Đối soát vận chuyển là gì? Hướng dẫn cách đối soát và quản lý hiệu quả

1. Đối Soát Vận Chuyển Là Gì?

Đối soát vận chuyển là quá trình kiểm tra, so sánh dữ liệu giữa đơn vị vận chuyển và hệ thống quản lý đơn hàng của doanh nghiệp để đảm bảo:
✅Tính chính xác của phí vận chuyển, COD, khối lượng hàng.
✅Phát hiện sai lệch như thiếu đơn, thừa đơn, chênh lệch phí.
✅Giải quyết tranh chấp với đơn vị vận chuyển (hoàn tiền, bồi thường).

Áp dụng cho:

• Shop bán hàng online (TikTok Shop, Shopee, Lazada)

• Doanh nghiệp có hệ thống logistics riêng

• Đơn vị trung gian vận chuyển

2. Tại Sao Cần Đối Soát Vận Chuyển?

• Tránh thất thoát tiềndo tính sai phí ship, COD

• Giảm tỷ lệ đơn thất lạc, giao sai địa chỉ

• Tối ưu chi phíbằng cách đàm phán lại phí vận chuyển nếu có sai sót

• Nâng cao trải nghiệm khách hàngnhờ xử lý nhanh khiếu nại

3. Quy Trình Đối Soát Vận Chuyển Chuẩn

Bước 1: Thu Thập Dữ Liệu

• Từ đơn vị vận chuyển:Bảng kê phí ship, biên bản giao nhận, file Excel chi tiết đơn

• Từ hệ thống nội bộ:Danh sách đơn đã giao, COD, phí ship khách trả

Bước 2: So Sánh & Phát Hiện Sai Lệch

Cần kiểm tra các yếu tố:
✅Số lượng đơn: Có đủ đơn trong báo cáo của đơn vị vận chuyển?
✅Phí vận chuyển: Có bị tính cao hơn thỏa thuận?
✅COD: Số tiền thu hộ có khớp với đơn hàng?
✅Tình trạng giao hàng: Đơn thành công/ thất bại/ hoàn trả

Ví dụ phát hiện sai lệch:

• Đơn A tính phí ship 25k trong khi hợp đồng chỉ 18k

• Đơn B báo “đã giao” nhưng khách hàng phản ánh chưa nhận

Bước 3: Điều Chỉnh & Khiếu Nại

• Lậpbiên bản đối soátghi rõ sai lệch

• Gửi yêu cầuhoàn tiền/điều chỉnhcho đơn vị vận chuyển

• Cập nhật lại hệ thống nội bộ

Bước 4: Báo Cáo & Lưu Trữ

• Tổng hợp báo cáo đối soát định kỳ (tuần/tháng)

• Lưu trữ hồ sơ để làm căn cứ đàm phán hợp đồng sau này

4. Công Cụ Hỗ Trợ Đối Soát Hiệu Quả

5. Kinh Nghiệm Đối Soát Ít Sai Sót

🔹Đàm phán rõ ràng về phí ship, COD ngay từ hợp đồng
🔹Yêu cầu báo cáo chi tiết từ đơn vị vận chuyển hàng ngày
🔹Dùng phần mềm tự động hóa để giảm 80% thời gian đối soát

💡Bạn đang đau đầu với đối soát vận chuyển TikTok Shop?
👉Xem ngay giải pháp tự động đồng bộ đơn & cảnh báo sai lệch