Hé lộ cách lập báo cáo doanh thu bán hàng cực nhanh không thể bỏ lỡ

Quản lý doanh thu là nhiệm vụ rất quan trọng để nắm bắt tình hình kinh doanh, tránh xảy ra thất thoát, lãng phí tiền bạc. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách lập báo cáo doanh thu bán hàng chính xác mà tốn ít sức lực lẫn thời gian. Hôm nay Abit sẽ chia sẻ 3 cách làm sau đây đã được nhiều shop áp dụng hiệu quả vào thực tế. 

Lập báo cáo doanh thu bán hàng thủ công

Phương pháp này phổ biến từ rất lâu đời và tồn tại cho đến ngày nay. Tất cả thao tác được tiến hành bằng tay, không có sự hỗ trợ của phần mềm. Công việc đơn giản nhất là bạn lập sổ thống kê chi tiết doanh thu bán hàng theo ngày. Trong đó sẽ bao gồm: số lượng đơn, hàng hóa, giá tiền, tên khách hàng, các loại chiết khấu, công nợ… Khi cần bạn có thể tách riêng ra thành các báo cáo trên giấy tờ. Đó cũng là cách lập báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tháng, hàng năm của nhiều cửa hàng nhỏ lẻ theo truyền thống.

Cách làm này tuy quen thuộc nhưng đã nảy ra nhiều hạn chế. Nó chỉ phù hợp với mức giao dịch cực ít trong một ngày và lượng hàng hóa cũng hạn chế. Còn nếu với doanh nghiệp lớn, hoặc những cửa hàng có lượng khách tương đối tốt. Việc thu thập số liệu, thống kê từ hàng ngàn hóa đơn chính xác lại là một cản trở không hề nhỏ cho công tác quản lý. Hơn nữa, các loại giấy tờ lại dễ mất hoặc hư hỏng trong sử dụng. Các mẫu báo cáo doanh thu tốt nhất với quy mô bán hàng theo hộ gia đình – nơi có sự tin tưởng lớn. Còn nếu thuê nhân viên thì dễ xảy ra tình trạng sửa đổi báo cáo để qua mặt chủ.

Tính doanh thu bán hàng bằng excel

Nhận thấy cách tính thủ công không còn nhiều hiệu quả. Người bán hàng đã tìm sang công cụ thông minh hơn là Excel. Nền tảng này tích hợp đầy đủ các tính năng về nghiệp vụ kế toán chuyê nghiệp. Bao gồm các hàm lọc, tìm kiếm, sao chép, thống kê… Các công thức tính tự động sẵn có sẽ cho ra kết quả chỉ ít hơn 1 giây.

Trong báo cáo doanh thu bán hàng bằng Excel chứa lượng thông tin rất lớn. Đồng thời có sẵn các cột, sheet, bảng biểu, sơ đồ đa dạng, theo quy chuẩn. Người dùng dễ dàng thiết lập 1000 báo cáo như 1, nâng cao tính chuyên nghiệp. Thao tác quen thuộc, cài đặt miễn phí không tốn một đồng. Lại phục vụ hiệu quả cho công việc lập báo cáo của kế toán mỗi khi sếp yêu cầu.

Excel có nhiều lợi ích nhưng không thể phủ nhận những bất cập trong quá trình sử dụng. Ví dụ như mỗi file lưu trữ được rất nhiều thông tin nhưng lại không vô hạn. Với một doanh nghiệp lớn hoặc các chuỗi hệ thống cửa hàng. Nếu dồn tất cả thông số doanh thu bán hàng về một file sẽ gây ra tình trạng quá tải. Thao tác sẽ bị chậm, rối mắt, máy còn bị đơ và treo máy. Đồng thời khi máy tính kế toán dính viruss hoặc mã độc thì khả năng khôi phục lại file Excel gần như bằng 0.

Đọc phân tích chi tiết hơn tại bài viết: Phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel 

Lập bảng báo cáo doanh thu bán hàng bằng phần mềm quản lý

Hiện nay ứng dụng công nghệ thông tin đã vươn lên một tầm cao mới. Hãy tận dụng ngay điều này bằng cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp Abit với tính năng báo cáo tự động. Không chỉ tích hợp sẵn các mẫu báo cáo doanh số bán hàng theo tháng, theo năm, theo quý. Mà bạn có thể đọc báo cáo, kiểm tra thông số kinh doanh của bất kỳ thời gian nào. Bởi vì các số liệu được nhập tự động từ các hóa đơn bán hàng tại quầy thông qua kết nối với máy pos, quản lý máy in, máy quét. Đảm bảo tính linh hoạt chính xác từ bán hàng đến quản lý theo quy trình khép kín.

Một bảng báo cáo bao gồm đầy đủ các thông tin đúng chuẩn thông tư 200 của Bộ Tài Chính. Bao gồm: doanh số, giảm trừ doanh số, doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp, các chi phí và lợi nhuận thuần. Đặc biệt bạn có thể xem tình hình của từng cửa hàng thông qua chức năng chọn bộ lọc Chi nhánh. Qua công nghệ điện toán đám mây, số liệu lưu trữ không giới hạn dung lượng và thời gian. Loại bỏ nỗi lo bị mất dữ liệu hoặc phải nâng cấp bộ nhớ cho thiết bị.

Một điểm cộng nữa là tính an toàn và linh hoạt của báo cáo. Cơ chế phân quyền quản trị sẽ giới hạn thao tác của người dùng theo chức danh. Ví dụ nhân viên bán hàng, telesale sẽ không xem được báo cáo mà chỉ có nhà quản lý và kế toán theo dõi. Như vậy sẽ hạn chế được sự xâm nhập, đánh cắp dữ liệu của kẻ xấu. Ngoài ra sếp có thể thoải mái check báo cáo ở mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần có trong tay 1 smartphone hoặc laptop kết nối Internet. Dù có đi họp, đi tiếp khách hay du lịch thì mọi việc ở cửa hàng vẫn nằm trong tầm kiểm soát.

Tạm kết

Qua bài viết đã trình bày 3 cách làm báo cáo doanh thu hàng tháng hoặc hàng năm phổ biến nhất. Tùy theo đặc điểm từng mô hình và yêu cầu công việc của bạn mà chọn phương pháp hiệu quả nhất. Tuy nhiên để không phải đầu tư nhỏ lẻ, mất thời gian công sức nhiều. Sử dụng ngay phần mềm Abit để chuyên nghiệp hóa chức năng báo cáo.

Đầu tư vào Abit chưa bao giờ là sai lầm. Đó là cách thông minh nhất vì bạn mua 1 nhưng sở hữu tổ hợp công cụ. Ngoài báo cáo, còn có quản lý tương tác fanpage, quản lý kho hàng. Kiểm soát hoạt động nhân viên, chia đơn inbox, thiết lập kịch bản trả lời tự động chỉ với 1 chạm trên Ứng dụng quản lý tin nhắn fanpage tích hợp MIỄN PHÍ trên mọi smartphone nhé. Nếu bạn ngại đọc, hãy liên hệ sớm với tổng đài 024.6674.8888 để sự hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ support nhé.