Nếu chưa biết quản lý hàng hóa là gì thì chưa nên kinh doanh

Quản lý hàng hóa là gì? Nếu bạn chưa trả lời được câu hỏi này thì có lẽ chưa nên bắt đầu kinh doanh. Bởi chắc chắn bạn sẽ phải tổn thất rất nhiều khi bán hàng mà không thể tìm được giải pháp khắc phục hiệu quả. 

Đối với bất kỳ đơn vị kinh doanh nào quản lý hàng hóa cũng là một vấn đề đau đầu. Làm sao để hàng hóa không bị mất mát, lỗi mốt và tồn đọng nhiều? Còn rất nhiều vấn đề mà nếu biết kiến thức về quản lý thì đơn vị kinh doanh sẽ giảm thiểu được thất thoát, thậm chí còn gia tăng doanh thu đáng kể.

Quản lý hàng hóa là gì?

Quản lý hàng hóa là cách kiểm soát tất cả những hoạt động có liên quan đến hàng hóa trong đơn vị bán hàng. Những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quán, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp. Cụ thể một số hoạt động của quản lý hàng hóa như sau:

• Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá cả về số lượng, giá cả, chất lượng, tình hình bảo quản hàng hoá dự trữ.
• Quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá. Phát hiện xử lý kịp thời những hàng hoá giảm chất lượng, giá cả và khó tiêu thụ.
• Tổ chức tốt nghiệp vụ hạch toán chi tiết hàng hoá, luôn luôn kiểm tra tình hình ghi chép ở các kho, quầy hàng.
• Ghi nhận doanh thu bán hàng đầy đủ và kịp thời phản ánh kết quả mua bán hàng hoá, tham gia kiểm kê đánh giá lại hàng hoá.
• Tính toán chính xác các chi phí liên quan đến quá trình mua bán hàng hoá, các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản thanh toán công nợ với nhà cung cấp và với khách hàng.

Excel luôn là lựa chọn hàng đầu được các nhà quản lý đưa ra để kiểm soát và cập nhật thông tin hành hóa. Nhưng liệu rằng quản lý bán hàng online bằng Excel có thực sự an toàn và hiệu quả?

Giảm bớt áp lực cho người đứng đầu bằng cách quản lý hàng hóa hiệu quả

Là người chủ cửa hàng, công việc quan trọng nhất của bạn chắc chắn là phải quản lý những hàng hóa bạn đang có trong tay. Vậy bạn sẽ xoay sở thế nào với hàng trăm mặt hàng với chủng loại, size số, màu sắc, giá cả,…mà không muốn tốn quá nhiều công sức? Hãy áp dụng ngay những cách sau đây:

Quản lý hàng hóa là gì? Là kiểm soát chặt chẽ bằng những biện pháp an ninh

Hạn chế sự gian lận của nhân viên hay khách hàng bằng các biện pháp an ninh cũng là một cách để bảo vệ hàng hóa của mình. Đừng ngại bỏ ra một khoản tiền để lắp đặt camera an ninh lắp ở nơi sắp xếp hàng hóa. Hãy xác định số lượng camera và vị trí lắp để làm sao có thể quan sát được mọi vị trí. Hãy chọn những loại camera chất lượng tốt, có thể quan sát được ban đêm để xem được mọi lúc, mọi nơi.

Ngoài ra bạn cũng có thể bố trí thêm lực lượng bảo vệ chốt chặn ở những địa điểm lấy hàng, nhận hàng. Với biện pháp an ninh chặt chẽ như vậy thì tình trạng thất thoát sẽ được hạn chế hơn rất nhiều.

Chủ động sắp xếp hàng hóa cho hợp lý

Để hạn chế việc hàng hóa bị tồn đọng, lỗi mốt không bán được. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho và cửa hàng cũng rất quan trọng. Hãy sắp xếp những hàng hóa dễ bán, số lượng nhiều gần cửa ra kho hàng. Bạn có thể sử dụng mã vạch, tem dán để quản lý hàng hóa ra vào. Mỗi tháng bạn cần phải kiểm kê để biết được số lượng hàng tồn và có biện pháp xử lý kịp thời.

Cửa hàng bán nhiều sản phẩm như tạp hóa, siêu thị nên học cách lập và cập nhật sơ đồ quầy hàng và kho. Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất. Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. Tránh tổn thất hàng hóa mà không biết gây lãng phí tiền bạc.

Cách quản lý hàng hóa hiệu quả nhất là gì? Sử dụng phần mềm hỗ trợ 

Cách đơn giản nhất mà các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ thường áp dụng đó là sử dụng Excel. Chỉ cần cập nhật liên tục thông tin về hàng hóa trên bảng tính. Sau đó, áp dụng các công thức bạn có thể quản lý được số lượng hàng hóa. Tuy nhiên, những thao tác trên Excel khá phức tạp. Nếu bạn là “gà mờ” về công nghệ thông tin sẽ gặp nhiều khó khăn khi sử dụng. Chưa kể, số lượng hàng hóa nhiều thì cách làm này không thể tối ưu.  Chính vì thế, những cửa hàng thường sử dụng phần mềm quản lý kho offline. Lý do vì nó đáp ứng những nhu cầu thiết thực trong khâu kiểm soát sản phẩm.

Tìm kiếm hàng hóa nhanh chóng bằng nhiều cách

Giống như con người, để phân biệt các mặt hàng bạn dựa vào cách gọi tên của chúng. Một người chỉ có 1 tên gọi duy nhất nhưng hàng hóa được định danh bằng nhiều cách khác nhau. Bạn có thể tận dụng công cụ quản lý bán hàng Abit để tìm kiếm sản phẩm bằng nhiều cách.

Ví dụ: Tìm kiếm từ tên của nhà sản xuất hoặc mã hàng hóa tự đặt. Ban chỉ việc gõ tên hoặc mã hàng bạn cần tìm vào hộp tìm kiếm. Hệ thống sẽ cho ra tất cả các sản phẩm có tên hoặc mã có chứa chữ cái trong hộp thoại. hoặc mã vạch sản phẩm. Ngoài ra, có thể tìm theo loại hàng hóa (hàng nhập về, hàng đóng gói-pha chế, hàng dịch vụ). Tìm theo thuộc tính (size, màu sắc, nguồn nhập). Tìm theo tồn kho cho phép bạn xem mặt hàng nào còn trong kho, mặt hàng nào nằm ngoài định mức tồn.

Thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng

Abit sẽ giúp bạn kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định. Ngoài ra còn thống kê nhập, xuất hàng hóa, ghi phiếu nhập, xuất kho. Theo dõi số lượng hàng hóa hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu, tối đa. Nhanh chóng đưa ra báo cáo hàng hóa và dự báo tình hình. Chủ kinh doanh căn cứ vào đây để có kể hoạch bán hàng hợp lý nhất.

Đọc thêm: Lập và quản lý phiếu nhập mua với phần mềm quản lý bán hàng Abit

Khi đã hiểu được quản lý hàng hóa là gì và tìm được cách hiệu quả thì chắc chắn bạn sẽ không cần phải đau đầu và sợ tổn thất chi phí nữa. Hãy thử áp dụng ngay xem có hiệu quả không nhé! Nếu cần thông tin thêm về phần mềm quản lý hàng hóa thông minh Abit. Hãy click vào PHẦN MỀM ABIT hoặc gọi đến hotline 024.6674.8888 để được tư vấn. Chúc bạn thành công.