Tối đa hóa hiệu suất kinh doanh với phần mềm quản lý công việc

Quản lý công việc nghe có vẻ chỉ là vấn đề của mỗi cá nhân, nhưng thực tế nó lại liên quan tới hoạt động của toàn bộ hệ thống doanh nghiệp. Để đảm bảo được tiến độ cũng như hiệu suất của tất cả mọi người thì phần mềm quản lý công việc chính là người trợ thủ đắc lực đối với nhà quản trị.

Để tìm hiểu sâu hơn về những tác động của phần mềm quản lý công việc tới hoạt động điều hành và kinh doanh trong doanh nghiệp, bạn hãy theo dõi bài viết ngay sau đây.

Thực trạng quản lý công việc trong doanh nghiệp

Hầu hết trong các doanh nghiệp hiện nay không khó để bắt gặp các tình trạng như:

• Nhân viên không thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân
• Khả năng phối hợp giữa đồng nghiệp với nhau thấp
• Chậm deadline, chất lượng công việc kém
• Bỏ sót, quên việc dẫn đến nhiều hệ lụy từ nhẹ cho đến nghiêm trọng
• Sắp xếp công việc chồng chéo, nhiều bước dư thừa
• Luôn trong tình trạng căng thẳng, áp lực

Dĩ nhiên, họ đã áp dụng nhiều cách để khắc phục như lập thời gian biểu, lên list công việc cụ thể, bàn làm việc dán chi chít giấy nhớ, sử dụng app nhắc nhở trên điện thoại,… Tuy nhiên vấn đề vẫn không thể giải quyết triệt để. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc và kể cả tâm lý của nhân viên.

Lợi ích của phần mềm quản lý công việc

Không ít doanh nghiệp đã tìm đến phần mềm quản lý công việc như một giải pháp tối ưu, nhằm giải quyết các vấn đề khó khăn kể trên. Một vài lợi ích vượt trội có thể kể đến như:

Quản lý các dự án

Hiểu theo cách đơn giản thì dự án giống như một folder chứa rất nhiều các công việc nhỏ. Và người quản lý cần thống kê, theo dõi toàn bộ các thông số của từng công việc đó. Nếu làm việc theo phương pháp thủ công, bạn sẽ phải giám sát thường xuyên, tổng hợp báo cáo từ các bộ phận, nhân viên, phân chia nhiệm vụ cho từng người,… Tuy nhiên, nó lại không đảm bảo được rằng báo cáo về hiệu quả công việc mà bạn nhận được có hoàn toàn chính xác hay không. Thêm vào đó cách thức này tiêu tốn khá nhiều thời gian không chỉ của người quản lý mà còn của các nhân viên khác.

Trái lại, khi sử dụng phần mềm, tất cả những người tham gia dự án đều có thể chủ động thêm công việc và được quản lý tập trung trên một hệ thống. Họ được phép cập nhật thời gian, cập nhật ràng buộc thời gian để thực hiện dự án. Thay vì phải tự làm báo cáo hiệu suất công việc giờ đây phần mềm sẽ thay bạn làm tất cả những công việc đấy. Nhà quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi thời gian, tiến trình thực hiện.

Đơn giản quá trình kinh doanh với phần mềm quản lý đơn đặt hàng

Quản trị công việc

Tính năng quản trị công việc sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch, mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Nhân viên cũng dễ dàng tiếp thu được yêu cầu từ cấp trên. Giúp cho việc giám sát, theo dõi, đôn đốc trở nên khoa học và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Đặc biệt, tránh xảy ra các sai sót trong việc truyền tải thông tin, ra mệnh lệnh, quyết định.

