5 kỹ năng nhân viên quản lý kho vật tư nhất định phải thuộc nằm lòng

Để nói nhân viên bộ phận nào nhàn rỗi nhất, có thể là bất kì ai trừ nhân viên quản lý kho vật tư. Công việc này rất phức tạp và vất vả, lại dễ sai sót và thất thoát hàng hóa nếu không kiểm soát tốt. Vì thế, mỗi nhân viên cần nắm vững 5 kỹ năng “xương máu” sau để giảm thời gian, áp lực mà lại đạt hiệu suất công việc cao. 

Chuẩn hóa bộ mã và tên cho từng vật tư

Ai cũng biết vật tư tuy không có giá trị giao dịch như hàng hóa để bán, nhưng lại có vai trò quan trọng để đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra trôi chảy, không bị gián đoạn. Kho vật tư thường bao gồm rất nhiều loại máy móc, thiết bị, linh-phụ kiện, bao bì đóng gói, phụ tùng thay thế,… Nếu mất một loại nào thì vừa tốn tiền vừa làm gián đoạn quy trình vận hành. Để hạn chế trường hợp đó, nhân viên cần phải học cách chuẩn hóa mã và tên vật tư. Có thể quản lý bằng mã vạch, mã kế toán, mã số để phân biệt không trùng lặp. Đồng thời hợp thức luôn với việc ứng dụng phần mềm quản lý kho offline vào kiểm soát hệ thống, trong đó có cả kho vật tư của doanh nghiệp.

Kỹ năng sắp xếp hàng hóa khoa học, an toàn

Nhân viên kho vật tư vất vả nhất có lẽ là những ngày nhập và sắp xếp vật tư vào kho. Vì nếu tổ chức sắp xếp không tốt thì lúc cần tìm kiếm lấy ra rất mất thời gian, công sức và khó kiểm soát số lượng có trong kho. Để nâng cao kỹ năng này, bạn hãy nhớ những nguyên tắc cơ bản sau:

√ Tuân thủ sự hướng dẫn và quy trình xếp dỡ, bài trí của thủ kho.

√  Chỉ có thủ kho hoặc có sự ủy quyền chính thức của thủ kho mới được nhập, xuất và di chuyển vị trí vật tư trong kho.

√  Đảm bảo khu vực kho phải sạch sẽ, ngăn nắp, thông thoáng. Không đặt tại các khu vực dễ ẩm, dễ có nước mưa hắt vào.

√  Các giá để trưng hàng phải đáp ứng số lượng vật tư. Hàng dư cần xếp ra một khu vực riêng để bảo quản.

√  Nếu kho lớn, phải bố trí bảng ghi sơ đồ kho. Gắn thẻ bài vào từng kệ để từng loại sản phẩm để đánh dấu.

Quản lý quy trình xuất – nhập kho, kiểm kho vật tư

Đối với quy trình xuất – nhập kho: Cần đảm bảo nguyên tắc Nhập trước – Xuất trước. Những vật tư, máy móc, nguyên vật liệu để lâu này sẽ sinh ra hư hỏng, giảm chất lượng. Vì thế, khi nhập kho bạn nên ghi chi tiết thời gian, số lượng nhập. Khi có việc cần xuất kho sẽ ưu tiên những hàng hóa nhập lâu đưa ra dùng trước. Đồng thời mỗi lần hàng ra vào cần có phiếu xuất kho, nhập kho và các chứng từ từ đối tác, nhân viên theo đúng quy định công ty để đảm bảo tính minh bạch.

Đối với hoạt động kiểm kho: phải tiến hành định kỳ. Bạn phải nắm vững quy trình kiểm kho trên phần mềm và thực tế. Càng cẩn thận, tỉ mỉ trong khâu này bạn càng hạn chế được thất thoát hàng hóa. Tiến hành kiểm kho phải định kỳ thường xuyên trong thời gian từ 3-6 tháng. Không được để kéo dài chu kỳ quá lâu sẽ không thể quản lý được chính xác, kịp thời. Nếu chờ đến lúc cần  làm mới kiểm kho mà có nảy sinh vấn đề thì cũng đã muộn.

Thiết lập định mức tồn kho định kỳ

Số lượng sản phẩm vật tư quyết định rất lớn đến chi tiêu của công ty. Vì nếu hàng để bán tồn kho nhiều còn có thể đẩy đi thanh lý, hạ giá để quay vòng vốn. Còn vật tư tồn nhiều thì không chi tiêu vào mục khác được. Nhưng vật tư mà thiếu lại mất tiền đi mua cái mới để đáp ứng yêu cầu công việc ngay. Bạn nên thiết lập một định mức tồn tối thiểu và tối đa trong kho vật tư. Ở phần mềm quản lý kho Abit sẽ tự động có mục định mức này khi bạn nhập bất kì sản phẩm vật tư nào vào hệ thống. Mỗi khi đạt đến giá trị tồn chạm mốc mặc định thì thủ kho/ nhân viên kho sẽ biết ngay.

♦ Chi tiết có tại bài : Tồn kho an toàn là gì? Cách tính tồn kho an toàn chủ cửa hàng phải biết

Sử dụng thành thạo phần mềm để quản lý kho vật tư

Quản lý bằng phần mềm bán hàng offline miễn phí là giải pháp hoàn hảo thay thế những cách quản lý cũ. Nhân viên không còn phải vật lộn với hàng đống sổ sách ghi chép, giấy tờ, chứng từ. Hay việc loay hoay với các hàm tính toán phức tạp như trên file Excel nữa. Chỉ cần mở hệ thống quản lý kho online của Abit lên. Mọi nghiệp vụ từ kiểm soát, thống kê, dự báo đều được máy thực hiện tự động với độ chính xác 100%. Khi tìm kiếm hay kiểm kho cũng dễ dàng với 1 chiếc Ipad hoặc điện thoại quét mã vạch.

Sẽ chẳng còn tình cảnh muốn lấy hay nhập vật tư phải đi xin chữ ký của hết bộ phận quản lý, sản xuất đến kế toán, thủ kho nữa. Chỉ cần một thao tác click chuột tạo phiếu xuất/phiếu nhập của đại diện bộ phận là xong. Số lượng vật tư được cộng trừ tự động vào từng mã sản phẩm trên hệ thống. Mỗi thao tác đều được ghi lại tỉ mỉ, chi tiết từ ngày giờ, người thực hiện, người nhận/trả, tình trạng,…Chủ cửa hàng có thể vào xem và kiểm soát số lượng vật tư bất kì lúc nào. Kể cả một điều chỉnh nhỏ cũng được ghi lại chi tiết rõ ràng để đảm bảo không gian lận.

Kết luận

Những kỹ năng trên sẽ hỗ trợ quản lý hàng vật tư đơn giản, dễ dàng hơn. Giảm thất thoát và chi phí vật tư cho cửa hàng nhỏ lẫn doanh nghiệp lớn.

Ngoài những tính năng trên. Abit còn hỗ trợ bán hàng, thanh toán – in bill siêu tốc. Quản lý đa kênh thương mại điện tử (Facebook, Tiki, Shopee, Lazada, Website). Kết nối vận chuyển để đẩy đơn hàng loạt, đối soát COD trong 1 click. Báo cáo, thống kê với hơn 30+ mẫu chi tiết tích hợp sẵn,.. Và còn rất nhiều lợi ích khác đang chờ bạn đến khám phá.

Liên hệ sớm với tổng đài 024.6674.8888 để nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn và hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ support ABIT.

Tìm hiểu thêm:

Phần mềm quản lý tương tác Facebook