Cách giảm tỷ lệ hàng hoàn không thể bỏ qua cho shop online

Hoàn đơn được xem như cơn ác mộng của người kinh doanh online. Bởi nó đi kèm với rất nhiều thiệt hại như: mất phí vận chuyển, tăng tỉ lệ hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, hàng bị lưu quá lâu,… Hãy theo dõi bài viết sau đây nếu bạn đang tìm cách giảm tỷ lệ hàng hoàn hiệu quả.

Phân tích lý do hàng hoàn

Bạn nên lưu lại thông tin và kết quả giao hàng từ trước đến nay mà mình có. Qua đó có dữ liệu để phân tích được các yếu tố dẫn đến việc hàng hoàn cao nhất. Chẳng hạn khu vực, độ tuổi nào có tỷ lệ hoàn cao nhất để có hướng khắc phục. Ví dụ như đối với khu vực bạn nên giám sát bưu tá sát sao hơn, chủ động liên hệ với cả bên vận chuyển và người nhận. Hoặc nhờ người mua ra bưu cục nhận hàng. Ngoài ra, hãy lựa  chọn các đơn vị vận chuyển chuyên tuyến và liên hệ trực tiếp hãng vận chuyển để được hỗ trợ thêm. Còn đối với độ tuổi có tỷ lệ hoàn cao như học sinh, sinh viên, bạn có thể yêu cầu họ đặt cọc trước một khoản bằng cách chuyển khoản ngân hàng.

Chuẩn bị tốt mọi thứ

Việc chuẩn bị kỹ càng, cẩn thận sẽ giúp bạn có những bước đi tiếp theo thuận lợi hơn. Luôn chắc chắn trong kho còn đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của người mua. Tư vấn chính xác, trung thực, đúng với những gì mà bạn đang cung cấp. Thêm vào đó cũng cần có các biện pháp đóng gói đúng quy định vận chuyển và đủ chắc chắn, để gói hàng được an toàn đến tay người nhận.

Nếu có thể, hãy bố trí nhân viên quản lý đơn hàng và theo sát quá trình vận chuyển. Nhằm kiểm soát hay xử lý các tình huống, sự cố nhanh hơn, tư vấn khách hàng hiệu quả và nhiệt tình hơn.

► Abit – Phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí giúp theo dõi trạng thái và quá trình vận chuyển của đơn hàng

Luôn ước lượng thời gian vận chuyển

Sau khi đơn hàng được tạo, hãy dựa vào địa chỉ nhận hàng, đơn vị vận chuyển để ước chừng thời gian giao dự kiến và thông báo lại với người mua. Nhắc nhở khách trong suốt tiến trình để họ có thể chủ động hơn trong việc nhận hàng. Bởi mỗi hãng vận chuyển, mỗi khu vực sẽ có những chỉ tiêu giao hàng khác nhau. Chẳng hạn với các tuyến về huyện, xã thời gian có thể chênh lệch nhiều hơn so với tuyến trung tâm tỉnh, thành phố. Tránh tình trạng khi giao nhưng khách không nghe điện thoại hay không có ở địa điểm nhận hàng.

Xin tối thiểu 2 số điện thoại và gọi xác nhận

Theo thống kê của nhiều đơn vị vận chuyển, 40% đơn hàng chuyển hoàn là do không liên lạc được với người nhận. Vì vậy, bạn nên xin khách ít nhất 2 số điện thoại liên lạc và gọi xác nhận trước khi giao. Việc này chỉ tốn vài phút, nhưng bạn có thể xác nhận lại được thông tin đơn hàng như địa chỉ, tên, số lượng, màu sắc, kích thước,… Đặc biệt là xem số mà khách cung cấp có đúng hay họ thuộc nhóm “chỉ đặt cho vui”.

► “Chảy máu” doanh thu vì chưa có kinh nghiệm xử lý đơn hàng online. Xem ngay: 8 kinh nghiệm bán hàng online hiệu quả từ người thành công

Theo sát tiến trình giao hàng

Bạn nên theo sát tiến trình vận đơn từ khi hàng hóa được xuất kho cho đến khi tới được tay người nhận. Như vậy, ngay khi đơn hàng giao không thành công, chúng ta có thể liên hệ lại với khách hoặc bên vận chuyển để tìm cách xử lý kịp thời. Thay vì mặc kệ, để hàng về lại bưu cục và chờ ngày chuyển hoàn. Khi nắm chắc tiến trình giao hàng, bạn nên thông báo thường xuyên cho khách hàng của mình. Điều này sẽ giúp khách tin tưởng và hài lòng với dịch vụ mà cửa hàng cung cấp cũng như giảm tỷ lệ chuyển hoàn.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý vận chuyển

Nếu bạn đang kinh doanh với quy mô lớn, hoặc lượng đơn hàng đi trong ngày nhiều thì việc áp dụng công nghệ để hỗ trợ quản lý vận chuyển là điều vô cùng cần thiết. Một trong những phần mềm đáng sử dụng nhất hiện nay phải kể đến phần mềm bán hàng Abit. Thay vì theo dõi liên tục, chạy đôn chạy đáo liên hệ với hãng vận chuyển, tốn nhiều thời gian gọi, nhắn tin cho khách hàng, bạn chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản, Abit sẽ giúp bạn xử lý hết mọi việc.

Abit không chỉ là đối tác của các đơn vị vận chuyển uy tín hàng đầu hiện nay, mà còn theo sát quá trình vận đơn và tự động báo về và quản lý tập trung trên cùng một hệ thống. Phần mềm sẽ tự động inbox tiến trình đơn hàng cho khách cũng như lưu lại lịch sử mua hàng của khách. Hỗ trợ cho các chiến dịch marketing trong tương lai và lọc ra được những đối tượng từng “boom hàng”. Ngoài ra còn rất nhiều những tính năng tuyệt vời khác.

Trên đây là những cách giảm tỷ lệ hàng hoàn hiệu quả. Hy vọng những thông tin mà bài viết cung cấp có thể mang đến cho bạn những giải pháp mới trong kinh doanh. Chúc các bạn thành công.

Tham khảo thêm:

Phần mềm trả lời tin nhắn Fanpage