Sử dụng file Excel quản lý bán hàng cho shop online liệu có sáng suốt?

Khi đơn hàng tăng lên, bạn không thể dùng thao tác ghi đơn và tính toán thủ công nữa. Thay vào đó, tạo file Excel quản lý bán hàng là giải pháp quen thuộc nhiều đơn vị lựa chọn. Để kinh doanh hiệu quả thì giải pháp này đã đủ và tối ưu chưa? Những điểm nào của Excel nên cân nhắc trước khi sử dụng? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

File Excel quản lý bán hàng hỗ trợ kinh doanh online như thế nào?

Trong hoạt động mua bán trực tuyến, người ta chỉ chăm chú đi tìm kiếm khách hàng mà bớt đi sự quan tâm về quản lý hàng hóa. Tâm lý này khiến cho việc thất thoát trở nên ngày càng lớn, để lại nhiều hậu quả. Một file excel quản lý bán hàng online ra đời thay thế cho sổ sách ghi chép bất tiện. Giúp cho các chủ shop online quản lý được sản phẩm của mình một cách chi tiết và thuận tiện hơn.

Trong đó sẽ bao gồm 4 file Excel cơ bản nhất như sau:

• File Excel quản lý đơn hàng

• File Excel quản lý xuất nhập tồn

• File Excel quản lý khách hàng

• File Excel quản lý doanh thu, dòng tiền

Sử dụng ít nhất 4 file Excel trên sẽ giúp chủ shop nhận được rất nhiều lợi ích:

+ Khi quản lý bằng Excel tất cả những hoạt động bán hàng sẽ được cập nhật dưới dạng bảng tính một cách rõ ràng, đúng quy chuẩn. Điều này sẽ giúp việc thống kê, phân loại dữ liệu được dễ dàng hơn. Các thao tác tính toán thực hiện ngay khi áp dụng các hàm, vừa nhanh vừa đảm bảo độ chính xác nhất.

+ Rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin. Cơ bản giảm tải được áp lực hơn cho nhân viên kế toán so với quản lý thủ công bằng sổ sách.

+ Hơn hết công cụ này hoàn toàn miễn phí. Đây là phần mềm được cài đặt sẵn trên tất cả máy tính/ laptop. Chính vì thế, bất kỳ lúc nào bạn muốn quản lý bán hàng bằng Excel đều có thể sử dụng ngay mà không cần tốn bất kỳ chi phí gì.

Tìm hiểu thêm: Có nên sử dụng phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel hay không?

Quản lý bán hàng online bằng file Excel liệu đã đủ chưa?

Câu trả lời là KHÔNG vì bên cạnh lợi ích nó còn có khuyết điểm

+ Đầu tiên, để sử dụng công cụ này một cách hiệu quả thì bạn cần phải nắm được tất cả các hàm phức tạp trong Excel. Và tất nhiên bạn phải là người có chuyên môn nghiệp vụ hoặc học hỏi và sử dụng thường xuyên thì mới có thể ghi nhớ. Ví dụ như người bán hàng tạp hóa, bán quần áo. Không phải ai cũng có thể sử dụng 1 file excel quản lý bán hàng và công nợ tốt ngay từ đầu. Chính vì thế, đối với những người mới sử dụng thì không hề đơn giản.

+ Hơn nữa, chỉ có thể kiểm soát hoạt động bán hàng bằng Excel khi cửa hàng có quy mô nhỏ. Số lượng hàng hóa ít và giao dịch mua bán đơn giản. Nếu đơn vị kinh doanh trên đa kênh, đơn hàng đổ về nhiều thì công cụ này trở nên quá tải và chậm. Dẫn đến tình trạng máy thường xuyên bị treo hoặc gặp sự cố khi thao tác.

+ Chưa kể đến tính bảo mật của file quản lý này rất kém. Các file được lưu trữ ngay trên máy tính chủ của shop nên nguy cơ bị ăn cắp, sửa đổi dữ liệu rất cao. Khi máy tính của bạn có virus thì thường sẽ khó khôi phục lại file gốc ban đầu.

+ Và còn kết nối và lan truyền thông tin rất khó khăn giữa các bộ phận. Cứ mỗi lần khách mua hàng lại phải nhập dữ liệu mới toàn bộ hệ thống. Sau đó các bộ phận khác mở file ra xem và ghi chép lại số liệu cần thiết. Có thể share file excel quản lý bán hàng qua Internet hoặc usb. Nhưng lại tiềm ẩn nguy cơ dính mã độc, viruss từ máy này sang máy khác.

Công cụ nào hiệu quả hơn file Excel quản lý bán hàng online?

Sử dụng công cụ Excel để quản lý bán hàng online vẫn chưa đủ. Về lâu dài bạn cần một giải pháp quản lý bán hàng trực tuyến nhanh và hiệu quả hơn. Một hệ thống quản lý bán hàng online chuyên nghiệp như Abit chính là giải pháp mà bạn cần tìm.

Với Abitstore, chủ shop yên tâm mở rộng mô hình kinh doanh online. Không còn sợ nỗi lo quá tải cho hệ thống nhân viên và quản lý. Khả năng kết nối và đồng bộ đơn hàng của Abit tích hợp trên hầu hết các kênh bán hàng hot nhất. Đó là Fanpage Facebook, Sàn TMĐT (Tiki, Shopee, Lazada), Website, Landingpage,.. Với phần mềm này tất cả những biến động trong mỗi gian hàng đều được cập nhật tự động dưới dạng đơn tạm. Nhân viên không cần nhập thủ công vào mà chỉ cần chỉnh sửa và chuyển qua bộ phận khác xử lý.

Riêng với kênh Fanpage, đội ngũ Abit đã đưa ra 1 phân hệ riêng biệt là Abitmes. Chuyên hỗ trợ quản lý tương tác, gia tăng tỷ lệ chốt đơn bán hàng cho shop. Tích hợp sẵn các chức năng như: Auto like, auto comment-inbox theo kịch bản cài đặt sẵn. Lọc và ẩn comment tự động có số điện thoại tránh cướp khách. Chia đơn cho từng nhân viên chăm sóc page để giảm tải hệ thống,…

Thêm vào đó, những vấn đề như liên hệ đơn vị vận chuyển, chăm sóc khách hàng, remarketing,… đều được thực hiện dễ dàng. Và chắc chắn việc mất dữ liệu do virus. Hoặc có người xâm nhập sẽ không xảy ra khi sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Kết hợp cơ chế phân quyền thông minh dành cho chủ shop kinh doanh thời đại 4.0.

Tạm kết

Tạo một file Excel quản lý bán hàng là chưa đủ để có thể kinh doanh thời đại cạnh tranh hiện nay. Vì thế, các chủ shop cân nhắc kỹ giải pháp quản lý hiệu quả hơn là phần mềm bán hàng Abit ngay từ khi mới bắt đầu khởi nghiệp. Tuy mất một khoản phí duy trì nhỏ (từ 100.000đ/tháng) nhưng lợi ích nhận lại thì gấp nhiều lần. Chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm thời gian mà vẫn kiểm soát kinh doanh cực tốt.

Ngoài những tính năng trên, Abit hiện đang có khuyến mãi MIỄN PHÍ DÙNG THỬ phần mềm. Khách hàng có thể trải nghiệm sản phẩm trong vòng 15 ngày trước khi quyết định mua. Đồng thời TẶNG KÈM 1 MÁY IN hóa đơn, vận đơn, mã vạch Q900 hiện đại nhất trên thị trường. Để biết chi tiết tính năng và chương trình ưu đãi bấm ngay TẠI ĐÂY.