Định dạng hóa đơn điện tử từ 01/06/2025 – Yêu cầu kỹ thuật & chuẩn XML

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ‑CP chính thức có hiệu lực, sửa đổi nhiều nội dung về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, đặc biệt liên quan đến định dạng XML và kết nối kỹ thuật. Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết về:

– Định dạng XML tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu bắt buộc

– Yêu cầu kỹ thuật khi kết nối và gửi hóa đơn

– Hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn thương mại điện tử

1. Định dạng XML – chuẩn dữ liệu bắt buộc (Điều 12 NĐ 123/2020 sửa đổi)

Theo Điều 12 Nghị định 123, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025, định dạng hóa đơn điện tử phải:

– Sử dụng XML để chuyển dữ liệu nghiệp vụ và chữ ký số; nếu có mã của cơ quan thuế thì bổ sung phần dữ liệu mã này.

– Định nghĩa rõ kiểu dữ liệu, độ dài từng trường (tên, MST, địa chỉ, ngày, số lượng, giá, thuế suất…) .

– Có hai phần: phần chứa thông tin hóa đơn và phần chữ ký số; hóa đơn có mã thêm thông tin mã thuế .

>>> Xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử là gì? Hướng dãn chi tiết cho nhà bán hàng 

2. Chuẩn kết nối kỹ thuật – gửi dữ liệu đến cơ quan thuế

Đơn vị lập hóa đơn điện tử phải kết nối hệ thống với Tổng cục Thuế theo chuẩn:

– Sử dụng kênh riêng hoặc MPLS VPN Layer 3, đảm bảo 2 kênh truyền (chính – dự phòng), mỗi kênh tối thiểu 5 Mbps.

– Truyền dữ liệu bằng Web Service (SOAP) hoặc Message Queue LAN, đảm bảo mã hóa truyền tin.

3. Cập nhật về hóa đơn từ máy tính tiền (MTT)

Nghị định 70/2025 mở rộng định nghĩa “hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền”:

– Là hóa đơn có thể không cần chữ ký số, nhưng phải gửi dữ liệu XML đến cơ quan thuế khi lập từ MTT kết nối mạng.

– Dữ liệu gồm thông tin nghiệp vụ và mã/phiên bản do cơ quan thuế cung cấp, hợp lệ làm chứng từ kế toán/tài chính.

4. Hóa đơn thương mại điện tử cho xuất khẩu

Từ 01/06/2025, hóa đơn thương mại điện tử (áp dụng cho xuất khẩu hàng hoá/dịch vụ) cần:

– Tuân thủ định dạng XML theo Điều 12 đã chỉnh;

– Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế bằng phương thức điện tử;

– Chứa đủ các thông tin chi tiết như: bên bán, mua, hàng hóa, giá trị, thuế suất …

5. Hệ thống hiển thị & tra cứu hóa đơn XML

– Tổng cục Thuế cung cấp công cụ hiển thị hóa đơn XML – đảm bảo thông tin đầy đủ, đọc chính xác từ file XML .

– Người dùng có thể tra cứu hóa đơn bằng file XML trên cổng eHoadon.

6. Tốc độ xử lý và lưu trữ

– Dữ liệu hóa đơn phải gửi lên cơ quan thuế chậm nhất 1 ngày làm việc kể từ khi lập hóa đơn.

– Bảo mật và lưu trữ hóa đơn phải đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, không sửa đổi, và lưu trữ điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định.

7. Áp dụng thực tế – Hộ kinh doanh & doanh nghiệp nhỏ

– Hộ kinh doanh có doanh thu ≥ 1 tỷ/năm phải dùng hóa đơn MTT XML có kết nối thuế.

– Các doanh nghiệp xuất khẩu hoặc hoạt động TMĐT quốc tế phải đảm bảo định dạng XML và truyền đúng phương thức kết nối đến thuế.

Kết luận

Để đáp ứng yêu cầu này, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử có chuẩn giao tiếp XML, hỗ trợ truyền dữ liệu tự động và kết nối an toàn.