Quản lý kho là gì? Các cách quản lý kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp

1. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là quá trình theo dõi, kiểm soát và tối ưu việc lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Mục tiêu chính là đảm bảo hàng hóa được nhập – xuất – tồn hợp lý, tránh thiếu hụt hoặc tồn kho quá nhiều, từ đó tối ưu chi phí và hiệu quả kinh doanh.

Quản lý kho bao gồm nhiều công việc: nhập hàng, kiểm kho, xuất kho, kiểm soát tồn kho, kiểm tra hạn sử dụng, và đánh giá hiệu suất luân chuyển hàng hóa.

2. Vai trò của quản lý kho trong kinh doanh

– Tránh thất thoát, nhầm lẫn khi xuất/nhập hàng.

– Dự báo nhu cầu và lên kế hoạch nhập hàng chính xác.

– Tối ưu không gian lưu trữ, tiết kiệm chi phí thuê kho.

– Tăng hiệu quả bán hàng khi hàng hóa luôn sẵn sàng cung ứng.

– Đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu tồn kho thực tế.

>>> Xem thêm:Phần mềm quản lý kho Abit 

3. Các phương pháp quản lý phổ biến

1. Phương pháp quản lý bằng Excel

Ưu điểm:

– Miễn phí, dễ sử dụng cho shop nhỏ.

– Có thể tùy chỉnh mẫu phiếu nhập – xuất, theo dõi tồn kho.

Nhược điểm:

– Dễ sai sót khi số lượng hàng nhiều.

– Không theo dõi được theo thời gian thực.

– Không kết nối với bán hàng hoặc cảnh báo tồn kho.

Phù hợp với: Hộ kinh doanh nhỏ, ít mặt hàng.

2. Quản lý bằng phần mềm chuyên dụng

Ưu điểm:

– Tự động cập nhật tồn kho khi có đơn hàng.

– Quản lý tồn kho theo từng mã hàng, từng chi nhánh.

– Cảnh báo tồn kho thấp – sắp hết hàng.

– Hỗ trợ kiểm kho định kỳ, nhập – xuất – chuyển kho dễ dàng.

Nhược điểm:

– Mất chi phí đầu tư ban đầu.

– Cần đào tạo nhân viên sử dụng.

Phù hợp với: Doanh nghiệp bán hàng đa kênh, có nhiều kho, nhiều chi nhánh.

3. Phương pháp FIFO và LIFO

– FIFO (First In – First Out): Xuất hàng nhập trước – bán trước. Phù hợp với hàng có hạn sử dụng (thực phẩm, mỹ phẩm…).

– LIFO (Last In – First Out): Xuất hàng nhập sau – bán trước. Thường dùng với hàng tồn kho lâu hoặc giá biến động.

Việc áp dụng đúng phương pháp giúp giảm hao hụt và tối ưu vòng quay kho.

4. Quản lý mã vạch – kiểm kho bằng máy quét

– Gán mã vạch cho từng sản phẩm.

– Sử dụng máy quét hoặc điện thoại để nhập – xuất hàng nhanh chóng.

– Tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian kiểm kê.

4. Mẹo quản lý kho hiệu quả năm 2025

– Đồng bộ dữ liệu kho với hệ thống bán hàng để tự động trừ kho theo đơn.

– Phân loại hàng hóa theo nhóm, chủng loại, khu vực lưu trữ.

– Thiết lập cảnh báo tồn kho tối thiểu – tối đa để kiểm soát nhập hàng kịp thời.

– Lên lịch kiểm kho định kỳ (tuần, tháng, quý) để đối soát dữ liệu và phát hiện chênh lệch.

– Sử dụng phần mềm có báo cáo tồn kho chi tiết, giúp dự báo và ra quyết định nhập hàng hiệu quả.

5. Phần mềm quản lý kho hiệu quả – Abit

Abit là phần mềm quản lý bán hàng và kho hàng toàn diện, hỗ trợ:

– Quản lý tồn kho theo thời gian thực.

– Theo dõi nhập – xuất – chuyển kho dễ dàng.

– Cảnh báo khi sắp hết hàng hoặc tồn kho cao.

– Kết nối trực tiếp với kênh bán hàng (Facebook, Shopee, Tiktok Shop…).

– Tự động trừ kho khi có đơn hàng.

📌 Giải pháp phù hợp cho mọi mô hình kinh doanh online và offline, từ cửa hàng nhỏ đến chuỗi hệ thống!