Quản lý dòng tiền bằng Excel hạn chế tối đa thất thoát trong bán lẻ

Tiền chính là mạch máu nuôi sống kinh doanh. Dù là doanh nghiệp lớn hay shop bán lẻ thì việc kiểm soát dòng tiền ra – vào cũng rất quan trọng. Hầu hết các shop bán lẻ mới khởi nghiệp hiện nay đều chọn cách quản lý dòng tiền bằng Excel để vận hành và nắm bắt tình hình chính xác, hiệu quả.

Cho dù có mô hình kinh doanh nhỏ nhưng hàng ngày shop bán hàng vẫn có rất nhiều khoản phải thu hoặc chi. Chính vì thế việc kiểm soát được dòng tiền sẽ giúp các đơn vị kinh doanh hạch toán chi phí và doanh thu cho hợp lý. Và lập bảng Excel là cách đơn giản giúp các đơn vị kinh doanh quản lý dòng tiền một cách đơn giản và hiệu quả nhất. Cùng tìm hiểu chi tiết cách quản lý này trong bài viết sau đây.

Cách quản lý dòng tiền bằng Excel chi tiết nhất

Để quản lý dòng tiền bạn cần phải thực hiện rất nhiều công việc như:

• Lập kế hoạch dự báo dòng tiền

• Báo cáo dòng tiền hàng ngày

• Quản lý được công nợ của khách hàng và nhà cung cấp

• Dự đoán được nhu cầu nhập hàng và quản lý hàng hóa tốt

• Quản lý khoản thu và thiết lập những mục tiêu về doanh số trong thời gian dài…

Còn rất nhiều công việc liên quan đến thu chi mà bạn cần thực hiện để làm sao kiểm soát được tốt nhất dòng tiền tốt nhất. Và Excel sẽ giúp bạn thực hiện những công việc này bằng những file quản lý hiệu quả. Sau đây là một số mẫu file Excel giúp shop bán lẻ quản lý dòng tiền:

Lập bảng kế hoạch dòng tiền bằng file Excel

Việc lập bảng kế hoạch dòng tiền bằng file Excel giúp người quản lý biết trước được số tiền thu chi và vận hàng cửa hàng tốt hơn. Để làm được bảng kế hoạch này trước hết người quản lý phải kiểm tra các nguồn thu trong cửa hàng. Đó là lượng tiền mặt, khoản nợ của khách hàng, nguồn thu khác… Tiếp đến là dự đoán chi tiết các khoản tiền phải chi ra và thời gian cụ thể. Các khoản chi bao gồm tiền thuê nhà, hàng tồn kho, tiền lương, các khoản nợ phải thanh toán…

Mẫu kế hoạch dòng tiền bằng Excel:

>>> Phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel có đáng dùng hay không? Đọc review từ các chủ shop 

Mẫu Excel báo cáo dòng tiền hàng ngày

Chủ cửa hàng cũng cần lập báo cáo chi tiết dòng tiền hàng ngày từ đó có kế hoạch dài hạn hơn. Để lập file Excel này bạn cần quan tâm đến:

+ Dòng tiền thu bao gồm: Tiền thu từ hoạt động bán hàng và tiền thu khác.

+ Dòng tiền ra bao gồm các khoản như:

• Nộp tiền vào ngân hàng
• Thanh toán tiền lương
• Thanh toán nhà cung cấp
• Mua trang thiết bị
• Tạm ứng tiền xăng dầu
• Chi phí marketing
• Chi phí vận chuyển
• Thuê kho
• Đầu tư mở rộng
• Chi phí điện nước
• Chi phí khác

Mẫu chi tiết báo cáo dòng tiền hàng ngày:

Quản lý được công nợ của khách hàng và nhà cung cấp bằng Excel

Theo dõi và kiểm soát công nợ khách hàng và nhà cung cấp là một trong những công việc mà người quản lý cần làm để kiểm soát dòng tiền. Nhân viên sẽ cập nhật thông tin trên file Excel liên tục. Việc quản lý công nợ bằng Excel sẽ bao gồm phần công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp. File quản lý công nơi sẽ bao gồm những thông tin như:

