Cách làm báo cáo bán hàng nhanh gọn – chính xác nhất không cần excel

Bạn có biết 70 độ trễ và kém hiệu quả trong quản lý bán lẻ đến từ năng lực của công cụ quản lý. Trong đó các công cụ hỗ trợ làm báo cáo bán hàng ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình quản lý kinh doanh và những quyết định của người đứng đầu. Báo cáo càng được xuất ra nhanh, gọn, chính xác, chi tiết thì quản lý càng hiệu quả. Nhưng bạn đã biết cách để thực hiện báo cáo tốt nhất chưa? Tham khảo ngay gợi ý dưới đây nhé.

Cách lập báo cáo bán hàng bằng excel có thực sự hiệu quả?

Thay thế các báo cáo bán hàng viết tay là những Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel. Điểm cộng là Excel hoàn toàn không phải trả phí, thông dụng với dân văn phòng. kế toán. Tuy nhiên nó lại có rất nhiều nhược điểm trong quá trình sử dụng như:

– Giới hạn dung lượng của báo cáo bán hàng: Nếu bạn làm báo cáo hằng tháng, thậm chí hằng tuần, khối lượng thông tin chứa trong tệp là cực kỳ lớn. Kinh doanh lâu dài 1-2 năm thì bộ nhớ file đã đầy rồi. Chưa kể là khi có quá nhiều dung lượng thì máy sẽ bị treo, đơ, giật lag trong quá trình xử lý số liệu.

– Bảo mật kém, dễ bị xâm nhập: File Excel được cài trực tiếp trên hệ thống máy tính của cửa hàng, doanh nghiệp. Tạo cơ hội cho những kẻ xấu dễ dàng xâm nhập và thay đổi thông tin báo cáo nhằm gian lận. Đồng thời khi máy tính có virus hay bị hỏng thì file báo cáo bán hàng cũng sẽ “chết” theo. Như vậy toàn bộ dữ liệu kinh doanh của bạn không thể nào lấy lại.

– Không kết nối các bộ phận nhanh gọn : Dùng Excel báo cáo bán hàng chỉ cho phép 1 máy, 1 người. Vì thế khi cần tổng hợp số liệu của các phòng còn lại như marketing, sales, kho, khách hàng sẽ không thể thực hiện nhanh. Phải chờ các bộ phận khác cũng gửi báo cáo lên phòng kế toán để hoàn thiện số liệu. Quá trình này chậm trễ hoặc sai lệch sẽ kéo “nguy cơ” ở cả báo cáo tổng hợp.

– Không tự động cập nhật số liệu: Người dùng hoàn toàn điều chỉnh dữ liệu và các hàm số phức tạp trong báo cáo. Khi có bất kì biến động nào từ giao dịch bán hàng trên các kênh, kế toán cần phải nhập vào file mới có số liệu chính xác. Điều này dễ dẫn đến tình trạng ghi nhầm, ghi thiếu, quên đơn,.. Hoặc cố tình ghi lệch ít đi số lượng đơn so với thực tế để ăn gian.

Thực hiện báo cáo bán hàng tự động trên phần mềm Abit

Giới thiệu về phần mềm quản lý bán hàng online Abit

Abit là một giải pháp công nghệ chuyên nghiệp hỗ trợ chủ shop online quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh.  Nền tảng này có tích hợp tính năng báo cáo bán hàng rất hữu ích với hơn 20 mẫu chi tiết. Giúp người dùng quan sát được tình hình kinh doanh tại cửa hàng 24/24 chỉ cần có điện thoại hoặc laptop kết nối Internet. Ngoài ra, chế độ lọc được hiển thị tùy chọn theo thời gian. Chỉ cần bấm vào các tính năng thì 1-3 giây sau đã có ngay trên màn hình.

Công cụ này hỗ trợ rất tốt cho người quản lý nắm bắt tình hình bán hàng. Kể cả bạn có đi vắng thì mọi việc ở cửa hàng vẫn luôn trong tầm kiểm soát tốt nhất. Đặc biệt số liệu được tổng hợp từ mọi nguồn bán (Tiki, Shopee, Lazada, Fanpage, Cửa hàng và Website) đổ về. Không cần phải mở từng kênh quản lý ở mỗi nền tảng ra để tính toán mất thời gian.

