Mất hóa đơn đầu vào có bị phạt không? Cách xử lý chuẩn năm 2025

Làm mất hóa đơn đầu vào là sự cố không mong muốn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải trong thực tế.Vậy mất hóa đơn có bị phạt không?Phải xử lý thế nào để không bị truy thu thuế?
Cùng Abit tìm hiểu cách xử lý đúng chuẩn năm 2025.

1. Mất hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là chứng từ do bên bán cung cấp. Doanh nghiệp dùng hóa đơn này để kê khai thuế GTGT, đây cũng là căn cứ ghi nhận chi phí hợp lệ. Nếu bị mất, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro pháp lý.

Một số lý do thường gặp:

– Mất do sai sót khi lưu trữ.

– Hóa đơn bị cháy, rách, mờ.

– Gửi sai địa chỉ nên bị thất lạc.

– Lỗi từ nhân viên kế toán hoặc quản lý.

>>> Xem thêm:Hóa đơn đầu vào là gì? Cách phân biệt và kiểm tra hợp lệ 

2. Mất hóa đơn đầu vào có bị phạt không?

Câu trả lời là có, theo quy định hiện hành. Mức phạt sẽ phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể.

Căn cứ xử phạt:

– Nghị định 125/2020/NĐ-CP

– Nghị định 102/2021/NĐ-CP

Mức phạt tham khảo:

– Phạt từ 3–5 triệu đồng: Mất hóa đơn đã kê khai.

– Phạt từ 4–8 triệu đồng: Mất hóa đơn chưa kê khai.

– Không phạt nếu do thiên tai, hỏa hoạn, bất khả kháng. Phải có xác nhận từ cơ quan chức năng có thẩm quyền.

3. Cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào

Xử lý đúng giúp doanh nghiệp tránh bị phạt.Dưới đây là quy trình xử lý theo đúng quy định.

Bước 1: Lập biên bản mất hóa đơn

Biên bản phải ghi rõ thời gian và lý do mất, phải xác định người hoặc bộ phận liên quan, ký xác nhận và lưu lại bản gốc cẩn thận.

Bước 2: Liên hệ bên bán xin bản sao

Bên mua cần gửi đề nghị cung cấp hóa đơn lại. Hóa đơn bản sao phải có ký số của bên bán. Phải khớp nội dung và giá trị hóa đơn gốc.

Bước 3: Thông báo cơ quan thuế

Nếu mất hóa đơn chưa kê khai, phải thông báo. Dùng mẫu TB21/AC theo thông tư 78/2021/TT-BTC. Thời hạn gửi là 5 ngày làm việc từ ngày phát hiện.

Bước 4: Kê khai lại hóa đơn thay thế

Dùng bản sao để kê khai thuế như bình thường kèm theo biên bản và văn bản giải trình đầy đủ, bản sao phải hợp lệ, có ký số xác thực.

4. Lưu ý để tránh mất hóa đơn đầu vào

Dưới đây là một số cách phòng tránh hiệu quả.

– Sử dụng phần mềm lưu trữ hóa đơn điện tử.

– Sao lưu dữ liệu định kỳ lên hệ thống đám mây.

– Phân quyền rõ ràng trong bộ phận kế toán.

– Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn hàng tháng.

– Đào tạo nhân sự về quy trình xử lý hóa đơn.

5. Tại sao nên dùng phần mềm Abit?

Abit giúp bạn lưu trữ và tra cứu hóa đơn dễ dàng.
– Hệ thống cảnh báo khi thiếu hóa đơn đầu vào.
– Kê khai thuế thuận tiện nhờ dữ liệu đồng bộ.
– Truy xuất hóa đơn mọi lúc, mọi nơi nhanh chóng.
– Abit phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.

Kết luận

Mất hóa đơn đầu vào có thể bị xử phạt. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể xử lý đúng cách. Hãy tuân thủ quy định và dùng phần mềm hỗ trợ. Abit là giải pháp giúp bạn hạn chế mọi rủi ro.