Hướng dẫn cách sử dụng Lark Mail & Những Tính Năng Đặc Biệt

Lark Mail là một giải pháp email hiện đại tích hợp trong Lark Suite, giúp người dùng quản lý email, tài liệu, lịch họp và trò chuyện trong cùng một nền tảng. Khác với email truyền thống, Lark Mail mang đến trải nghiệm làm việc liền mạch, giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả trao đổi thông tin và nâng cao năng suất. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Lark Mail và khám phá những tính năng đặc biệt mà bạn không nên bỏ qua.

1. Lark Mail là gì?

Lark Mail là nền tảng email chuyên nghiệp, được tích hợp sâu với các công cụ khác của Lark Suite như Messenger, Calendar, Docs và Cloud. Mục tiêu của Lark Mail là cung cấp một môi trường email liền mạch, cho phép người dùng quản lý tất cả giao tiếp công việc trong cùng một hệ sinh thái.

Điểm nổi bật của Lark Mail:

– Dung lượng lưu trữ lớn (tùy gói lên đến 500GB)

– Đồng bộ email Gmail và các dịch vụ khác mà vẫn giữ nguyên nhãn và bộ lọc

– Tích hợp với Lark Suite, giúp chia sẻ email trực tiếp vào nhóm chat hoặc gắn link Lark Doc

2. Hướng dẫn sử dụng Lark Mail cơ bản

2.1 Gửi và nhận email

Người dùng có thể soạn thư (Compose), nhập người nhận, tiêu đề, nội dung và đính kèm tệp. Khi nhận email, bạn có thể trả lời hoặc chuyển tiếp ngay trong Lark Mail.

2.2 Chia sẻ email vào nhóm

Lark Mail cho phép chia sẻ email trực tiếp vào nhóm chat trong Lark Messenger. Điều này giúp mọi thành viên cùng xem, bình luận hoặc xử lý nội dung email mà không cần chuyển sang ứng dụng khác.

2.3 Thu hồi email đã gửi

Bạn có thể thu hồi email trong vòng 24 giờ nếu người nhận chưa đọc. Tính năng này giúp tránh gửi nhầm hoặc thông tin nhạy cảm bị rò rỉ.

2.4 Lên lịch gửi email

Người dùng có thể thiết lập gửi email vào thời điểm mong muốn, tiện lợi khi làm việc đa múi giờ hoặc gửi thông báo vào giờ cao điểm.

2.5 Dịch email tự động

Lark Mail hỗ trợ dịch nội dung email sang nhiều ngôn ngữ khác nhau chỉ với một cú nhấp, thuận tiện khi làm việc quốc tế.

2.6 Xuất và in email

Người dùng có thể xuất email ra file PDF hoặc định dạng .eml và in trực tiếp từ Lark Mail, phục vụ lưu trữ hoặc chia sẻ offline.

3. Tổ chức hộp thư và phân loại email

3.1 Hộp thư ưu tiên (Smart Inbox)

Tự động phân loại email theo mức độ quan trọng, giúp bạn tập trung vào những thông tin cần xử lý trước.

3.2 Nhãn và thư mục

Tạo nhãn (labels) và thư mục để sắp xếp email theo chủ đề hoặc dự án, giúp quản lý và tìm kiếm email dễ dàng.

3.3 Bộ lọc tự động

Thiết lập bộ lọc để tự động phân loại email dựa theo người gửi, chủ đề hoặc nội dung, giúp hộp thư luôn gọn gàng và khoa học.

4. Tính năng đặc biệt của Lark Mail

– Tích hợp đa công cụ Lark Suite: gửi Lark Doc, tạo lời mời Calendar, chia sẻ trực tiếp vào Messenger.

– Đồng bộ Gmail/GSuite: giữ nguyên nhãn, thư mục, bộ lọc, chuyển đổi liền mạch.

– Gửi email nhóm (Group Send): thông báo đến toàn bộ thành viên nhóm chat chỉ với một thao tác.

– Thu hồi email: rút lại email trong vòng 24 giờ nếu người nhận chưa đọc.

– Theo dõi trạng thái email: kiểm tra email đã gửi thành công, đang chờ gửi hoặc gặp lỗi.

>>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh tốt nhất hiện nay

5. Mẹo sử dụng Lark Mail hiệu quả

– Sử dụng lên lịch gửi email để gửi đúng thời điểm.

– Tận dụng nhãn và bộ lọc để quản lý hộp thư khoa học.

– Thêm chữ ký email để tạo dấu ấn thương hiệu.

– Bật tự động trả lời khi vắng mặt để người gửi biết email đã được ghi nhận.

– Khai thác thu hồi email khi gửi nhầm hoặc quên đính kèm.

6. Kết luận

Lark Mail là giải pháp email hiện đại, tích hợp sâu trong Lark Suite, giúp quản lý email nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp. Với các tính năng như thu hồi, lên lịch, dịch tự động, gửi nhóm, Lark Mail phù hợp cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp muốn tối ưu hóa giao tiếp và tăng năng suất làm việc.

Đối với các doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia quản lý nhiều email, Abit khuyên sử dụng Lark Mail kết hợp phần mềm quản lý công việc, giúp đồng bộ email, dự án, và tài liệu trong cùng một hệ sinh thái, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành.