Xử lý sự cố hóa đơn điện tử: Hủy nhầm, thiếu kết nối & giải pháp ngay

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp minh bạch và hiệu quả, nhưng đôi khi gặp sự cố phổ biến như hủy nhầm, thiếu kết nối hoặc sai sót nội dung. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn xử lý đúng và nhanh chóng, tuân thủ pháp luật mới nhất năm 2025.

1. Hủy nhầm hóa đơn – Xử lý theo quy định mới

Từ 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025, không được hủy hóa đơn điện tử ngay cả khi chưa gửi người mua; thay vào đó phải lập điều chỉnh hoặc thay thế

Với hóa đơn đã hủy nhầm: Không còn giá trị sử dụng, cần lập hóa đơn mới đúng nghiệp vụ, kê khai bổ sung, và nộp tiền thuế phát sinh nếu có.

Quy trình:

– Xác định sai sót.

– Lập biên bản thỏa thuận nếu là doanh nghiệp hay thông báo với cá nhân.

– Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định mới.

2. Sai sót nội dung hóa đơn – Điều chỉnh thay vì hủy

Khi hóa đơn đã gửi cho người mua, không hủy được – phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Bước thực hiện:

– Lập biên bản ghi sai sót với bên nhận; nếu là cá nhân, chỉ cần thông báo.

– Gửi Mẫu 04/SS‑HĐĐT đến cơ quan thuế.

– Lập và gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế hợp lệ.

3. Thiếu kết nối với cơ quan thuế – Lỗi và giải pháp

Nguyên nhân phổ biến:

– Mất kết nối WebService/SOAP.

– Sai cấu hình phần mềm gây lỗi truy xuất dữ liệu.

– Hạ tầng mạng không ổn định.

Giải pháp:

– Kiểm tra và kết nối lại hệ thống đến cổng hoadondientu.gdt.gov.vn

– Đảm bảo tính năng kết nối tự động (auto-sync) khi lập từng hóa đơn (đặc biệt cho bán lẻ, xăng dầu…).

4. 6 lỗi thường gặp & cách khắc phục nhanh

5. Giải pháp tổng thể: Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp

Chọn phần mềm có tính năng:

– Tự kiểm tra lỗi (định dạng, mã số, ngày tháng).

– Auto-sync dữ liệu tức thời với cơ quan thuế.

– Điều chỉnh/thay thế hóa đơn theo đúng mẫu 04/SS‑HĐĐT.

Một số lựa chọn uy tín: E-invoice, MeInvoice, Hilo, Abit – hỗ trợ đầy đủ theo NĐ 70/2025.

Kết luận

Việc xảy ra nhầm lẫn hoặc mất kết nối khi sử dụng hóa đơn điện tử là chuyện thường gặp, nhưng nếu xử lý không đúng quy định có thể dẫn đến mất thuế, phạt vi phạm hành chính, hoặc mất uy tín.

Hãy áp dụng quy trình:

– Không hủy nhầm, lập điều chỉnh/thay thế.

– Đồng bộ kết nối với cơ quan thuế.

– Sử dụng phần mềm ưu việt, tự động, cảnh báo lỗi trước khi phát hành.

Đầu tư giải pháp hóa đơn điện tử hiện đại là cách để bạn vận hành thông suốt, đúng luật và chuyên nghiệp. Nếu cần tư vấn phần mềm phù hợp (Abit, MeInvoice, Hilo…), hãy liên hệ ngay!