Quy trình chốt đơn chuyên nghiệp trên Facebook giúp x3 doanh số

Rất nhiều người bán hàng online than thở rằng gặp khó khăn khi không thể trực tiếp trao đổi, tương tác với khách hàng để tạo niềm tin, thuyết phục họ mua sản phẩm của mình. Do đó, bài viết hôm nay sẽ cung cấp đến cho bạn một quy trình chốt đơn trên Facebook toàn diện để không bỏ sót bất cứ cơ hội kinh doanh nào.

Cần chuẩn bị những gì cho quy trình chốt đơn?

Trước khi tư vấn và chốt đơn với khách hàng, bạn cần đảm bảo rằng mình đã chuẩn bị đủ những yếu tố sau:

• File có sẵn những câu hỏi phổ biến của khách hàng. Chẳng hạn như: Đặc tính, chất lượng sản phẩm, quy trình ship hàng, chế độ đổi trả, giá cả, cách sử dụng như thế nào,…

• Một số điện thoại chỉ dùng riêng cho việc chốt đơn (có thể đăng ký các gói trả sau để nhận được ưu đãi gọi miễn phí).

• Nhân viên chốt đơn (số lượng tuỳ thuộc vào quy mô kinh doanh của bạn).

• File chứa các kiến thức liên quan về sản phẩm, dịch vụ. Chẳng hạn như kinh doanh quần áo bạn nên chuẩn bị trước cách bảo quản cho từng loại quần áo, chất liệu, cách phối đồ,…

Bạn có biết: Cách phản hồi bình luận của khách hàng bằng tin nhắn hay nhất, giúp bạn tiết kiệm đến 70% thời gian và nhân lực xử lý tương tác trên Facebook.

Quy trình chốt đơn hoàn hảo

Sau khi chuẩn bị đủ các yếu tố cơ bản, chúng ta có thể đi vào quy trình chốt đơn hoàn hảo với 5 bước sau:

Bước 1: Kiểm tra tương tác trên Facebook

Hãy truy cập vào các trang bán hàng của bạn để kiểm tra comment – inbox của khách hàng. Tuy nhiên, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn nếu đang quản lý cùng lúc nhiều fanpage khiến tốn nhiều thời gian để chuyển đổi giữa các tài khoản và thiếu an toàn. Hoặc trong trường hợp fanpage nhận được quá nhiều tương tác rất dễ xảy ra tình trạng sót, nhầm lẫn thông tin.

Nếu cách kiểm tra thủ công có quá nhiều hạn chế, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý fanpage Abit. Đây là giải pháp được nhiều nhà kinh doanh tin dùng bởi các tính năng ưu việt như:

• Kiểm soát, theo dõi không giới hạn số lượng trang Facebook.

• Xử lý tự động tất cả các tương tác của khách hàng theo kịch bản cho trước.

• Nhận diện và tự động lên đơn tạm khi khách hàng để lại số điện thoại.

• Tích hợp nhiều mẫu câu trả lời nhanh.

• Tự động phân chia khách hàng cho nhân viên xử lý.

• Ẩn comment trên fanpage theo nhiều cách để tránh đối thủ cướp khách.

Nhờ đó mà bạn có thể tiết kiệm thời gian và nhân lực cho việc theo dõi, xử lý tương tác trên Fanpage. Ngoài ra, Abit còn cung cấp vô số tiện ích ưu việt, hỗ trợ toàn diện hoạt động kinh doanh của bạn như: Kiểm soát hàng hoá, kho hàng, thông tin khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, theo dõi chặt chẽ tiến trình vận đơn, cung cấp hơn 30+ báo cáo chi tiết,… Để trải nghiệm phần mềm, bạn có thể ĐĂNG KÝ MIỄN PHÍ ngay tại đây.

Bước 2: Xử lý tương tác

Tương tác ở đây bao gồm tin nhắn và bình luận. Với mỗi loại bạn sẽ có một cách xử lý riêng. Cụ thể:

• Đối với bình luận: Hãy trả lời đúng trọng tâm câu hỏi của khách hàng bằng cách nhấn nút reply (trả lời) để bình luận bên ngoài. Hoặc đối với những thông tin hạn chế công khai, bạn có thể điều hướng khách vào hộp chat bằng cách bình luận rằng bạn đã nhắn tin, khách hàng hãy check inbox.

