Có nên dùng File Excel báo cáo lãi lỗ trong quản lý kinh doanh?

Ngoài việc làm sổ sách, chứng từ báo cáo với cơ quan thuế, kế toán còn phải làm file Excel báo cáo lãi lỗ. Nhưng để hoàn thành cần phải tổng hợp số liệu chính xác và kịp thời trong khi thao tác sử dụng lại khá phức tạp và dễ nhầm lẫn. Vậy có nên dùng Excel tính lãi lỗ hay không? Nếu không dùng còn giải pháp nào tối ưu hơn thế? Đọc bài sau sẽ có câu trả lời.

Đặc điểm của File Excel báo cáo lãi lỗ

File Excel báo cáo lãi lỗ là tài liệu quản lý kinh doanh của các đơn vị kinh doanh. Trong đó sẽ có báo cáo chi tiết lãi lỗ, lợi nhuận, các chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu trong 1 gian đoạn nhất định. Từ đó, nhà quản lý sẽ nắm bắt được ngay tình trạng công việc bán hàng tốt hay xấu. Đang thuận lợi hay gặp thất thoát khi chi phí tăng cao, lãi giảm. Xây dựng ngay chiến lược điều chỉnh phù hợp để quản lý dòng tiền. Tối ưu hóa nguồn vốn đầu tư để tăng khả năng sinh lời cho doanh nghiệp.

Ưu điểm của File Excel báo cáo lãi lỗ

• Điểm cộng tuyệt vời cho công cụ này chính là dễ cài đặt và chi phí rẻ. Bạn không cần phải trả bất kì một đồng nào vì Excel được cài miễn phí trên hệ điều hành của máy tính.

•  Độ phổ biến của Excel cũng sâu rộng trong đời sống. Nó là công cụ quen thuộc với mọi nhân viên văn phòng, đặc biệt là kế toán tài chính nội bộ. Vì thế không mất nhiều thời gian làm quen mà đã được đào tạo hoặc có hiểu biết chuyên sâu về Excel rồi.

•  Trong Excel có nhiều tính năng phân tích, lập báo cáo nhanh chóng. Cung cấp thông tin minh bạch rõ ràng thành các bảng sheet. Dung lượng lưu trữ lớn phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ, ít hàng hóa, giao dịch. Dễ dàng in file Excel ra giấy, công chiếu hoặc chia sẻ qua máy tính cho nhau để bộ phận quản lý cùng theo dõi chi tiết lãi lỗ.

Hạn chế của File Excel báo cáo lãi lỗ

Tuy là công cụ “quen mặt” với bất kì một kế toán viên nào nhưng nó vẫn tồn tại những nhược điểm “chết người” trong quá trình làm báo cáo như sau:

• Dung lượng giới hạn: Tuy Excel có sức chứa thông tin khá lớn nhưng không phải vô hạn. Nó chỉ phù hợp cho các báo cáo bán hàng dữ liệu nhỏ, ít giao dịch. Còn nếu khi quản lý quy mô lớn, lượng hàng hóa nhiều. Các báo cáo làm trên nền tảng này sẽ bộc lộ rõ hạn chế về tốc độ xử lý dữ liệu. Khi mở máy thi thoảng sẽ bị giật và treo máy nếu máy tính cấu hình thấp. Hoặc gây nên tình trạng khó kiểm soát dữ liệu vì nhiễu loạn rối mắt. Gây khó khăn cho công việc thống kê, tính toán.

• Làm Excel để báo cáo lãi lỗ chỉ được 1 người 1 máy trong 1 thời điểm. Vì thế khó san sẻ công việc và bàn giao lại cho người khác. Đồng thời tạo áp lực nặng nề cho nhân viên khi báo cáo cần tính nhanh chóng và chuẩn xác tuyệt đối.

• Thao tác trên nền tảng này đòi hỏi người có nghiệp vụ mới sử dụng thành thạo. Khi bạn chưa quen hoặc có ít kiến thức về excel thì cực kỳ phức tạp và rắc rối. Kể cả nhà quản lý muốn thao tác điều chỉnh hay tìm kiếm thong tin cũng phải thông qua kế toán rất bất tiện.

