên nhân viên thực hiện.

Ưu-nhược điểm của file quản lý công nợ bằng excel miễn phí

Ưu điểm

Hỗ trợ việc thống kê, phân loại dữ liệu khách hàng

File excel được hiển thị theo dạng bảng tính và được phân chia cột, hàng rõ ràng. Bạn có thể dễ dàng tự thiết kế hoặc lên mẫu theo dõi công nợ dựa vào các thông tin cần kiểm soát. Đặc biệt, trên mỗi file người dùng có thể chia ra nhiều sheet để quản lý, phân loại riêng từng danh mục, nội dung.

Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu

Để tìm kiếm dữ liệu trên excel, bạn chỉ cần vào file, tra cứu theo ngày tháng, tên khách hàng/nhà cung cấp là sẽ là thông tin cần truy vấn. Ngoài ra, các hàm lọc cơ bản và nâng cao sẽ giúp bạn tìm kiếm dữ liệu tiện lợi hơn nhiều so với cách thực hiện thủ công.

Hoàn toàn miễn phí 

File excel được cung cấp hoàn toàn miễn phí, việc cài đặt cũng vô cùng đơn giản. Bạn sẽ không phải trả bất cứ chi phí nào trong suốt quá trình sử dụng.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, file quản lý công nợ bằng excel cũng để lộ ra những nhược điểm của mình như:

• Teamplate phức tạp, khó sử dụng. Rất ít người có thể tự tạo một file excel dành riêng cho công việc mà chỉ sử dụng các mẫu template miễn phí hoặc được rao bán trên internet.
• Phải lưu trữ dữ liệu trong máy tính. Đây không phải là giải pháp lâu dài và hiệu quả. Dễ xảy ra các sự cố khi máy tính hỏng.
• Các hàm phức tạp, thời gian để học và thành thạo các hàm tính khá lâu. Gây khó khăn cho những người kém về tin học.
• Không có tính cộng tác, nhiều người không thể truy cập cùng lúc.
• Tính bảo mật thấp, dễ bị đánh cắp hoặc virus xâm nhập.
• Không đảm bảo được tính kịp thời và cập nhật liên tục.
• Còn quá nhiều các thao tác nhập liệu thủ công.

Quản lý file công nợ bằng Excel miễn phí liệu có còn phù hợp với doanh nghiệp?

Không thể chối cãi về những lợi ích mà excel mang lại trong khâu quản lý công nợ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi hoạt động kinh doanh phát triển, cùng với xu hướng công nghệ hóa của thị trường thì giải pháp này ngày càng lộ rõ nhiều khuyết điểm. Không thể đáp ứng hết được nhu cầu cũng như tối ưu thời gian và nhân lực cho doanh nghiệp.

Để giải quyết tình trạng này, những giải pháp công nghệ thay thế excel dần được ra đời và trở nên phổ biến. Trong đó phải kể đến phần mềm quản lý bán hàng Abit. Với các tính năng nổi bật của mình như:

• Tự động quản lý, phân loại dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp.
• Đồng bộ dữ liệu và theo dõi chặt chẽ công nợ trên nhiều kênh khác nhau.
• Dễ dàng tìm kiếm thông tin nhờ vào bộ lọc thông minh.
• Quy trình đồng bộ tự động, hạn chế tối đa sai sót và các thao tác nhập liệu thủ công.
• Hệ thống báo cáo đầy đủ, chi tiết, bao quát tất cả mọi hoạt động kinh doanh. Cung cấp cái nhìn toàn diện đến chi tiết, giúp việc quản lý dễ dàng hơn.
• Lưu trữ nhờ vào công nghệ điện toán đám mây, đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối.
• Cho phép nhiều người dùng truy cập và chỉnh sửa cùng lúc.
• Dễ dàng quản lý trên điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop.
• Và còn rất nhiều các tính năng tuyệt vời khác.

Lời kết

Trên đây là những thông tin cơ bản về file quản lý công nợ excel miễn phí. Nếu bạn đang nhận thấy những bất cập từ phương pháp này. Vậy hãy trải nghiệm ngay những tính năng ưu việt của phần mềm quản lý bán hàng Abit. Chắc chắn đây sẽ là giải pháp mang lại hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp của bạn. Chúc các bạn thành công.