• Đối với tin nhắn: Hãy chào hỏi và trả lời đúng trọng tâm câu hỏi của khách hàng. Tiếp đến khéo léo hỏi thêm nhu cầu để tư vấn sản phẩm phù hợp nhất. Tuy nhiên, hãy hỏi thật ngắn gọi vì không ai muốn phải trả lời nhiều.

Bạn có thể tham khảo quy trình tư vấn sau đây:

• Hiểu mục đích mua hàng của khách.

• Tìm hiểu đâu là sản phẩm họ đang quan tâm để tư vấn thêm về màu sắc, kích thước.

• Gửi hình ảnh sản phẩm để khách hàng lựa chọn.

• Nghe phản hồi của khách. Nếu họ không hài lòng hãy quay lại bước số 2.

• Chốt đơn ngay khi khách hàng ưng sản phẩm. Tại đây hãy xác nhận lại các sản phẩm mà khách hàng đã chọn (tên, màu sắc, kích thước, giá tiền,…). Sau đó xin thông tin khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ, thông tin liên lạc khác,…), thoả thuận ship và báo ngày giao hàng dự kiến.

Bước 3: Cập nhật và xác nhận đơn hàng

Bạn cần quản lý đơn hàng một cách chi tiết để tránh sai sót hay nhầm lẫn cũng như giúp việc soạn hàng dễ dàng hơn. Các trường cần phải có như: Ngày lập đơn, thông tin khách hàng, thông tin đơn hàng, ghi chú, tình trạng đơn,…

Tiếp đến, hãy xác nhận đơn hàng trước khi gửi ship để đảm bảo số điện thoại khách hàng cung cấp và thông tin nhận được là chính xác. Quan trọng nhất là chắc chắn hơn về khả năng nhận hàng của họ nhằm tránh tình trạng đơn hoàn. Tại bước này bạn cũng nên dự tính trước một vài trường hợp có thể phát sinh và dự trù trước hướng giải quyết để xử lý chủ động và nhanh chóng hơn.

Đừng bỏ qua: Phần mềm quản lý đơn hàng miễn phí – Giải pháp tối ưu mà nhà kinh doanh nào cũng cần phải có!

Bước 4: Soạn hàng và đóng gói

Bước này tưởng chừng khá đơn giản nhưng lại rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Chẳng hạn như sai sản phẩm, thiếu hàng, nhầm lẫn thông tin người nhận,… Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của bạn mà còn làm tăng tỷ lệ hàng hoàn, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.

Đối với khâu này, bạn có thể làm theo khung giờ và phân loại đơn theo các hình thức vận chuyển như: đơn ship COD, đơn nội thành, đơn đã thanh toán.

Bước 5: Theo dõi và xử lý các vấn đề trong quá trình ship

Nếu đơn hàng được vận chuyển thuận lợi từ kho của bạn cho đến khi tới tay khách hàng thì sẽ không có gì cần bàn tới. Thế nhưng, rất khó để tránh các sự cố “từ trên trời rơi xuống”, đó có thể là: Bên vận chuyển làm mất đơn, không liên lạc được với khách, khách từ chối nhận hàng,… Vì vậy, bạn cần thường xuyên cập nhật tình hình đơn hàng từ đơn vị vận chuyển thông qua mã vận đơn. Nếu phát hiện hàng chưa được giao thì phải nhanh chóng liên lạc với khách để hỏi lại lý do và tìm phương án giải quyết.

Nhưng chúng ta đều có thể thấy cách check thủ công này vô cùng mất thời gian và công sức. Một lần nữa phần mềm Abit với khả năng theo dõi tiến trình vận đơn có thể giúp bạn xử lý vấn đề này. Nhà kinh doanh có thể dễ dàng đẩy hàng trăm đơn cho bên vận chuyển chỉ với 1 click chuột, sau đó quản lý và theo dõi chúng trên một giao diện duy nhất. Mọi thông tin liên quan đến vận đơn sẽ được cập nhật liên tục về phần mềm. Hơn thế nữa, hệ thống của Abit còn tự động inbox tình trạng đơn hàng cho khách, để họ chủ động hơn trong việc giao – nhận.

Trên đây là quy trình chốt đơn chuyên nghiệp và hiệu quả nhất mà ai cũng có thể áp dụng. Chắc chắn rằng, với phương pháp này doanh số bán hàng của bạn sẽ tăng cao hơn. Chúc các bạn thành công!