• File được tổng hợp từ nhiều nguồn báo cáo khác như : báo cáo bán hàng, báo cáo chi phí, báo cáo doanh số,.. Cộng thêm với hàng loại các chứng từ, chi phiếu, dữ liệu rất mất thời gian. Quá trình này có thể sai lệch bất kì lúc nào vì đều do con người làm. Nếu điều chỉnh một số liệu sai thì lại phải đi cộng lại từ đầu.

• Tính bảo mật của Excel cũng là vấn đề đáng lo ngại. Excel nằm trên hệ thống máy của kế toán, rất dễ dàng để xâm nhập. Đôi lúc còn mất dữ liệu nếu máy tính bị hỏng. Nếu bạn tải mẫu báo cáo lãi lỗ hàng tháng thì lại dễ dính link độc, viruss… Một khi mất file thì mất vĩnh viễn luôn dữ liệu quan trọng nếu không kịp sao lưu. Nếu một cá nhân nào đó chơi xấu đánh cắp file hoặc xóa file cũng không phải không có khả năng.

Giải pháp tổng hợp báo cáo lãi lỗ nhanh và chính xác nhất

Nếu bạn đang cố gắng khắc phục lỗ của Excel nhưng không được. Chúng tôi thành thật khuyên bạn nên cân nhắc đến sử dụng phần mềm bán hàng online trên Facebook Abit thay thế cho file Excel đang dùng.

Phần mềm Abit có tính năng thực hiện báo cáo lãi lỗ tự động. Các thông tin được đồng bộ từ các hóa đơn bán hàng đa kênh của shop. Từ Fanpage, Sàn TMĐT (Tiki, Shopee, Lazada), Website, Landing page. Cộng với các giá trị phiếu thu xuất, nhập, trả, hoàn hàng trên hệ thống. Số liệu 100% được thực hiện bằng máy nên không có sai lệch. Hỗ trợ và đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như một kế toán nội bộ chuyên nghiệp.

Mẫu báo cáo lãi lỗ nội bộ không chỉ được tính theo năm như kỳ kế toán. Mà bạn sẽ có số liệu liên tục tổng hợp theo tháng, theo ngày luôn. Đảm bảo theo dõi lợi nhuận theo thời gian thực. Giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với cơ hội và nguy cơ từ thị trường. Tránh những quyết định cảm tính điều chỉnh dòng tiền sai lệch gây bất lợi cho doanh nghiệp.

Bạn cũng không cần bận tâm về việc ăn cắp thông tin. Nền tảng điện toán đám mây giúp lưu trữ lâu dài không giới hạn dung lượng. Ngoài ra Abit còn tạo ra môi trường kết nối nhanh chóng giữa các bộ phận. Kế toán, quản lý đều có thể theo dõi báo cáo nhanh chóng trên một nền tảng làm việc chung thống nhất. Cơ chế phân quyền thiết lập thao tác theo chức danh truy cập. Tức là nhân viên bán hàng có thể xem quản lý sản phẩm, tồn kho. Nhưng không thể xem các báo cáo của cửa hàng.

Báo cáo được mở ra chỉ bằng vài click chuột. Thao tác đơn giản, dễ sử dụng cho mọi người dùng của Abit. Không cần đòi hỏi hiểu biết về kế toán hay công nghệ. Các hàm tính được lập trình sẵn, bạn có thể copy về xuất file để trao đổi với cộng sự hoặc đối tác. Có thể theo dõi từ xa chỉ cần một laptop, PC, smartphone có kết nối internet.

Tạm kết

Cuộc sống trở nên dễ dàng hơn khi dùng báo cáo lãi lỗ để quản lý tình hình kinh doanh. Với các doanh nghiệp muốn tiết kiệm bạn có thể dùng Excel theo dõi thu nhập và chi phí. Tuy nhiên nếu muốn chuyên nghiệp và rút ngắn thời gian thực hiện báo cáo. Bạn cần dùng phần mềm quản lý bán hàng Abit ngay từ ban đầu. Tất cả mọi thứ bạn cần, bao gồm báo cáo thu nhập, phân tích hòa vốn, mẫu báo cáo lãi lỗ cùng các tỷ số tài chính đều có sẵn ngay trong tầm tay bạn.

>>> ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 15 NGÀY PHẦN MỀM ABIT NGAY! <<<<

♦ Tham khảo thêm:

Top phần mềm quản lý Fanpage tốt nhất hiện nay cho các shop online