Cách quản lý kho vật tư, hàng hóa hiệu quả tránh thất thoát

Việc quản lý kho hàng vật tư sẽ hỗ trợ cho các khâu lập kế hoạch, dự trữ, tiêu thụ… Vậy làm cách nào để quản lý kho hàng vật tư mang lại hiệu quả. Theo dõi bài viết dưới đây để biết những cách giúp quản lý kho vật tư tốt nhất.

1. Quản lý kho vật tư là gì?

Quản lý vật tư là quy trình lập kế hoạch vật tư cần thiết để đặt vật tư cho quá trình kinh doanh, sản xuất. Trách nhiệm của quản lý kho vật tư là xác định số lượng nguyên liệu sẽ được sử dụng. Hoặc lập kế hoạch bổ sung nguyên liệu ,xác định tồn kho để có kế hoạch bổ sung đáp ứng yêu cầu vật chất.

Quản lý kho vật tư gồm: Quản lý nguyên vật liệu, kiểm soát hàng tồn kho, phân tích kho, hoạch định vật liệu… đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất. Mức tồn kho tối đa phục vụ nhu cầu sản xuất, giữa mức lệch ở mức tối thiểu giữa kết quả thực tế và kế hoạch triển khai.

2. Một số cách giúp quản lý kho vật tư hiệu quả

2.1 Lên kế hoạch vật tư là cách giúp quản lý kho vật tư hiệu quả

Việc lên kế hoạch chuẩn bị vật tư giúp chúng ta chủ động được dòng tiền, hàng hoá, kho bãi. Trong nhiều trường hợp việc chậm tiến độ sản xuất, kinh doanh nguyên nhân chủ yếu là thiếu vật tư… Chính vì vậy việc lên kế hoạch vật tư nên được chuẩn bị từ bước đầu của quá trình sản xuất và kinh doanh.

2.2 Xây dựng kho bãi và tiêu chuẩn/chỉ dẫn lưu kho

Việc xây dựng kho hàng chứa đựng vật tư là điều vô cùng cần thiết. Cần ghi các thẻ, ký hiệu riêng để đánh dấu cho tất cả các mẫu mã hàng hóa và gắn vào nơi để hàng hóa. Các thẻ này có đầy đủ thông tin như mã hàng, màu sắc, kích thước hàng hóa. Bạn cũng nên lập sơ đồ của kho vật tư, cần thể hiện rõ ràng lối đi cũng như vị trí đặt các kệ hàng.

2.3 Xây dựng quy định quản lý kho vật tư

Vật tư, nguyên liệu là 1 phần chiếm tới trên 60% giá thành sản phẩm. Do đó, để mua hay cấp vật tư cho quá trình sản xuất thì thường phải qua rất nhiều khâu, giai đoạn. Bắt đầu từ lập kế hoạch/ đệ trình/chấp thuận vật tư/vật liệu đến khi xét duyệt, chuyển qua mua hàng, về đến dự án, kiểm tra chất lượng… rồi mới nhập và xuất cho sản xuất. Mỗi khâu lại cần có những bộ phận chuyên trách để xử lý. Do vậy nếu không có quy trình rõ ràng thì sẽ dẫn đến ảnh hưởng cả một quá trình sản xuất.

2.4 Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư là cách đơn giản hóa quá trình quản lý

Khi xã hội ngày càng phát triển cách quản lý kho vật tư thủ công dần mất đi lợi thế. Thay vào đó, việc áp dụng những phần mềm quản lý như phần mềm quản lý kho ngày càng chứng tỏ được ưu thế của mình. Với những tính năng ưu biệt như:

+ Quản lý chi tiết thông tin, dữ liệu về hàng hoá: lô hàng, chủng loại…

+ Phân chia các kho rõ ràng

+ Báo cáo chi tiết về các loại hàng hoá theo tiêu chí cụ thể

+ Quản lý xuất nhập tồn

+ Theo dõi chi tiết hàng tồn kho

+ Kiểm soát hàng hóa lỗi, mất, hư hỏng

+ Báo cáo được cập nhật liên tục, cụ thể rõ ràng….