Tạo và phân công công việc cho nhân viên

Nhờ vào tính năng tạo việc, giao việc, bạn có thể phân công nhiệm vụ cho từng người một cách dễ dàng. Với những nhiệm vụ tương đồng nhau, hệ thống sẽ tự động chia theo nhiều cách khác nhau như: theo vòng, theo người tiếp nhận đầu tiên,… Hoặc người dùng tự phân chia sao cho phù hợp với từng nhân viên. Nhằm giảm thiểu các thao tác thừa và chồng chéo, giúp quá trình quản lý dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Khả năng phân quyền hiệu quả

Đa phần các phần mềm quản lý công việc hiện nay đều cho phép phân quyền sử dụng. Đây được xem như tính năng quan trọng trong việc phân chia vai trò đối với công việc, dự án. Chẳng hạn như: người theo dõi, người giao việc, người thực hiện,… Hay theo từng bộ phận trong doanh nghiệp như: quản lý, kế toán, nhân viên kho, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên bán hàng,… Từ nay bạn không cần lo lắng nhân viên không xem tin nhắn kịp thời, để trôi tin nhắn khi giao việc qua email, skype, zalo nữa.

Hướng dẫn cách phân quyền nhân viên trên phần mềm quản lý Abit

Quản lý quy trình công việc

Bản chất của quy trình công việc là tập hợp những nhiệm vụ được lặp đi lặp lại do nhiều bộ phận cùng thực hiện. Tuy nhiên, việc quản lý theo cách thủ công thường là giao nhiệm vụ qua email, group chat,… gây nên nhiều hạn chế như quên việc, không có công cụ nhắc nhở, nhân viên mới vào thường không biết bắt đầu từ đâu, không thống kê được kết quả thực hiện,…

Vì vậy, phần mềm với khả năng tạo quy trình với các công việc có nhiều bước thực hiện, lặp đi lặp lại, có sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau sẽ giúp bạn giải quyết tất cả các vấn đề trên.

Quản lý công việc từ xa

Thay vì phải túc trực ở công ty, cửa hàng để theo sát tất cả hoạt động của nhân viên. Phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn theo dõi từ xa, nhờ vào việc tích hợp trên các thiết bị di động thông minh, máy tính bảng, laptop. Dù đang đi công tác, du lịch, hay ngồi ở nhà, bạn cũng đều nắm rõ hiệu suất làm việc của mọi người một cách dễ dàng và chính xác.

Bạn đã biết: Cách dùng app quản lý doanh thu để không “chảy máu” tiền kinh doanh

Phần mềm quản lý công việc nào tốt nhất hiện nay?

Từ những lợi ích khổng lồ kể trên, chắc hẳn bạn đã thấy được sự cần thiết của phần mềm quản lý công việc trong hoạt động kinh doanh rồi đúng không? Vậy đừng bỏ qua phần mềm quản lý bán hàng Abit được tích hợp tính năng quản lý công việc vô cùng hiệu quả. Với Abit, bạn không chỉ điều hành, phân chia và theo dõi mọi hoạt động dễ dàng, mà nó còn hỗ trợ tối đa cho các hoạt động khác. Những tính năng quản lý công việc nổi bật phải kể đến như:

• Quản lý nhân viên theo nhiều vị trí và được phân quyền rõ ràng
• Cho phép quản lý nhân viên theo nhóm
• Tự động phân chia công việc cho từng nhân viên (theo vòng, theo người tiếp nhận đầu tiên,…)
• Thống kê hiệu suất công việc theo từng cá nhân
• Lưu trữ lịch sử làm việc trên phần mềm. Giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi cũng như truy cứu trách nhiệm khi xảy ra sự cố, sai phạm
• Quản lý công việc theo các quy trình chi tiết
• Tối đa các quy trình tự động. Giảm thiểu các thao tác phức tạp và không cần thiết
• Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết theo hiệu quả làm việc của từng cá nhân
• Cho phép quản lý từ xa nhờ vào điện thoại, máy tính bảng, laptop

Đặc biệt hơn khi Abit cung cấp cho người dùng gói dùng thử hoàn toàn miễn phí trong vòng 15 ngày. Để dùng thử, các bạn click TẠI ĐÂY.

Tạm kết

Từ những nội dung trên, có thể thấy phần mềm quản lý công việc là công cụ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những giải pháp hiệu quả trong việc kiểm soát và điều hành hoạt động kinh doanh của mình. Chúc các bạn thành công.