Chữ ký số Token là gì? Cách sử dụng, lợi ích và hướng dẫn chọn mua chi tiết

Chữ ký số Token là loại phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất tại Việt Nam hiện nay. Vậy chữ ký số Token là gì? Cách sử dụng ra sao và làm sao để chọn mua đúng loại phù hợp? Cùng tìm hiểu ngay dưới đây.

1. Chữ ký số Token là gì?

Chữ ký số Token là một thiết bị phần cứng dạng USB có chứa chứng thư số và khóa bí mật dùng để ký điện tử trên các tài liệu, văn bản trong môi trường số. Khi thực hiện ký số, người dùng chỉ cần cắm USB Token vào máy tính và nhập mã PIN để hoàn tất thao tác.

Và hiện đang được dùng phổ biến cho:

– Khai báo thuế điện tử (eTax)

– Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử (eBHXH)

– Hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)

– Ký hóa đơn điện tử

– Ký hợp đồng, văn bản pháp lý qua mạng

2. Cấu tạo và cách hoạt động của chữ ký số Token

Thành phần chính của USB Token:

– Chứng thư số: Do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) cấp cho doanh nghiệp/cá nhân.

– Khóa bí mật: Dùng để ký số, được lưu trữ an toàn trong USB Token.

– Phần mềm quản lý Token: Giúp người dùng cài đặt và sử dụng chữ ký trên máy tính.

Cách hoạt động:

1. Người dùng cắm USB Token vào máy tính.

2. Mở ứng dụng cần ký số (ví dụ: phần mềm hóa đơn điện tử, hệ thống thuế, bảo hiểm…).

3. Lựa chọn file cần ký và chọn ký số bằng Token.

4. Nhập mã PIN → Token thực hiện thao tác mã hóa → Tài liệu được ký số thành công.

3. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số Token

>>> Xem thêm: Chữ ký số từ xa là gì? Lợi ích cách sử dụng và lựa chọn nhà cung cấp uy tín 

4. Khi nào nên dùng chữ ký số Token?

Chữ ký số Token phù hợp nhất trong các trường hợp:

– Doanh nghiệp thực hiện kê khai, nộp thuế điện tử

– Gửi tờ khai BHXH, hải quan

– Phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78

– Ký các văn bản nội bộ, hợp đồng với đối tác

– Các doanh nghiệp có nhân sự hành chính làm việc cố định tại văn phòng

Nếu bạn cần ký điện tử mọi lúc mọi nơi (trên điện thoại, không dùng USB), có thể tham khảo chữ ký số từ xa – xu hướng mới linh hoạt hơn so với Token.

5. Các nhà cung cấp chữ ký số Token uy tín tại Việt Nam

Hiện nay, các đơn vị được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép cung cấp chữ ký số Token bao gồm:

– Viettel-CA

– VNPT-CA

– FPT-CA

– MISA-CA

– BKAV-CA

– NewCA

– EFY-CA

– CA2 (Nacencomm)

Các nhà cung cấp này đều hỗ trợ đăng ký chữ ký số, cài đặt và hướng dẫn sử dụng chi tiết.

6. Hướng dẫn sử dụng

Bước 1: Cắm USB Token vào cổng USB máy tính

Hệ thống sẽ tự động nhận diện thiết bị hoặc yêu cầu cài đặt driver đi kèm.

Bước 2: Mở phần mềm cần ký số

Ví dụ: phần mềm hóa đơn điện tử, hệ thống khai thuế, phần mềm kê khai bảo hiểm…

Bước 3: Thực hiện thao tác ký

– Nhấn “Ký số”

– Chọn thiết bị Token

– Nhập mã PIN và xác nhận

Bước 4: Kiểm tra lại tài liệu đã được ký và gửi đi

7. Giá chữ ký số Token bao nhiêu tiền?

Mức giá sẽ phụ thuộc vào:

– Thời hạn chứng thư số (1 năm, 2 năm, 3 năm…)

– Nhà cung cấp

– Gói dịch vụ đi kèm (hỗ trợ kỹ thuật, tích hợp phần mềm…)

Giá tham khảo: từ 1.000.000 – 2.500.000 VNĐ/năm tùy gói dịch vụ và nhà cung cấp.

8. Câu hỏi thường gặp

Có thể dùng cho cá nhân không?

Có. Ngoài doanh nghiệp, nhiều cá nhân, hộ kinh doanh cũng sử dụng chữ ký số Token cho mục đích khai thuế, hóa đơn,…

Có phải kết nối mạng không?

Không nhất thiết. Token hoạt động offline nhưng cần kết nối internet nếu gửi tờ khai lên cổng điện tử.

Bị mất Token có sao không?

Nếu mất, bạn cần thông báo khóa chứng thư số ngay và đăng ký cấp lại Token mới để đảm bảo bảo mật.

Kết luận

Chữ ký số Token là lựa chọn phổ biến và an toàn cho các cá nhân, doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử tại Việt Nam. Với chi phí hợp lý, dễ sử dụng và độ bảo mật cao, Token vẫn là giải pháp hiệu quả nếu bạn chủ yếu làm việc trên máy tính văn phòng. Tuy nhiên, nếu bạn cần linh hoạt ký trên di động hoặc từ xa, có thể tham khảo thêm giải pháp chữ ký số từ xa (remote signing).