Quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ giảm thất thoát tới 60% cho chủ shop

Hơn 90% chủ cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ không có kiến thức và kinh nghiệm quản lý. Vì thế phần lớn các quán đều được mở tự phát và hoạt động theo cảm tính, chưa có kế hoạch phát triển cụ thể. Điều này dẫn đến sự thất bại trong hoạt động quản lý chỉ trong một sớm một chiều. Vậy đâu à quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ chuyên nghiệp? Tìm hiểu ngay qua bài viết sau.

Quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ là gì?

Quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ là trình tự, cách thức thực hiện hoạt động quản lý cửa hàng bán lẻ do người đứng đầu đặt ra nhằm mục đích gia tăng doanh số, tránh thất thoát tài nguyên và dễ dàng kiểm tra, giám sát hằng ngày. Đây giống như một tấm bản đồ chỉ dẫn đường đi nước bước ở từng bộ phận khác nhau trong 1 cửa hàng.

Một quy trình quản lý hệ thống bán lẻ không phải tự dưng mà có. Nó phải được xây dựng dựa trên quá trình tích lũy kiến thức, kinh nghiệm thực chiến. Đồng thời sẽ có sự thay đổi, điều chỉnh phù hợp với từng mô hình kinh doanh. Từng yêu cầu hành động trong đây đều phải được tất cả nhân viên và quản lý các bộ phận thông qua. Đảm bảo được đưa vào thực tế áp dụng hiệu quả và chuyên nghiệp.

Với những người mới khởi nghiệp, để đảm bảo cửa hàng vận hành suôn sẻ đã khó. Còn đòi hỏi phải tối ưu hóa được doanh thu, tiết kiệm thời gian, chi phí, xây dựng được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp,… Rất nhiều vấn đề cần phải được đảm bảo duy trì trong hoạt động kinh doanh. Một quy trình quản lý cửa hàng hiệu quả sẽ phải được xây dựng bao gồm các nội dung chính như sau.

Tìm hiểu chi tiết về quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ

Quy trình quản lý bán hàng (online – offline)

Hiện nay việc quản lý cửa hàng không còn đơn giản nằm ở sổ sách giấy tờ. Ngày nay các cửa hàng đều phát triển cả kinh doanh online với gian hàng ở đa kênh như Fanpage, Tiki, Shopee, Lazada hay Website. Tuy nhiên nếu đi quản lý riêng lẻ từng mô hình sẽ rất tốn thời gian. Cách tốt nhất để tối giản quy trình quản lý các mô hình này đó là sử dụng 1 phần mềm quản lý bán hàng đa kênh. Với tính năng đồng bộ thông tin bán hàng từ mọi nền tảng về 1 giao diện tập trung duy nhất.

– Với bán hàng trực tiếp: Theo kinh nghiệm quản lý cửa hàng trước kia đã quen với lên đơn bằng tay. Tuy nhiên khi có phần mềm không cần ghi chép hóa đơn bằng tay hay nhập vào file Excel nữa. Bạn chỉ cần dùng máy pos, laptop, PC hay điện thoại đã có thể hoàn thành hóa đơn, tự động tính tiền, chiết khấu, tiền thừa cho khách. Sau khi thanh toán hoàn thành sẽ in ngay hóa đơn cho khách xem và tự động lưu lại trên phần mềm. Hạn chế các trường hợp tính sai, tình nhầm hay gian lận từ người bán hàng.

– Với bán hàng online: đơn sẽ được đồng bộ tự động ngay khi có khách hàng đặt trên Fanpage – Website hay sàn TMĐT. Như vậy bạn sẽ giảm bớt thời gian lên đơn bằng tay mà thông tin không lo bị sai lệch. Sau đó đẩy tiếp qua đơn vị vận chuyển với các hỗ trợ như tính phí ship, đối soát, tra mã vận đơn, tính doanh thu, hàng hoàn,.. Số liệu được cập nhật liên tục theo thời gian thực. Đẩy nhanh quá trình xử lý đơn để tăng trải nghiệm hài lòng cho khách hàng. Đồng thời có thể truy cập xem dữ liệu bán hàng bất kì lúc nào, bất cứ nơi đâu khi dữ liệu đã được đồng bộ hoàn toàn trên điện toán đám mây.

Quy trình an toàn cửa hàng – Cách thức quản lý cửa hàng bán lẻ

Vấn đề thất thoát thường xuyên xảy ra dù trong bất kì cửa hàng nào. Để hạn chế tối đa tình trạng này, một quy trình quản lý chuỗi cửa hàng cần phải chặt chẽ và hạn chế những cơ hội “béo bở” để nhân viên có thể gian lận.