Ngoài những ưu điểm nổi bật trên ra phần mềm này sẽ giúp quản lý kho nhanh chóng, tránh được nhiều sai sót không đáng có.

3. Một số sai lầm thường gặp trong cách quản lý kho hàng hoá, vật tư

Những sai lầm mà các doanh nghiệp hay mắc phải khi quản lý kho hàng hoá, vật tư đó là

3.1 Không xác định được hạn mức tồn kho định kỳ

Hạn mức hàng tồn kho định kỳ là số lượng hàng hóa được xác định, luôn duy trì trong kho. Đảm bảo cung cấp đủ số lượng hàng hoá khi có yêu cầu sử dụng trong sản xuất, kinh doanh. Nếu chỉ quản lý được xuất, nhập hàng hóa mà không có kế hoạch dự trù khác sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh, gián đoạn sản xuất. Nhưng nếu để tồn kho quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến vốn lưu động của doanh nghiệp, tăng chi phí bảo quản….

3.2 Kho hàng hoá vật tư không được sắp xếp khoa học

Bất kể các đơn vị kinh doanh, sản xuất nào cũng có kho hàng vật tư riêng. Tuy nhiên nhiều nơi coi kho hàng vật tư chỉ đơn giản là nơi để tất cả các mặt hàng. Và rồi đến khi cần lấy hàng, bạn không thể tìm thấy loại hàng hoá, vật tư bạn cần được đặt ở đâu. Chưa kể đến việc tìm kiếm hàng hoá, vật tư làm mất thời gian của khách hàng và của chính bạn. Để khắc phục, bạn cần sắp xếp mọi thứ đâu ra đó, phân loại rõ ràng từng mặt hàng. Tiếp theo đó sắp xếp gọn gàng lên kệ và thiết kế cho mỗi mặt hàng một thẻ ghi chú.

3.3 Không kiểm tra hàng hóa vật tư định kỳ thường xuyên

Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất ở nhiều kho vật tư. Với số lượng hàng hoá, vật tư trong kho quá lớn thì việc kiểm tra, thống kê càng khó khăn. Việc kiểm tra hàng hoá vật tư thường xuyên giúp xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho. Khi đó chúng ta sẽ dễ dàng kiểm tra, kiểm soát số lượng hàng thực tế so với sổ sách. Điều này cũng giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng vật tư bị hỏng hóc, hao mòn. Để tránh lãng phí thời gian, sức lực cho hoạt động kiểm kê bạn có thể sử dụng thêm phần mềm bán hàng online. Phần mềm tích hợp quản lý thông qua hệ thống đồng bộ dữ liệu xuất nhập tồn.

3.4 Không chuẩn hóa bộ mã vật tư và tên vật tư

Có rất nhiều kho hàng vật tư lớn với số lượng khổng lồ. Nếu không có cách chuẩn mã hóa, tên vật tư sẽ dẫn đến tình trạng dễ bị nhầm lẫn. Một số trường hợp nhìn vào tên vật tư thì giống nhau nhưng quy cách, chất lượng lại khác nhau. Khi không được quy chuẩn mã hóa sẽ gây nên khó khăn trong công tác quản lý, điều chuyển và phân phối.

4. Kết luận

Trên đây là một số chia sẻ kinh nghiệm trong việc quản lý kho hàng vật tư. Hy vọng thông qua bài viết bạn sẽ có cái nhìn sắc nét hơn về việc quản lý kho. Đồng thời hi vọng bạn sẽ tìm được cách quản lý kho hàng vật tư hiệu quả nhất và phù hợp với mô hình của mình.

Chúc bạn thành công!

Tham khảo thêm:

Phần mềm quản lý đơn hàng