Sổ quỹ điện tử – giải pháp quản lý dòng tiền chuyên nghiệp, chặt chẽ

06/03/2021 734
so-quy-0

Một quyển sổ quỹ chắc chắn không thể tốt bằng một bảng tính Excel. Và một bảng tính Excel sẽ tốn thời gian xử lý hơn so với một phần mềm quản lý bán hàng. Dùng sổ quỹ điện tử Abit giúp tối ưu quản lý doanh thu nhờ tính toán chính xác, kiểm soát chặt chẽ, đồng bộ dòng tiền thu – chi của doanh nghiệp.

Sổ quỹ điện tử là gì?

Sổ quỹ là một ứng dụng công nghệ ghi lại số tiền thực tế thu – chi phát sinh tiền quỹ kèm theo các chứng từ có liên quan trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp. Nó phục vụ cho nghiệp vụ phức tạp của những thủ quỹ/kế toán trong đơn vị kinh doanh. Hằng ngày, sổ quỹ được dùng để kiểm soát, đối chiếu phiếu Thu, phiếu Chi. Ghi chép những thông tin về biến động quỹ như thu nợ, trả nợ, tạm ứng… Đồng thời lưu trữ, quản lý toàn bộ các loại giấy tờ liên quan đến các quá trình này.

Sổ quỹ điện tử là gì?
Sổ quỹ điện tử là gì?

Khó khăn khi dùng sổ quỹ truyền thống

− Sổ sách dày và nặng, tìm kiếm và đối chiếu thông tin khó khăn. Đối với doanh nghiệp lớn, một ngày có hàng trăm biến động về quỹ. Nếu cần thực hiện đối chiếu, tổng hợp và liên hệ với bộ phận kế toán sẽ rất mất công và thời gian.

– Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không đồng nhất đúng theo quy trình. Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép sai lệch.
– Các phiếu thu chi chưa lập đúng quy định; không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo.
Các loại sổ quỹ truyền thống
Các loại sổ quỹ truyền thống
– Nội dung thu – chi không thể kiểm soát liên tục 24/24 để định hướng đúng hoạt động kinh doanh.
– Khối lượng công việc quá tải cho nhân viên thủ quỹ. Đồng thời các bộ phận khác có liên quan như kế toán, marketing, bán hàng, quản lý phải chờ thủ quỹ xử lý xong công việc mới lấy được tiền. Điều này gây chậm trễ tiến độ hoàn thành công việc của từng bộ phận và cả hệ thống.
– Cùng một hóa đơn nhưng thanh toán nhiều lần hoặc thanh toán tiền lớn hơn số ghi trên hợp đồng, hóa đơn. Tạo kẽ hở cho nhân viên gian lận, chiếm đoạt quỹ làm tài sản riêng.
Quản lý sổ quỹ bằng cách cũ lạc hậu, gây quá tải công việc
Quản lý sổ quỹ bằng cách cũ lạc hậu, gây quá tải công việc

♦ Giàu nhanh chẳng mấy chốc với: Cách quản lý dòng tiền thông minh trong kinh doanh

Lợi ích khi sử dụng sổ quỹ điện tử trên Abit

Abit thực chất là một phần mềm quản lý bán hàng đa kênh. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, rất cần một công cụ hỗ trợ quản lý dòng tiền lưu thông chặt chẽ, tránh thất thoát, lãng phí. Hiểu được điều đó, đội ngũ Abit đã xây dựng tính năng Sổ quỹ với rất nhiều lợi ích như:

Quản lý tiền quỹ bằng phiếu thu – chi

Tính năng Sổ quỹ sẽ quản lý toàn bộ dòng tiền của cửa hàng thông qua các phiếu thu, chi. Khi thực hiện một thao tác bán hàng, thu nợ khách hàng… Abit cho phép tạo một phiếu thu trong phần sổ quỹ ghi nhận cho dòng tiền này. Tương tự đối với giao dịch thanh toán khi nhập hàng, trả nợ cho nhà cung cấp… Hệ thống cũng sẽ lập tạo một phiếu chi tương ứng ghi nhận thao tác này. Thông tin được hiển thị rất chi tiết, rõ ràng được sắp xếp theo mẫu sẵn. Gồm: ngày/giờ, mã phiếu, phương thức chi trả, người nộp, người chi, số tiền, mã tài liệu tham chiếu.. Đảm bảo minh bạch thông tin và dễ dàng sử dụng bộ lọc để tìm kiếm.

