Tự tay tạo File Excel quản lý khách hàng đơn giản cho cửa hàng

Khi quản lý bằng sổ sách không thể kiểm soát những thông số phức tạp và liên tục thay đổi từ lượng khách hàng lớn. Thực tế đòi hỏi người quản lý cần sử dụng các file Excel quản lý khách hàng để tiết kiệm thời gian và chi phí hơn. Nếu bạn đang kinh doanh mà chưa biết cách tạo file như thế nào thì hãy tham khảo ngay các mẫu sẵn dưới đây nhé.

Lợi ích khi dùng File Excel quản lý khách hàng

So với thói quen lưu giữ bằng sổ sách truyền thống, File Excel có nhiều ưu điểm hơn trong việc lưu trữ thông tin khách hàng. Bạn không cần bận tâm tìm kiếm, lục lọi đống giấy tờ lộn xộn để tra cứu về khách hàng cũ. Một file Excel sẽ quản lý tập trung toàn bộ data cần thiết phục vụ cho các công việc quan trọng: Chăm sóc khách hàng, Marketing và Quản lý, báo cáo. Đồng thời, thao tác tính toán, tổng hợp dựa trên hàm tính có sẵn. Hạn chế việc mất mát, sai lệch thông tin như trước. Quan trọng nhất, nó hoàn toàn miễn phí, phù hợp với các công ty quy mô nhỏ và kinh doanh các mặt hàng không quá phức tạp.

➡️ Việc túc trực 24/24 để trả lời bình luận Fanpage có khiến bạn mệt mỏi không? Nhưng nếu không trực page, trả lời tin nhắn chậm thi khách sẽ mất hứng mà bỏ đi. Giờ đây đã có 1 một giải pháp quản lý bình luận Facebook bằng phần mềm thay bạn làm công việc đó 24/24. Với mẫu câu trả lời linh hoạt, tránh spam, hẹn giờ like, tự động đồng bộ số điện thoại,.. tiết kiệm tới 60% thời gian quản lý page.

Các mẫu Excel quản lý khách hàng được dùng phổ biến

Để quản lý data khách hàng bằng Excel hiệu quả, người dùng cần xây dựng kiểu mẫu và những thông tin cần thiết có trong file. Các file quản lý hiện nay nhìn chung khá đơn giản. Chủ yếu tập trung toàn bộ thông tin ở 1 sheet để quản lý chung. Bạn không cần tải về mà có thể tự tạo luôn theo mẫu. Các file phức tạp hơn sẽ chứa nhiều sheet, nhiều cột với những thông tin chi tiết nhất.

Một số mẫu file Excel quản lý khách hàng

Mẫu 1:

Mẫu 2:

Mẫu 3:

Mẫu 4: Mẫu file Excel phức tạp nhất với thông tin lưu trữ chi tiết. Để tham khảo,  bấm vào link download: file-excel-quan-ly-khach-hang

Lưu ý quan trọng khi sử dụng Excel quản lý khách hàng

• Cẩn thận với độ an toàn và bảo mật từ Excel. Nếu có người khác mở máy tính của bạn thì việc ăn cắp hoặc chỉnh sửa thông tin trên file Excel rất dễ dàng. Chẳng may khi máy tính bị hỏng phần cứng hoặc nhiễm virus. Thì xác định mất luôn dữ liệu khách hàng vì không phục hồi được.

• Dữ liệu trên file sẽ không được đồng bộ. Vì thế mỗi khi cần trao đổi số liệu, báo cáo với các bộ phận khác sẽ phải sử dụng nhiều hàm lọc, thống kê phức tạp hơn. Đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ của người dùng phải giỏi.

• File Excel chỉ thích hợp với người làm kinh doanh nhỏ vì dung lượng bị giới hạn. Khi xử lý lượng thông tin quá lớn thì tốc độ rất chậm dẫn đến tình trạng treo máy.  Đây là điều bất cập hầu như ai cũng gặp khi quản lý bằng cách này.

Giải pháp tối ưu hơn quản lý khách hàng bằng Excel

Những vấn đề chưa được giải quyết bằng file Excel giờ đây đã có lời giải cho nhà quản lý. Đó chính là sử dụng phần mềm bán hàng Abit với tính năng quản lý khách hàng. Giúp tối ưu thời gian lẫn hiệu quả khi lưu trữ, sử dụng thông tin khách hàng.

Abit tự động lưu data khách hàng sau khi có đơn trên hệ thống. Với Excel bạn cần nhập tay từng số điện thoại, từng tên khách hàng. Giờ đây Abit đã thay bạn làm điều đó, và làm một cách chính xác tuyệt đối. Ngoài ra, nó còn quản lý dữ liệu khách hàng đa kênh tập trung trên 1 giao diện duy nhất. Toàn bộ thông tin khách hàng của cửa hàng trực tiếp, Facebook, Sàn TMĐT (Tiki, Shopee, Lazada), Website, Landing page đều đổ về tự động. Tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức cho nhân viên.

Thao tác chỉnh sửa, lọc, tìm kiếm, phân tích khách hàng dễ dàng. Bạn không cần phải thuộc các hàm tính loằng ngoằng như Excel. Chỉ cần vài cú nhấp chuột với từ khóa liên quan, Abit tự động trả về kết quả mong muốn. Ngay từ lúc nhập thông tin, phần mềm đã hiển thị các trường cài đặt sẵn (khách vip, khách lẻ, khách check giá, khách thân thiết, khách tiềm năng). Nhờ đó, việc đánh giá nhu cầu khách hàng dễ/khó trở nên khoa học. Các bộ phận khác như CSKH, marketing, quản lý cũng nhanh chóng xây dựng chiến lược làm việc hiệu quả hơn.

Hệ thống Abit sử dụng công nghệ nền tảng điện toán đám mây. Lưu trữ lượng dữ liệu lớn vô hạn và lâu dài trên mạng Internet. Bạn không cần lo về mất dữ liệu do máy hỏng hay viruss xâm nhập nữa. Đặc biệt, khi làm việc tất cả các bộ phận đồng thời cùng truy cập. Nắm bắt thông tin bằng cách đăng nhập trên mọi thiết bị: PC, laptop, smartphone, máy pos. Sự kết nối thông tin qua môi trường mạng sẽ tối ưu thời gian làm việc. Tuy nhiên, vẫn đảm bảo tính bảo mật dữ liệu tuyệt đối. Vì chỉ có người được cấp tài khoản mới đăng nhập được vào hệ thống quản lý của Abit.

► Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí có tốt như quảng cáo – Đâu là sự thật, đâu là dối trá?

Tạm kết

Quản lý dữ liệu khách hàng bằng excel tuy lâu đời, miễn phí. Nhưng nó rất rời rạc, không tập trung và rủi ro mất mát cao. Bởi vậy, để tạo dựng bộ máy chăm sóc và quản lý khách hàng chuyên nghiệp từ đầu. Nên chọn giải pháp tối ưu là phần mềm Abit.

Ngoài những tính năng trên, Abit còn hỗ trợ rất nhiều lợi ích khác. Ví dụ như quản lý bán hàng đa kênh, hỗ trợ tương tác Fanpage. Đẩy đơn nhanh chóng sang 6 đơn vị vận chuyển. Đối soát COD, in đơn hàng loạt chỉ trong 1 click… Và rất nhiều những điều hấp dẫn khác nữa đang chờ bạn tới khám phá. Liên hệ sớm với tổng đài 024.6674.8888 để nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn và hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ support ABIT.