Các quy trình ngăn ngừa thất thoát bao gồm:

• Kiểm tra bán hàng trong ngày : tiền mặt, hóa đơn
• Kiểm tra hàng hóa trong cửa hàng
• Kiểm tra kho nguyên liệu – vật tư
• Kiểm tra bảo mật thông tin

Quản lý bán hàng trong ngày

Đây là hoạt động thường xuyên phải diễn ra. Thậm chí 1 ngày có thể làm nhiều lần nếu có vấn đề phát sinh. Cách quản lý tiền cửa hàng có thể thực hiện ngay khi bạn đang đi vắng khỏi shop. Khi mọi hóa đơn đều được tự động hiển thị trên phần mềm. Mỗi hóa đơn đều ghi rõ thời gian, nhân viên thực hiện và cộng trừ tự động với kho online. Bạn sẽ biết tổng doanh thu một ngày, mặt hàng bán chạy nhất, chi phí vận chuyển và rất nhiều báo cáo kinh doanh khác 24/24.

Cách quản lý hàng hóa tại cửa hàng

Hàng hóa là tài sản lưu động của cửa hàng. Chủ kinh doanh cần phải quản lý liên tục hàng hóa trên kệ và trong kho. Đặc biệt là với những mô hình kinh doanh đa dạng sản phẩm, số lượng lớn như tạp hóa, siêu thị. Cần có một cách quản lý đúng đắn, khoa học theo danh mục để tiện lợi theo dõi và tìm kiếm. Mỗi giao dịch xuất – nhập đều phải có chứng từ rõ ràng, cộng trừ chính xác.

Hạn chế tình trạng sai lệch tồn kho gây hết hàng/tồn hàng quá mức. Với phần mềm Abit có tính năng thiết lập tồn kho tối đa hoặc tối thiểu và cảnh báo đến ngưỡng. Vì thế chủ shop có thể biết mặt hàng nào sắp hết trong kho để báo nhập ngay. Hoặc mặt hàng nào còn quá nhiều để tìm cách thanh lý đẩy nhanh để quay vòng vốn. Đó là lý do mà một hệ thống quản lý bán hàng online thông minh là lựa chọn hàng đầu cho các chủ shop hiện nay.

Quy trình bảo mật thông tin

Trong kinh doanh thông tin chính là yếu tố quan trọng cần phải bảo mật. Đặc biệt là các dữ liệu về data khách hàng, hồ sơ tài chính, báo cáo kinh doanh hay số liệu kho hàng. Chúng đều là những thông tin nhạy cảm và cơ mật. Nếu rơi vào tay người ngoài thì cực kì nguy hiểm. Bạn nên sử dụng những biện pháp bảo mật tốt để kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu công ty. Chẳng hạn như sử dụng cơ chế phân quyền chia cho mỗi nhân viên 1 tài khoản. Bạn sẽ quyết định nhân viên nào được xem gì, không được xem gì. Như vậy có muốn lấy thông tin cũng khó mà lấy được gì cho dù có hoạt động tối ngày trên cửa hàng.

Điều chỉnh dòng tiền và lãi lỗ

Một trong những cách quản lý cửa hàng bán lẻ hiệu quả đó là kiểm soát tốt dòng tiền. Trong đó bao gồm quản lý doanh thu, lãi lỗ, công nợ và các chi phí. Bạn nên đầu tư phần mềm quản lý cửa hàng bán lẻ. Chúng có chi phí đầu tư thấp nhưng hỗ trợ trích xuất báo cáo liên tục. Tất cả các biến động về dòng tiền đều được cập nhật tự động ngay khi nhập liệu. Kể cả bạn có mở thêm nhiều chi nhánh thì vẫn vừa quản lý tập trung lại vừa xem được báo cáo riêng lẻ. Cực kỳ tiện lợi cho nhà quản lý khi không phải chờ kế toán làm báo cáo. Từ đó xác định nguồn thu, chi để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.

Tóm lại trên đây là quy trình bán hàng tại cửa hàng bán lẻ hiệu quả nhất. Để trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng trong vòng 15 ngày sẽ cho bạn sự trải nghiệm tuyệt vời nhất trong quá trình kinh doanh. Liên hệ sớm với tổng đài 024.6674.8888 để nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn và hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ support ABIT.