Màn hình phiếu thu trên một Abit của một doanh nghiệp
Màn hình phiếu thu trên một Abit của một doanh nghiệp

Kiểm soát công nợ của khách hàng, đối tác chặt chẽ

Người dùng quản lý thông tin công nợ của khách hàng trên một giao diện tập trung. Số hoá toàn bộ công nợ bằng máy, tính toán chính xác, tránh nhầm lẫn số liệu do lưu trữ thủ công. Dễ dàng xem toàn bộ tình trạng thu công nợ theo từng tháng. Tạo mới, chỉnh sửa trực tiếp ngay trên phần mềm theo các bước được cài đặt sẵn. Phiếu thu quản lý bằng mã, liên kết trực tiếp với đơn hàng, hợp đồng, báo giá… khó bị mất hay sai sót số liệu. Khi cần đối chiếu, truy xuất nếu có vấn đề phát sinh cũng rất khoa học, đơn giản.

Quản lý công nợ
Quản lý công nợ

Đảm bảo xuất tiền nhanh, chính xác, minh bạch

Thực hiện công việc chi tiền mặt của doanh nghiệp đúng quy định. Thao tác nhanh, gọn, chính xác theo đúng quy chế của đơn vị, cơ quan, tổ chức. Chi những vấn đề gì, cho ai? Danh mục cần phải chi là gì, mức chi ra sao? Có chứng từ đối chiếu không? Trước khi xuất tiền nhập đầy đủ chứng từ vào phiếu chi để đối chiếu nếu phát sinh lỗi. Người quản lý cũng thông qua thủ quỹ để biết ngân sách công ty, từ đó có biện pháp cân đối dòng tiền cho đầu tư phù hợp.

Chứng từ đối chiếu sổ quỹ được lưu trữ khoa học, hợp lý
Chứng từ đối chiếu sổ quỹ được lưu trữ khoa học, hợp lý

♦ Xuất – nhập dữ liệu chính xác với: Cách lập bảng báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết, ai cũng làm được

Đảm bảo hạch toán tự động, tránh lạm thu, lạm chi

Tổng quan của sổ quỹ điện tử sẽ hiển thị chi tiết số phiếu thu, phiếu chi và lượng tiền tương ứng trong 1 tháng. Đảm bảo số dư tồn trong quỹ tiền đủ để phục vụ kinh doanh và trả lương cho nhân viên. Thông báo liên tục kịp thời số dư tồn quỹ cho kế toán tổng hợp. Tích hợp luôn tính năng tự động nhập vào báo cáo lãi – lỗ của người dùng. Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt của đơn vị, để tránh trường hợp lạm thu và lạm chi, bội chi. Đặc biệt tránh trường hợp nguy hiểm như hành vi rửa tiền, gian lận, tham ô,…

Hạch toán và báo cáo
Hạch toán và báo cáo thu

Kết luận

Trên đây là những thông tin quan trọng về sổ quỹ điện tử trên Abit mà thủ quỹ doanh nghiệp nào cũng cần biết. Nếu bạn muốn tìm một công cụ tối ưu quản lý tiền bạc, rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ. Tiết kiệm tới 60% chi phí, nhân lực dành cho công việc thu-chi trong doanh nghiệp. Abit chính xác là giải pháp hoàn hảo mà bạn đang tìm kiếm.

Ngoài sổ quỹ điện tử, Abit còn hỗ trợ rất tốt cho bán hàn đa kênh đa sàn, quản lý inbox-comment, chia đơn cho nhân viên, ghi âm cuộc gọi, nhắc việc, kết nối vận chuyển. Và còn rất nhiều những tính năng hấp dẫn khác đang chờ bạn khám phá. Nhấc máy lên và gọi đến tổng đài 024.6674.8888 để nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn và hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ support ABIT nhé! Chúc bạn thành công.

Tìm hiểu thêm:

Phần mềm quản lý bán hàng online miễn phí

Phần mềm bán hàng tốt nhất

Bình Luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐA KÊNH (FANPAGE, SÀN TMĐT), QUẢN LÝ TỒN KHO.

btn

Sỉ đồ chơi giáo dục
Nguồn sỉ đồ chơi giáo dục giá SỐC chỉ từ 4K-35K để kinh doanh
05/05/2020 1383

Bán đồ chơi giáo dục là hình thức kinh doanh siêu lợi nhuận thu hút sự quan tâm của nhiều người hiện nay. Nhưng để thu được lợi nhuận cao, cần phải tìm được nguồn sỉ đồ chơi giáo dục…

banner sidebar right
Los AngelesChủ đề hot