• Thông tin về khách hàng/nhà cung cấp: Tên, địa chỉ, mã khách hàng/nhà cung cấp, số điện thoại.
• Thông tin về công nợ phải trả: Nội dung công nợ, phải trả đầu kỳ, phải trả tăng, phải trả giảm, phải trả cuối kỳ, ghi chú (nếu có), tên nhân viên thực hiện.
• Thông tin về công nợ phải thu: Nội dung công nợ, phải thu đầu kỳ, phải thu tăng, phải thu giảm, phải thu cuối kỳ, ghi chú (nếu có), tên nhân viên thực hiện.

Mẫu Excel quản lý công nợ phải thu – phải trả:

Ngoài những mẫu file trên chủ cửa hàng còn có thể tạo file quản lý doanh thu, hàng hóa… Từ những số liệu của những file phải thu, phải trả trên chủ cửa hàng có thể lập dự toán và quản lý dòng tiền chính xác nhất.

Cách quản lý dòng tiền bằng Excel có ưu nhược điểm gì?

Vẫn có rất nhiều cửa hàng với quy mô nhỏ sử dụng cách quản lý dòng tiền bằng Excel. Tuy nhiên khi thực sự trải nghiệm thì họ mới biết được những ưu nhược điểm của phương pháp này:

Ưu điểm:

• Cách quản lý này giúp cửa hàng tiết kiệm chi phí.
• Giao diện đơn giản, quen thuộc.
• Có hiệu quả cao

Nhược điểm:

• Người sử dụng phải thông thuộc hết các hàm tính trong Excel
• Dữ liệu lưu trữ không cao
• Vấn đề bảo mật không được đảm bảo

Chính vì thế những cửa hàng nhỏ cần một phương pháp quản lý dòng tiền đơn giản và hiệu quả hơn. Với nhu cầu như vậy nhiều đơn vị kinh doanh đã lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng online Abit. Tất cả những công việc phục vụ kinh doanh như quản lý hàng hóa, công nợ, khách hàng, doanh thu, nhân viên… đều có thể thực hiện dễ dàng trên giao diện của phần mềm. Chính vì thế chủ cửa hàng có thể dễ dàng kiểm soát tình hình kinh doanh của mình mọi lúc.

Với 30+ mẫu báo cáo kinh doanh được cài đặt sẵn, thiết kế bắt mắt, dễ nhìn. Đi kèm biểu đồ sinh động giúp chủ shop nắm bắt dữ liệu tốt hơn. Ngoài ra, các con số đều được tổng hợp tính toán trên máy tự động nên hoàn toàn không có sai lệch. Đây chính là cách giúp giảm tải áp lực công việc cho kế toán các bộ phận. Người quản lý có thể xem tình hình bán hàng mọi lúc mọi nơi bằng điện thoại/iPad.

Tạm kết

Quản lý dòng tiền bằng Excel chắc chắn là cách kiểm soát hoạt động kinh doanh của các shop bán lẻ một cách hiệu quả. Tuy nhiên việc sử dụng lại khá phức tạp, đòi hỏi chuyên môn và tốn nhiều thời gian. Nếu không thông thạo việc sử dụng Excel thì các cửa hàng có thể sử dụng phần mềm bán hàng Abit cho công việc quản lý.

Ngoài những tính năng tổng hợp – báo cáo, đây còn là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho đa kênh. Phần mềm ẩn comment Fanpage, tự động comment – inbox cho khách hàng theo kịch bản. Quản lý đơn hàng đồng bộ từ các sàn TMĐT (Shopee, Tiki, Lazada), Website, Landing page. Đẩy đơn hàng loại, đối soát COD, định vị bưu gửi chỉ bằng 1 click.. Và hàng ngàn lợi ích khác cho chủ kinh doanh đang chờ bạn khám phá.  

Liên hệ sớm với tổng đài 024.6674.8888 để nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn và hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ support ABIT.