Chữ ký số từ xa là gì? Lợi ích, cách sử dụng và lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Chữ ký số từ xa đang trở thành công cụ không thể thiếu với doanh nghiệp, đặc biệt trong các giao dịch điện tử như ký hóa đơn, hợp đồng, khai thuế,… Vậy chữ ký số từ xa là gì? Có gì khác biệt với chữ ký số USB truyền thống? Nên chọn nhà cung cấp nào uy tín và cách sử dụng ra sao? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Chữ ký số từ xa là gì?

Chữ ký số từ xa (Remote Signing) là hình thức ký số mà người dùng không cần sử dụng thiết bị phần cứng (USB Token) để lưu trữ khóa bí mật. Thay vào đó, khóa ký và thao tác ký được thực hiện trên hạ tầng khóa công khai (PKI) nằm tại máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo an toàn, nhanh chóng và có thể ký mọi lúc, mọi nơi chỉ với kết nối internet.

2. Chữ ký số từ xa khác gì với chữ ký số USB truyền thống?

>>> Xem thêm: Chữ ký số là gì? Hướng dẫn cách sử dụng và đăng ký chữ ký số 

3. Lợi ích trong kinh doanh

Sử dụng chữ ký số từ xa mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho cá nhân, doanh nghiệp:

– Tiện lợi và linh hoạt: Bạn có thể ký điện tử ngay trên điện thoại, laptop mà không cần mang theo USB Token.

– Tăng cường bảo mật: Sử dụng công nghệ HSM (Hardware Security Module) và xác thực đa lớp (OTP, Face ID, vân tay…) đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu.

– Hợp pháp và được pháp luật công nhận: Chữ ký số từ xa được cấp phép bởi Bộ Thông tin & Truyền thông, có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và được công nhận khi kê khai thuế, ký hóa đơn, hợp đồng điện tử.

– Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư thiết bị, dễ dàng tích hợp vào phần mềm nội bộ của doanh nghiệp.

4. Ứng dụng trong kinh doanh

Chữ ký số từ xa có thể được ứng dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động:

– Ký hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, BHXH, hải quan

– Ký hợp đồng điện tử nội bộ hoặc với đối tác

– Ký phiếu lương, thông báo nhân sự

– Duyệt văn bản nội bộ theo quy trình

5. Hướng dẫn sử dụng

Dưới đây là quy trình sử dụng chữ ký số từ xa phổ biến:

Bước 1: Đăng ký dịch vụ

Liên hệ với nhà cung cấp uy tín để đăng ký và cấp chứng thư số.

Bước 2: Cài đặt ứng dụng hoặc truy cập nền tảng ký số

Thông thường nhà cung cấp sẽ có app hoặc nền tảng web riêng để hỗ trợ ký.

Bước 3: Thực hiện ký số

– Tải tài liệu cần ký lên hệ thống

– Chọn vị trí ký, nhập mã xác thực (OTP hoặc vân tay/FaceID)

– Tài liệu được ký và lưu trữ trên hệ thống

6. Tiêu chí chọn nhà cung cấp

Khi lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số từ xa, bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

– Được cấp phép chính thức bởi Bộ TT&TT (như Viettel, VNPT, MISA, FPT, BKAV,…)

– Tích hợp sẵn với phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán

– Có hỗ trợ trên mobile app

– Độ bảo mật cao, sử dụng HSM và xác thực 2 lớp

– Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và chuyên nghiệp

7. Gợi ý một số nhà cung cấp uy tín

Dưới đây là một số đơn vị cung cấp chữ ký số được nhiều doanh nghiệp tin dùng:

– Viettel-CA Remote Signing

– VNPT SmartCA

– MISA eSign

– FPT.eSign

– BKAV Remote CA

8. Câu hỏi thường gặp

Hình thức này có hợp pháp không?

Có. Đây là hình thức ký số đã được pháp luật công nhận tại Việt Nam (theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Thông tư 16/2019/TT-BTTTT).

Có thể ký trên điện thoại không?

Có. Hầu hết các nền tảng đều hỗ trợ ký qua app di động.

Có thay thế được USB Token?

Hoàn toàn có thể thay thế, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử, chữ ký từ xa theo quy trình.

9. Kết luận

Chữ ký số từ xa là xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín và sử dụng đúng cách sẽ giúp bạn khai thác tối đa giá trị của công nghệ này. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tích hợp với phần mềm bán hàng, hóa đơn điện tử hay kế toán, hãy liên hệ ngay với đội ngũ Abit để được tư vấn chi tiết.