Cơ chế phân quyền cho phép mỗi nhân viên 1 tài khoản (user) và giới hạn nội dung xem. Tức là nếu nhân viên A là nhân viên bán hàng thì chỉ được thao tác tại quản lý sản phẩm, hóa đơn, in đơn, xử lý đơn hàng online,.. Còn các mục như báo cáo tồn kho hay doanh số thì hoàn toàn không được cấp quyền truy cập. Tránh khả năng nhân viên ăn cắp hoặc sửa thông tin kinh doanh.

Một số tính năng trong phần báo cáo bán hàng

Báo cáo bán hàng gồm những gì? Trên Abit nó được chia rành mạch thành những loại tương úng như sau:

Báo cáo lãi lỗ 

Loại báo cáo này giúp chủ shop tính chính xác doanh số, lợi nhuận, doanh thu thuần, giá vốn hàng bán. Các loại chi phí về vận chuyển, thuế, lợi nhuận gộp về hàng bán, lợi nhuận thuần,… Các số liệu được đưa ra đều do máy xử lý 100% nên không có sai lệch. Đây là báo cáo quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh của bất kì cửa hàng nào. Vì nó biểu thị trực tiếp đến lợi nhuận, doanh thu – các yếu tố giúp người làm chủ có quyết định thay đổi chiến lược hay không. Số liệu được tổng hợp tùy theo ý bạn. Từ báo cáo bán hàng theo ngày, tháng, quý, năm,.. đều chỉ mất 1 giây để ra kết quả.

Báo cáo bán hàng theo kênh

Abit cho phép đồng bộ với Facebook, sàn TMĐT (Lazada, Tiki, Shopee), Landing page, Website và bán hàng tại cửa hàng. Chính tính năng này sẽ cộng trừ tất cả các giao dịch từ mọi kênh về 1 báo cáo duy nhất. Phần giao diện của báo cáo cực kì bắt mắt, sinh động dạng biểu đồ trực quan. Các thông tin cơ bản như tỷ lệ chốt đơn, doanh số thu về từ mỗi kênh trong 1 thời gian nhất định. Từ đó giúp bạn nhận ra đâu là kênh tốt để tiếp tục “bỏ” vốn và thời gian đầu tư.

Báo cáo bán hàng theo Fanpage

Cùng lúc quản lý doanh thu của nhiều fanage một lúc không hề đơn giản. Giờ chỉ cần kết nối mọi fanpage qua phần mềm để nó tự động thống kê nguồn lực của bạn. Tỉ  lệ đơn hàng ở đâu về nhiều để từ đó tập trung nguồn lực để hát triển. Ví dụ hàng bán chạy ở Facebook thì tập trung vào chạy ads fanpage. Nếu tỉ lệ chốt sale trên sàn nhiều thì marketing tại sàn, xây dựng gian hàng chất lượng.

Báo cáo tồn kho 

Hàng hóa là tài sản của công ty và doanh nghiệp. Vì thế cần có một báo cáo tồn kho tự động được cập nhật liên tục 24/24. Máy còn có thể đưa ra cảnh báo khi hàng tới ngưỡng định mức tồn. Giúp chủ shop nhanh nhanh đi lấy hàng về bán cho kịp thu cầu người mua. Hoặc với những hàng lâu không bán được, có nguy cơ ứ đọng vốn. Bạn nhìn bảng báo cáo cũng sẽ hiểu được ngay. Từ đó tạo ra các chương trình sale, giảm giá để bán nhanh, kịp thười xoay vòng vốn.

Báo cáo chốt đơn và xếp hạng nhân viên

Kiểm soát nhân viên sale bằng bảng báo cáo doanh thu trong thời điểm bất kì. Bạn sẽ biết được nhân viên nào đang đem lại doanh thu cao nhất cho cửa hàng. Đi kèm theo đó là tỷ lệ % chốt đơn thành công. Căn cứ vào đây để xác định mức khen thưởng hay phê bình tới đội ngũ sales. Thay vì phải ngồi tổng hợp từng người, từng ngày rồi đem đi so sánh với nhau. Chỉ cần 1 click trên màn hình máy tính đã hoàn thành xong công việc.

Trên đây là thông tin về cách làm báo cáo bán hàng không cần dùng đến Excel. Hy vọng sẽ giúp ích được cho các chủ shop, chủ doanh nghiệp quản lý hiệu quả. Chúc bạn thành công.