Chữ ký số là gì? Hướng dẫn cách sử dụng và đăng ký chữ ký số

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số (tiếng Anh: Digital Signature) là một dạng chữ ký điện tử, được mã hóa bằng công nghệ số, nhằm xác minh danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn cho dữ liệu điện tử như văn bản, hóa đơn, hợp đồng, tờ khai thuế…

Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay hoặc con dấu doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch điện tử. Đây là công cụ bắt buộc trong các hoạt động như: nộp thuế điện tử, khai hải quan, bảo hiểm xã hội, ký hóa đơn điện tử…

2. Chữ ký số hoạt động như thế nào?

Chữ ký số sử dụng hệ thống mã hóa công khai (PKI), bao gồm một cặp khóa:

– Khóa riêng (Private Key): do chủ sở hữu nắm giữ, dùng để ký văn bản.

– Khóa công khai (Public Key): dùng để xác minh chữ ký đó là hợp lệ.

Khi người dùng ký số, dữ liệu được mã hóa bằng khóa riêng. Người nhận có thể kiểm tra tính xác thực bằng khóa công khai, đảm bảo văn bản chưa bị chỉnh sửa và đúng người ký.

>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Hướng dẫn mới nhất theo Nghị định 70/2025 

3. Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử

4. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

– Tiết kiệm thời gian: Không cần ký tay, in ấn hoặc gửi văn bản giấy.

– Bảo mật cao: Giảm thiểu rủi ro giả mạo, chỉnh sửa tài liệu.

– Hợp pháp hóa giao dịch từ xa: Đáp ứng các yêu cầu pháp lý khi giao dịch điện tử.

– Tăng năng suất làm việc: Tích hợp vào phần mềm giúp ký số hàng loạt.

5. Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín

Một số đơn vị uy tín tại Việt Nam:

– Viettel-CA

– VNPT-CA

– FPT-CA

– NewCA

– CMC-CA

Lưu ý: Doanh nghiệp nên chọn đơn vị được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.\

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký gồm:

– Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng)

– CMND/CCCD của người đại diện pháp luật

– Giấy đề nghị cấp chữ ký số

Bước 3: Ký hợp đồng và nhận USB Token

Sau khi ký hợp đồng, bạn sẽ được cấp:

– Thiết bị USB Token chứa khóa riêng.

– Chứng thư số có thời hạn 1 – 3 năm tùy gói đăng ký.

6. Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số

6.1. Cài đặt chữ ký số

– Cắm USB Token vào máy tính.

– Cài đặt phần mềm điều khiển từ nhà cung cấp.

– Đăng nhập bằng mã PIN để sử dụng.

6.2. Ký số tài liệu hoặc hóa đơn điện tử

– Mở tài liệu cần ký (PDF, XML…).

– Chọn “Ký số” bằng phần mềm hỗ trợ hoặc phần mềm hóa đơn.

– Nhập mã PIN USB Token để xác nhận.

6.3. Sử dụng chữ ký số cho các thủ tục

– Kê khai và nộp thuế điện tử

– Khai báo hải quan

– Nộp hồ sơ BHXH

– Ký và phát hành hóa đơn điện tử

Chữ ký số cũng có thể tích hợp vào các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, giúp doanh nghiệp ký và gửi hóa đơn tự động.

7. Một số lưu ý khi dùng chữ ký số

– Giữ bí mật mã PIN để tránh bị đánh cắp thông tin.

– Không chia sẻ USB Token cho người không có quyền hạn.

– Gia hạn đúng hạn trước khi chứng thư số hết hiệu lực.

– Sao lưu thông tin đăng ký để hỗ trợ khi mất USB Token.

>>> Xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử – Giải pháp quản lý hóa đơn hiện đại cho doạnh nghiệp